Nie raz i nie dwa pisałem już w Biznesie Bez Stresu o feedbacku , czyli o przekazywaniu podwładnym informacji zwrotnej na temat… No właśnie, nie sprecyzowałem dotąd, czego przede wszystkim powinien dotyczyć feedback. Powiesz: „No jak to? To oczywiste, że chodzi o pracę!”. OK, ale konkretnie o co? I tu dochodzimy do czterech kluczowych kwestii, na których każdy menedżer powinien się skupiać, żeby dobrze wywiązywać się ze swoich dwóch podstawowych obowiązków.

– Jak to dwóch? – zapytają w tym miejscu ci czytelnicy Biznesu Bez Stresu, którzy przeoczyli opublikowany niespełna dwa lata temu artykuł pod tytułem „Prawa Horstmana”. Na wszelki wypadek przypomnę: dwoma podstawowymi obowiązkami każdego menedżera są:

1. Dbanie o Rezultaty – czyli osiąganie istotnych dla organizacji wyników.
2. Dbanie o Retencję – czyli przyciąganie do siebie i zatrzymywanie ludzi, którzy są w stanie te wyniki osiągać.

Tylko tyle i aż tyle.

Czego zatem powinien dotyczyć feedback związany z tymi obowiązkami? Czterech kwestii, które są podstawą skutecznej pracy zespołowej:

1. Jakość pracy. Pracownik musi wiedzieć, czy to, co robi, robi dobrze. W tym celu menedżer, przed przekazaniem podwładnemu zakresu obowiązków lub zadania do wykonania, powinien określić konkretne, wymierne rezultaty, jakich oczekuje. A potem wrócić z informacją, czy osiągnięte wyniki spełniły wyznaczone standardy. Rzeczowy feedback jest możliwy tylko wtedy, kiedy wymagania jakościowe są konkretne, a nie typu: „Zrób tak, żeby było dobrze”.
2. Terminowość pracy. Każde zadanie powinno mieć swój termin wykonania. Informacja zwrotna na ten temat jest kluczowa dla prawidłowego działania całego mechanizmu organizacyjnego. Jeśli menedżer nie przykłada do tego należytej wagi, pracownik uznaje wszelkie terminy za niezbyt wiążące. A całe zło zaczyna się od małych spraw typu spóźnienia na spotkania – zarówno te fizyczne, jak i wirtualne. Jeśli chcesz skutecznie wyznaczać terminy, które będą dotrzymywane przez podwładnych, koniecznie przeczytaj ponadczasowy artykuł sprzed szesnastu lat pod tytułem „Skuteczne terminy”.
3. Komunikacja. Menedżer musi uświadomić podwładnemu, że wykonanie zadania nie kończy się na jego fizycznej realizacji, ale na powiadomieniu odbiorców pracy o tym, że rezultat jest już gotowy. Jeśli nikt nie wie, że coś zostało zrobione, to nie zostało zrobione.
4. Relacje. Obowiązkiem menedżera jest tępienie zachowań, które rozbijają zespół i psują stosunki całego zespołu z innymi komórkami organizacyjnymi. Wyzłośliwianie się, utrudnianie pracy, politykowanie, sarkazm, wpędzanie w zakłopotanie i zwykłe chamstwo są niedopuszczalne. Feedback ma swój komponent wychowawczy, który należy wykorzystywać w ramach dbania o retencję, ponieważ ludzi znacznie częściej demotywuje toksyczna atmosfera w firmie niż ciężka praca albo nieadekwatne ich zdaniem zarobki.

Mam nadzieję, że pomogłem!

• a-propos