Tag: ztd

Zapanuj nad dniem pracy!

Kilka lat temu Michael Linenberger opublikował książkę „Total Workday Control Using Microsoft Outlook”. Kupiłem ją, jednak nigdy nie udało mi się do niej zabrać. Leżała sobie na półce „do przeczytania” i leniwie pokrywała się kurzem Widząc moją obojętność Michael Linenberger wziął się do roboty i wyszedł ze swoimi pomysłami poza hermetyczne środowisko oprogramowania firmy Microsoft. W 2010 roku ukazała się jego kolejna książka „Master Your Workday Now!” Przeczytałem ją już dosyć dawno, ale nie zainspirowała mnie do natychmiastowego podzielenia się refleksjami na temat jej użyteczności. Cóż, nadal jestem entuzjastą metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena, a przedstawiony w książce system opisuję w wielkim skrócie tylko dla porządku i dla kilku celnych cytatów.

Michael Linenberger proponuje stosowanie dziennych list zadań do zrobienia, które dzieli na kilka sekcji pozwalających zapanować nad priorytetami pracy:

  • Critical Now – sekcja zadań, które muszą być zrealizowane danego dnia. Bez dyskusji. Sekcji tej nie wolno nadużywać i nie służy ona do gromadzenia spraw ważnych (w ogólnym znaczeniu tego słowa). To miejsce dla spraw na dziś – takich, bez których załatwienia nie możesz wyjść z pracy.
  • Target Now – opcjonalna podsekcja sekcji Opportunity Now zawierająca kilka zadań o najwyższym priorytecie.
  • Opportunity Now – sekcja zadań, do których trzeba się zabrać w tym lub następnym tygodniu. Należy to robić po załatwieniu spraw należących do sekcji Critical Now. Autor zaleca ograniczanie liczby pozycji w tej sekcji do 20.
  • Over the Horizon – osobna sekcja odpowiadająca liście Może Kiedyś w metodzie GTD, gdzie gromadzone są zadania, które w najbliższym czasie z pewnością nie muszą być przedmiotem zainteresowania. Sekcję tę należy okresowo przeglądać i można ją nawet podzielić na podsekcje: przeglądaną co tydzień, co miesiąc, co 3 miesiące, co 6 miesięcy i co 12 miesięcy.

Jest to jakiś system, zapewne sprawdzający się w środowisku biurowym, gdzie pilność jest ważniejsza od wagi załatwianych spraw, jednak w dziedzinie planów dziennych bardziej odpowiada mi metoda ZTD (Zen To Done) Leo Babauty, którą wyczerpująco opisałem w cyklu wpisów „Wakacyjny kurs ZTD”.

A teraz pora na kilka celnych cytatów.

Dwie najważniejsze zasady systemu:

  • Wpisuj do sekcji Critical Now tylko te zadania, które przejdą „test wyjścia z pracy”: czy pracowałbyś do późna w nocy, żeby je skończyć? Jeśli nie, zapisz je gdzie indziej. Ten surowy test pozwala zredukować sekcję Critical Now do rozsądnych rozmiarów. Rzadko będzie ona zawierała więcej niż trzy do pięciu pozycji, a często nawet mniej. To znacznie redukuje poziom codziennego stresu i pozwala lepiej skupić się na pracy.
  • Ograniczaj wielkość sekcji Opportunity Now do nie więcej niż 20 pozycji, przesuwając zadania o najniższym priorytecie poza horyzont (do sekcji Over the Horizon). Ten element zarządzania całym procesem jest prawdopodobnie najtrudniejszy, ale konieczny dla zapewnienia użyteczności systemu.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (51)

„To, czemu poświęcasz uwagę, rośnie jak na drożdżach.”

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (175)

Wszyscy mamy tendencję do szukania gdzie indziej lepszych warunków pracy, jednak zanim zaczniesz rozglądać się poza obszarem swojego obecnego działania i, być może, szukać nowej posady, zapamiętaj jedno: prawie każdy może znaleźć głębszy sens pracy na swoim dotychczasowym stanowisku. Zachęcam cię do rozpoczęcia od tego z dwóch powodów. Po pierwsze tak jest łatwiej i szybciej, zmiana pracy wymaga czasu i wysiłku, przez co może niepotrzebnie odwlec osiągnięcie przez ciebie satysfakcji. Po drugie zaś, jeśli nie potrafisz znaleźć inspiracji na obecnym stanowisku, prawdopodobnie nie znajdziesz jej też i gdzie indziej. Z taką postawą masz szansę wpaść w spiralę nieszczęścia i cierpiętnictwa.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (230-231)

Wiele osób podchodzi do kwestii pracy i emerytury w następujący sposób: „Będę ciężko zasuwał w robocie, której nie lubię, a życiem zacznę się cieszyć na zasłużonej emeryturze.”

Taka postawa nie dość, że powoduje roztrwonienie możliwości pojawiających się w życiu i pracy tu i teraz, to jeszcze nie gwarantuje powodzenia takiego planu w przyszłości. Jak już wspomniałem wcześniej, jeśli nie będziesz potrafił znaleźć satysfakcji na aktualnym i następnych stanowiskach, prawdopodobnie twoja emerytura też nie przyniesie ci zadowolenia.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (248)

Co byś zrobił, gdybyś wiedział, że możesz zrobić cokolwiek i na pewno nie poniesiesz porażki?.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (306)

Wspólny mianownik

Ponad sześć lat temu Merlin Mann, który wówczas był jeszcze entuzjastą i propagatorem metody Getting Things Done Davida Allena, zaproponował papierową implementację GTD – Hipster PDA.

Urządzenie to możesz zbudować w trzech prostych krokach:

  1. Kup dużą liczbę kartoników o wymiarach 5 na 3 cale.
  2. Zepnij kartoniki biurowym spinaczem klamrowym.
  3. Nie ma trzeciego kroku. :-)

Kartoniki te służą do zapisywania list Projektów, Może Kiedyś, Najbliższych Działań i innych ważnych informacji w dowolnym, acz zdefiniowanym i przestrzeganym przez użytkownika porządku i układzie.

I to wszystko!

Żadne iPhone’y, iPady, Blackberry, Outlooki i inne wynalazki nie są potrzebne, żeby wywiązywać się ze swoich życiowych obowiązków!

Ostatnio Merlin Mann zamieścił szereg odpowiedzi („Write, do, repeat” / kungfugrippe.com) na pytania dotyczące Hipster PDA. A właściwie jest to jedna odpowiedź na wszystkie padające pytania: Hipster PDA służy do realizacji najprostszego z możliwych algorytmów zarządzania swoimi poczynaniami:

  1. Zapisz to.
  2. Zrób coś z tym.

I to jest, moim zdaniem, esencja i wspólny mianownik wszystkich systemów efektywnego działania.

ZTD Moleskine

W niedawnym wpisie Nowe Moleskiny zapowiedziałem przedstawienie jeszcze jednego nowego produktu Moleskine. Publikując „Wakacyjny kurs ZTD”, zastanawiałem się, jaki papierowy terminarz byłby najwygodniejszy jako narzędzie implementacji metody Zen To Done. Każdy dzień roku powinien mieć w nim oddzielną stronę, ale z drugiej strony książeczka zawierająca 365 stron jest gruba i nieporęczna. Doszedłem wówczas do wniosku, że wygodny byłby terminarz złożony z 12 miesięcznych zeszytów. Nie wiem, czy ktoś mi w głowie założył podsłuch, ale firma Moleskine przygotowała na rok 2010 właśnie taki zestaw: Moleskine Colour a Month Pocket Daily Planner:

Moleskine Colour a Month Pocket Daily Planner 0

Obłożone w miękkie, kolorowe okładki miesięczne terminarze doskonale mieszczą się w kieszeni lub teczce i pozwalają na lekkie i skuteczne wdrożenie metody ZTD:

Moleskine Colour a Month Pocket Daily Planner 1

Każdy miesięczny zeszyt zawiera:

  • miejsce na dane osobiste właściciela (1 strona);
  • kalendarz 2010 (2 strony);
  • terminarz 2010 (6 stron, 2 miesiące na stronie, 1 półlinia na każdy dzień roku);
  • międzynarodowy wykaz świąt (2 strony);
  • kalendarz 2011 (2 strony);
  • terminarz 2011 (6 stron, 2 miesiące na stronie, 1 półlinia na każdy dzień roku);
  • tabelę planowania podróży (2 strony);
  • mapę stref czasowych (2 strony);
  • tabelę odległości między najważniejszymi miastami (1 strona) – nie wiem po co;
  • tabelę międzynarodowych kodów telefonicznych, krajowych domen internetowych i oznaczeń na samochodowych tablicach rejestracyjnych (1 strona);
  • tabelę konwersji jednostek miar (w tym oś liczbową do przeliczania stopni Celsjusza na Fahrenheita i z powrotem) (1 strona);
  • tabelę rozmiarów ubrań i obuwia (1 strona);
  • linijkę calowo-centymetrową na krawędzi kartki (1 strona)
  • do 31 stron terminarza dziennego;
  • kilka stron na dodatkowe notatki.

Oczywistą wadą tego rozwiązania jest wysoka cena, będąca odbiciem wysokiej jakości wykonania i marketingowej siły marki Moleskine. Osoby, które uważają, że wydanie 100 złotych na 12 cienkich zeszycików jest grubą przesadą, mogą samodzielnie skonstruować podobny terminarz, korzystając z oferty sklepów papierniczych lub hipermarketów. Moim zdaniem idea podziału roku na mniejsze odcinki czasu jest dobrym pomysłem. Dzięki temu system jest wygodniejszy i bezpieczniejszy, a zagubienie jednego zeszytu znacznie mniej boli niż utrata zapisków z całego roku.

Minimalizm ekstremalny

Leo Babauta, twórca metody ZTD (Zen To Done), którą studiowaliśmy przez wakacje, przechodzi kolejną metamorfozę. Z człowieka sprawnie, krok po kroku realizującego swoje cele, skupiającego się w danej chwili na jednym zadaniu, staje się osobą bezcelową (żeby nie powiedzieć bezcelną :-) ).

We wpisie „Minimalism’s logical extension: Break free from goals” proponuje swobodne dryfowanie na falach swoich pasji i całkowitą rezygnację z wyznaczania sobie celów, ponieważ są one:

  • sztuczne (nie pracujesz z miłości, ale po to, żeby zrealizować cele);
  • ograniczające (ograniczasz się do tego, co służy realizacji celów);
  • wywierające presję (stresuje cię konieczność osiągnięcia celów);
  • dołujące (czujesz się źle, gdy nie udaje ci się osiągnąć celów);
  • niedzisiejsze (żyjesz przyszłością, a nie teraźniejszością i zamiast odczuwać swoje szczęście dziś, odsuwasz je do momentu zrealizowania swoich celów).

Mimo całego uznania dla dokonań Leo, nie zgadzam się z tym podejściem. Nawet stosując minimalistyczną filozofię życia, można wyznaczać sobie zgodne z nią cele i z satysfakcją je realizować.

Cele mogą być oczywiście sztuczne, ograniczające, wywierające presję, dołujące i niedzisiejsze, ale tylko wtedy, gdy nie służą realizacji naszych zamiłowań lub potrzeb.

Nie rezygnuj z wyznaczania sobie rozsądnych celów i znajdowania satysfakcji z ich osiągania. Realizując dalekosiężne zamierzenia, możesz być szczęśliwy tu i teraz, widząc, jak twoje marzenia nabierają realnych kształtów i kolorów.

Przeciwieństwem głupich celów są mądre cele, a nie ich brak.

Zrób dziś 3 rzeczy!

Leo Babauta proponuje:

  1. Wybierz na dziś tylko 3 rzeczy do zrobienia.
  2. Niech to będą sprawy istotne, a nie pilne.
  3. Wybierz je poprzedniego wieczoru.
  4. Zacznij dzień pracy od pierwszej z tych spraw.
  5. Nie siadaj do internetu przed jej załatwieniem.
  6. Wybierz dodatkową, czwartą rzecz do zrobienia – jeszcze ważniejszą i od dawna odkładaną na później. Umieść ją na szczycie swojej listy. Nie mogąc się do niej zabrać, zajmiesz się pozycją 2, 3 lub 4. I o to chodzi! A na tę odwlekaną sprawę przyjdzie czas, gdy pojawi się coś jeszcze gorszego. :-)
  7. Rób krótkie przerwy w pracy dla zregenerowania sił.
  8. Gdy załatwisz wszystkie trzy sprawy, zdrzemnij się nieco w nagrodę.
  9. Mniejsze rzeczy, które zgromadziły się w ciągu dnia, obsłuż po południu. W celu usprawnienia pracy pogrupuj je według podobieństwa.
  10. Czego nie zdążyłeś zrobić dzisiaj, odłóż na jutro. Świat z pewnością się od tego nie zawali.

Na podstawie „Lazy Productivity: 10 Simple Ways to Do Only Three Things Today”.