Tag: gtd

Załatwiona? Załatwianie? Załatw!

Niektórzy mówią, że metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest zbyt skomplikowana, że trudno przyswoić sobie wszystkie zasady „ogarniania” swoich spraw i że z pewnością istnieje jakaś łatwiejsza droga do bezstresowego życia.

Mówią tak, bo każda wymówka jest łatwiejsza od wzięcia się do roboty!

GTD to tylko trzy podstawowe, w swojej istocie logiczne i naturalne, wskazówki. Dla każdej sprawy, która pojawia się na twoim radarze, zastosuj poniższe punkty:

  1. Załatwiona? Odpowiedz sobie na pytanie, co to znaczy, że sprawa została załatwiona? Jaki jest jej pożądany, satysfakcjonujący cię stan docelowy? Może po prostu nic nie trzeba robić albo zajmie to mniej niż 2 minuty? Oczywiście, żeby nad czymś się zastanowić, trzeba o tym pamiętać, więc miej zawsze ze sobą notatnik i zapisuj w nim wszystko, o czym nie chciałbyś zapomnieć.
  2. Załatwianie? Odpowiedz sobie na pytanie, od czego należy zacząć załatwianie sprawy? Jaki jest pierwszy krok prowadzący do celu? Czy jest to tylko jeden krok, czy jest ich więcej? Jeśli więcej, to który jest pierwszy? Gdzie musisz być i co musisz mieć do dyspozycji, żeby go wykonać? Nie trać czasu na sporządzanie perfekcyjnego, kompletnego planu osiągnięcia celu – najważniejsza jest krystalicznie czysta wizja pierwszego kroku!
  3. Załatw! Skoro już wiesz, co chcesz osiągnąć i jaki jest pierwszy krok, to w sprzyjających okolicznościach przyrody po prostu go zrób! A potem następne, aż do osiągnięcia określonego w pierwszym punkcie rezultatu.

Ot i cała filozofia!

No, może nie cała – zapomniałem o Przeglądach Tygodniowych, które są piekielnie ważne! To czas okresowej refleksji nad sprawami, które masz na tapecie, i postępem ich załatwiania. Przegląd Tygodniowy służy wyłapywaniu tego, co ci umknęło w wirze codziennej walki, oraz tego, jak zmiany zachodzące w otoczeniu mogą wpłynąć na twoje zamierzenia. Co pojawiło się nowego, a co straciło swoje znaczenie.

Nienazwane króliki

Ponad trzy lata temu (jak ten czas leci…) we wpisie Nazywanie rzeczy napisałem:

GTD (Getting Things Done) Davida Allena to prosty zestaw zaleceń, których głównym celem jest skłonienie nas do nazwania rzeczy i spraw oraz wyznaczenia im właściwego miejsca w naszej czasoprzestrzeni. Ulga, jaką wówczas odczuwamy, to nic innego, jak wolność od niepokoju i od strachu przed nieznanym. W takim zakresie, w jakim jest to tylko możliwe.

Ostatnio usłyszałem następującą złotą myśl, która dotyczy tej samej kwestii:

Nazywając rzeczy, bierzesz je w posiadanie. Do momentu nazwania to one są twoim właścicielem.

Podobno z tego powodu członkowie niektórych plemion indiańskich nie wyjawiają nieznajomym swoich imion. Uważają, że jeśli potrafiłbyś ich nazwać, straciliby wolność i zaczęli należeć do ciebie.

Można też jeszcze inaczej spojrzeć na tę sprawę:

Każda nienazwana rzecz ma dla twojego umysłu nieskończoną liczbę potencjalnych znaczeń, których mnogość jest źródłem uczucia przytłoczenia.

To dlatego nieopisany segregator stojący na twojej półce budzi niepokój, a opisany daje ci poczucie panowania nad własnym życiem.

Otrzymany e-mail ma wiele potencjalnych znaczeń, dopóki nie wybierzesz jednego z nich. Te potencjalne znaczenia mnożą się w twojej głowie jak króliki, wypełniając całą przestrzeń i nie pozostawiając miejsca na prawdziwe, twórcze myślenie.

A zatem:

Wybierz jednego ładnego królika, a resztę rozpędź na cztery wiatry! Niech sobie hasają na wolności, a nie w twojej głowie!

GTD w polskiej szkole

GTD w polskiej szkole
(photo by: Olga)

Z przyjemnością informuję, że staraniem Pani Wychowawczyni, której leży na sercu przyszłość swoich podopiecznych, w jednej z podwarszawskich szkół wyróżniający się absolwenci otrzymali, w ramach nagrody za znakomite wyniki w nauce, polskie wydanie książki Davida Allena „Getting Things Done”. Mam nadzieję, że opisana w niej uniwersalna wiedza na temat załatwiania swoich życiowych spraw będzie jedną z najważniejszych rzeczy, jakie wynieśli ze szkoły.

To z pewnością zaprocentuje, ponieważ moim zdaniem świat dzieli się na tych, którzy potrafią brać na siebie odpowiedzialność i skutecznie wywiązywać się ze swoich zobowiązań, oraz tych, którzy całe życie spędzą w nielubianej pracy i przed telewizorem.

Im szybciej to zrozumiesz, tym lepiej dla ciebie! Pole do działania jest duże, a nagrody, zarówno w postaci poczucia dobrze wykorzystanego czasu, jak i namacalnej, brzęczącej satysfakcji, czekają na tych, którzy wyjdą poza rolę trybika w społecznej machinie.

Zatem życzę ci:

Odjazdowych wakacji i do dzieła!

Wawerskie G

Urzędnicy z warszawskiej dzielnicy Wawer postanowili wdrożyć metodę GTD (Getting Things Done) Davida Allena, żeby chwycić za rogi problem upstrzonych dziurami, gminnych dróg.

Jak zapewne czytelnicy BIZNESU BEZ STRESU dobrze wiedzą (a nieuświadomieni niech przeczytają tu: Sedno GTD) sednem GTD jest pięciopunktowa procedura przetwarzania spraw, które mamy do załatwienia:

  1. Gromadzenie.
  2. Analiza.
  3. Porządkowanie.
  4. Przegląd (tygodniowy).
  5. Realizacja.

Wawerski urząd postanowił podejść do eksperymentu ostrożnie i wziąć na tapetę tylko pierwszy z wymienionych punktów: gromadzenie informacji. W tym celu rozpisał przetarg na:

wykonanie pięcioletniego przeglądu dróg gminnych na terenie m. st. Warszawy Dzielnicy Wawer (507 dróg o łącznej długości ok. 308 km), polegającego na ocenie stanu technicznego elementów pasa drogowego, inwentaryzacji oznakowania poziomego i pionowego oraz urządzeń odwadniających wraz z oceną ich stanu technicznego, ocenie estetyki elementów wyposażenia drogi, opracowaniu dokumentacji zawierającej zalecenia pokontrolne oraz zestawienie szacunkowych kosztów wdrożenia tych zaleceń.

Nie ma to, jak obiektywna, profesjonalnie zgromadzone wiedza, która pozwoli przeprowadzić dogłębną analizę i opracować plan rozwiązania problemu. Już za kilka lat będzie wiadomo, co i gdzie trzeba zrobić. I się to zrobi, o ile da się tam jeszcze dojechać.

Można byłoby oczywiście przejść się po ulicach albo poprosić mieszkańców o zgłaszanie za pośrednictwem internetu uwag i przesyłanie dokumentacji fotograficznej, ale czy informacje pozyskane w tak tani i amatorski sposób byłyby obiektywne i godne zaufania? NIE! Policzyć dziury mogą tylko specjaliści od liczenia dziur!

Zainspirowany podejściem urzędników z Wawra, postanowiłem wykonać podobny eksperyment we własnym zakresie. W moim domu panuje zasada, że każdy zmywa swoje naczynia po każdym posiłku. W sobotę rano zamiast zmywać, zacząłem układać talerze i sztućce obok zlewu i jednocześnie dokładnie spisywać je w specjalnie założonym zeszyciku. Minęło śniadanie, drugie śniadanie i obiad, a moja sterta brudnych naczyń powoli, acz systematycznie rosła. Nie przerażało mnie to jednak, ponieważ zeszycik zapewniał pełną kontrolę nad jej zawartością.

Powodzenie mojego eksperymentu cieszyło mnie do chwili, kiedy po kolacji, gdy po raz czwarty tego dnia uzupełniałem swój spis talerzy i sztućców, Pani TesTeqowa z wrodzoną gracją wzięła niewielki zamach i mokrą ścierką wypisała na moich plecach swoje niezadowolenie z nowej procedury rozwiązywania problemu brudnych naczyń. Nie pozostało mi nic innego, jak tylko przestać się wygłupiać, wziąć do roboty i pozmywać to, co powinno być zmywane po każdym posiłku.

A jaki z tego morał? Morały są dwa:

  1. Katalogowanie rzeczy do zrobienia nie może zastępować realnego, systematycznego działania. Pięciopunktowa procedura GTD jest kompletnym systemem i nie może być już prostsza. Samo spisywanie problemów powoduje, że z metody GTD pozostaje jedynie „wawerskie G”.
  2. Mieszkańcy Wawra powinni zastanowić się, czy nie nadszedł czas użycia mokrej ścierki. Pole do katalogowania miejskich bolączek jest olbrzymie! Już widzę oczami swojej chorej wyobraźni, jak Prezydent Warszawy powołuje stałą służbę monitorującą i ogłaszającą codziennie liczbę stołecznych mostów: „W dniu 27 czerwca 2011 roku zanotowano 7 mostów drogowych i 2 kolejowe. Prognoza na dzień jutrzejszy nie przewiduje zmian.”

Za co być opieprzanym?

W styczniu, we wpisie Gdy opieprzy cię szef radziłem, jak przekuć przykry moment bycia zruganym przez szefa w pożyteczną naukę na przyszłość i dlaczego taka sytuacja nie jest końcem świata.

Dziś proponuję ci dopełniającą, nowatorską taktykę dotyczącą tego zagadnienia.

Jako człowiek czynu z pewnością masz na głowie zbyt wiele spraw do załatwienia. Twój szef po prostu ci ufa i powierza wykonanie najtrudniejszych zadań. Będąc profesjonalistą, z pewnością stosujesz metodę GTD (Getting Things Done) Davida Allena i jeśli tylko możesz, odpierasz optymizm i entuzjazm przełożonego dotyczący twoich mocy przerobowych.

Ale nie zawsze możesz.

W sytuacji przeciążenia dokonuj więc świadomego wyboru:

Za co chcę być opieprzony?

Wbrew pozorom, to nie jest żart.

Oczywiście powinieneś w pierwszym rzędzie poszukać innych sposobów załatwienia sprawy – na przykład poprzez pozyskanie wsparcia, ale bywa, że w firmie nie ma już zasobów, po które można byłoby jeszcze sięgnąć. Wówczas prawdziwy profesjonalista jest w stanie ocenić wartość poszczególnych projektów dla firmy i oszacować wymierne i niewymierne szkody, jakie przyniesie ich opóźnienie lub całkowite niezrealizowanie.

Uzasadniony wybór, co „najlepiej” będzie zawalić, w wielu przypadkach pozwoli ci udowodnić, że stać cię na więcej niż bycie tylko bezmyślnym trybikiem w korporacyjnej machinie.

I nie zapomnij jak najszybciej poddać się opieprzeniu! Im wcześniej twój szef dowie się o problemie, tym lepiej będzie mógł ci pomóc. Cały czas mówimy oczywiście o rozsądnych przełożonych…

Pan czy niewolnik technologii?

4 marca bieżącego roku telewizja MSNBC zaprosiła do programu „The Daily Rundown” twórcę metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Tematem rozmowy było zagubienie ludzi wraz z ich sprawami do załatwienia w świecie nowoczesnych technologii, które zwielokrotniły strumień informacyjny zalewający nas bez przerwy ze wszystkich stron. Swoje przesłanie David Allen zawarł w kilku punktach, których własną interpretację przedstawiam poniżej:

  1. Zapanuj nad swoimi zobowiązaniami. One nie znikają dlatego, że o nich nie myślisz. Jedynym konstruktywnym sposobem radzenia sobie z nimi jest ich spisanie i określenie swojego stosunku do tego, że obiektywnie istnieją. Jeśli chcesz je zignorować, zrób to świadomie, przyjmując odpowiedzialność za konsekwencje swojej bezczynności.
  2. Bądź panem, a nie niewolnikiem. Tak w stosunku do technologii, która jest tylko narzędziem, jak i w stosunku do swojego życia i swoich zobowiązań.
  3. Unikaj „panicznego przeglądania” listy spraw do załatwienia. Ludzie muszą się do tego uciekać, gdy są przerażeni, bo wszystko zaczyna się walić i palić. Przegląd Tygodniowy to kluczowy element GTD, który służy do zapobiegania pożarom i katastrofom.
  4. Usuwaj to, co niepotrzebne. Zbyt wiele docierających do nas informacji jest tylko osadem, medialnymi popłuczynami, które jedynie sprawiają wrażenie czegoś ważnego. Stosuj zasadę: „W przypadku wątpliwości wyrzuć!”.
  5. Jeśli możesz odpowiedzieć na list elektroniczny w 2 minuty, zrób to. Zasada 2 minut znajduje znakomite zastosowanie w stosunku do otrzymywanej poczty elektronicznej.
  6. Przechowuj w porządku sprawy do załatwienia. Zapisuj wszystko tak, żebyś mógł potem łatwo to odnaleźć. Listy Najbliższych Działań i Projektów GTD są przykładem takiego uporządkowanego magazynu spraw
  7. Stwórz swoje przenośne biuro. W ten sposób będziesz mógł efektywnie wykorzystywać czas wtedy, gdy wykonujesz obowiązki służbowe poza siedzibą swojej firmy.
  8. Dbaj o swoją bazę. Mimo postępującej miniaturyzacji, nie jesteś w stanie wszędzie zabierać ze sobą wszystkiego, co jest dla ciebie ważne. Załóż swoją główną bazę, do której zawsze będziesz wracał i gdzie będziesz bezpiecznie przechowywał swoje zasoby. Utrzymuj ją w porządku i zawsze synchronizuj z nią swoje przenośne biuro.
  9. Niech twoją mantrą będzie: „ZPU – zgromadzone, przemyślane, uporządkowane”. Te trzy kroki procesu przetwarzania spraw GTD są lepsze od najlepszego ubezpieczenia w PZU.
  10. Dbaj o czystość swojego systemu i swojej teczki. System niepielęgnowany zarasta chwastami. Niewypróżniana okresowo teczka (lub torba) zaczyna cuchnąć.