Tag: zebrania

PO zebraniu, a nie PODCZAS

Na temat zebrań biznesowych, narad, nasiadówek, posiedzeń i komitetów można pisać bez końca. O ich bezproduktywności i stratach czasu, jakie powodują. Jest ich zbyt wiele, zwołuje się je zbyt często, a ich rezultaty są przeważnie, mówiąc delikatnie, niemierzalne.

Dlatego, tak wielkie znaczenie mają:

  • umiejętność sprawnego komunikowania się za pomocą poczty elektronicznej, o czym już nieraz pisałem (na przykład we wpisie Dualizm komunikacyjny);
  • umiejętność i odwaga samodzielnego podejmowania decyzji poza zebraniami, o czym traktuje darmowa książka „Przeczytaj to przed następnym zebraniem: Standard Nowoczesnych Zebrań narzędziem sukcesu twojej organizacji” (opisana przeze mnie we wpisie Przeczytaj to przed następnym zebraniem);
  • umiejętność należytego przygotowania i poprowadzenia zebrania, o czym też już nieraz pisałem (na przykład we wpisach Produktywne spotkania – 9 wskazówek i Skuteczne zebrania).

Wszyscy eksperci podkreślają, że przygotowanie i rozesłanie programu zebrania jest warunkiem koniecznym jego skuteczności. Nie stanowi gwarancji, ale dowodzi, że choć jedna osoba zastanowiła się, czemu ma być poświęcony wspólnie spędzony czas.

Dziś mam dla ciebie niezwykle istotną radę dotyczącą zawartości programu zebrania:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Powtarzam:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Na przykład:

  • TAK: „Podjęcie decyzji w sprawie uruchomienia Projektu X.”
  • NIE: „Omówienie sprawy uruchomienia Projektu X.”

Albo:

  • TAK: „Wybór lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”
  • NIE: „Dyskusja na temat lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”

Dostrzegasz różnicę?

Po zebraniu uczestnicy powinni wiedzieć, co robić, a nie, co robili!

Przeczytaj to przed następnym zebraniem

W ramach wydawniczego Projektu Domino Setha Godina ukazała się właśnie nowa pozycja: „Przeczytaj to przed następnym zebraniem: Standard Nowoczesnych Zebrań narzędziem sukcesu twojej organizacji”. Dzięki sponsoringowi firmy Citrix wersja elektroniczna tej książki jest do jutra dostępna w księgarni Amazon za darmo.

„Przeczytaj to przed następnym zebraniem” jest właściwie manifestem, którego autor Al Pittampalli namawia świat do radykalnej zmiany podejścia do narad i zebrań stanowiących według niego, w swej tradycyjnej formie, groźne zakrzepy czające się w układzie krwionośnym każdej organizacji. Moim zdaniem ma rację, lecz wdrożenie jego zaleceń wymaga determinacji i zmiany nawyków nie tylko podczas zebrań, ale także w całym procesie decyzyjnym w firmie bądź instytucji.

Mówiąc w skrócie, autor uważa, że zebranie nie może służyć podejmowaniu decyzji. Decyzja musi wykrystalizować się wcześniej w głowie lidera, który oczywiście powinien korzystać z konsultacji merytorycznych, ale nie na forum publicznym, ponieważ „gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść”. A samo zebranie, jeśli to konieczne, powinno służyć rozdzieleniu zadań cząstkowych i uwzględnieniu ewentualnych uwag i obiekcji dotyczących realizacji przedsięwzięcia.

Mam nadzieję, że poniższe cytaty dodatkowo podkreślą zasadność krucjaty Ala Pittampalli’ego przeciwko marnowaniu czasu na tradycyjnych nasiadówkach typu „jest problem – zróbmy zebranie”:

W świecie mniejszej liczby zebrań mielibyśmy więcej czasu na prawdziwą pracę. Pracę, która jest rzeczywistym napędem organizacji. Pracę, która przynosi korzyści naszej firmie, klientom i udziałowcom, na programowanie, projektowanie, sprzedawanie, pisanie, na tworzenie dzieł.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 79)

  1. Tradycyjne spotkania są źródłem kultury kompromisu.
  2. Tradycyjne zebranie zabijają poczucie potrzeby działania.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 93)

Zmiana nigdy nie jest witana z otwartymi ramionami. Wielkie decyzje zawsze łączą się z ryzykiem. Ryzykiem, które ludzi przeraża. Naturalną koleją rzeczy jest to, że wielkie idee są atakowane lub, co gorsze, ignorowane. Nie znam żadnej wielkiej innowacji, która nie spotkałaby się ze sprzeciwem.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 119)

Wydajne systemy powinny być konstruowane z myślą o maksymalizacji wyniku pracy. Tymczasem, przy tak wielkiej liczbie zwoływanych zebrań, praca jest podporządkowywana tym zebraniom.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 158)

Zebrania stały się narzędziem opóźniania decyzji. Stały się domyślną taktyką służącą odwlekaniu.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 185)

Tradycyjne zebrania są uważane za jedną z form komunikacji w organizacji. Na równi z listem elektronicznym, notatką służbową czy rozmową telefoniczną. To bardzo istotny błąd w rozumowaniu.
Zebrania są zbyt kosztowne i destrukcyjne, żeby usprawiedliwić ich wykorzystywanie jako standardowego medium służącego informowaniu, wyjaśnianiu i zbieraniu informacji.
Tak jak wojna, zebrania powinny być ostatecznym środkiem w organizacyjnym arsenale.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 222)

  1. Nowoczesne Zebranie wspiera decyzję, która już została podjęta.
  2. Nowoczesne Zebranie przebiega sprawnie i kończy się zgodnie z planem.
  3. Nowoczesne Zebranie absorbuje jak najmniejszą liczbę uczestników.
  4. Nowoczesne Zebranie odrzuca nieprzygotowanych.
  5. Nowoczesne Zebranie daje w wyniku rozpisany na role i zaakceptowany przez wykonawców plan działania.
  6. Nowoczesne Zebranie nie służy informowaniu. Wcześniejsze zapoznanie się z materią spotkania jest obowiązkowe.
  7. Nowoczesne Zebranie działa tylko w połączeniu z kulturą „burz mózgów”.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 234)

Jeśli ktoś przychodzi nieprzygotowany, odwołaj zebranie lub kontynuuj je bez tej osoby. W zamian za przygotowanie oferujemy ci krótkie, intensywne spotkanie, podczas którego z pewnością sprawy posuną się do przodu.
Jeśli ktoś przychodzi i nie bierze aktywnego udziału w zebraniu, nie zapraszaj go następnym razem.
To nie szkółka niedzielna – chcemy być jedną z najlepszych organizacji na świecie. Nie możemy już tolerować nieprzygotowania, ponieważ nieprzygotowani uczestnicy są jedynie zbędnym balastem.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 362)

Jeśli się spóźnisz, zaczniemy bez ciebie. I nie zaprosimy cię następnym razem.

Al Pittampalli „Read This Before Our Next Meeting” (Amazon Kindle location 489)

Rework – recepta na zebrania

Jeśli zdecydujesz, że nie ma innego wyjścia i trzeba spotkać się w szerszym gronie, zwiększ produktywność zebrania, stosując następujące, proste zasady:

  • Włącz minutnik. Gdy zadzwoni, zebranie jest skończone. Kropka.
  • Zaproś jak najmniej osób.
  • Wyznacz jasny cel.
  • Zacznij od konkretnego problemu.
  • Spotkajcie się w miejscu wystąpienia problemu, a nie w sali konferencyjnej. Niech każdy ma możliwość dotknięcia żywej materii i zaproponowania realnej terapii.
  • Zakończ spotkanie przyjęciem konkretnego rozwiązania i uczyń jedną osobę odpowiedzialną za jego wdrożenie.

Jason Fried, David Hansson „Rework” (Amazon Kindle location 821)

Rework – zebrania szkodzą

Najgorszym z istniejących zakłóceń są zebrania. Dlaczego?

  • Zwykle dotyczą słów i abstrakcyjnych koncepcji, a nie konkretnych rzeczy.
  • Zwykle charakteryzują się bezdennie małą przepustowością informacyjną.
  • Są bardziej podatne na zbaczanie z właściwego kursu niż chicagowska taksówka podczas zamieci.
  • Wymagają starannego przygotowania, na co większość ludzi nie ma czasu.
  • Często mają tak niejasny porządek obrad, że nikt nie wie, jaki jest ich cel.
  • Zwykle bierze w nich udział co najmniej jeden kretyn, który wykorzysta swoją szansę na marnowanie wszystkim zebranym czasu jakimś nonsensem.
  • Zebrania się rozmnażają. Jedno rodzi następne, a to następne i tak dalej…

Jason Fried, David Hansson „Rework” (Amazon Kindle location 803)