Produktywne spotkania – 9 wskazówek

  1. Roześlij program spotkania. Program spotkania powinien zawierać kolejne punkty, które dokładnie wyznaczą jego przebieg. Dzięki temu uczestnicy będą mieli możliwość odpowiednio się przygotować i przewidzieć, jakie informacje mogą być potrzebne podczas dyskusji. Najważniejsze zaś jest to, że program spotkania staje się swego rodzaju kontraktem zawartym przez uczestników: „to są sprawy, którym każdy z nas powinien poświęcić n minut swojego cennego czasu”.
  2. Określ temat przewodni. Spotkanie to nie miejsce, gdzie każdy mówi o tym, co w tej chwili najbardziej leży mu na sercu (no chyba, że właśnie taki jest cel spotkania). Wyraźnie określ, dlaczego się spotykacie, jaka jest rola każdego z uczestników i ujmij to w programie spotkania.
  3. Wyznacz czas rozpoczęcia, zakończenia i przerw, a następnie dbaj o ich przestrzeganie. Nie ma nic gorszego, niż wypełnione paplaniną, dryfujące spotkanie, które ma szansę się skończyć jedynie na skutek zmęczenia prowadzącego. Jako organizator jesteś właścicielem tego przedsięwzięcia, więc wyznacz jego granice i pilnuj ich. W ten sposób okażesz też uczestnikom szacunek, dbając o to, żeby nie marnowali swojego czasu.
  4. Bez prądu. Wymagaj od uczestników wyłączenia komputerów przenośnych, telefonów komórkowych i innych gadżetów elektronicznych, które mogłyby rozpraszać ich uwagę. Albo są na spotkaniu, albo nie.
  5. Zaplanuj udział gości. Nie zamykaj trzydziestu osób w sali na trzy godziny, jeśli dwadzieścia z nich jest zainteresowane jedynie kwestiami, które zostaną poruszone w ostatnich dziesięciu minutach spotkania. W takim przypadku zaznacz w programie, kiedy dana osoba powinna się pojawić i jeśli będziesz trzymał się harmonogramu, wszystko przebiegnie bez zacięć i niepotrzebnego tłoku.
  6. Bądź arbitrem i wyznacz osobę pilnującą czasu. Jeśli możesz, wyznacz osobę, która będzie pilnowała zgodności przebiegu spotkania z zaplanowanym harmonogramem. Uwolniony od tego obowiązku będziesz mógł w pełni poświęcić się prowadzeniu i podsumowywaniu dyskusji, uzgadnianiu stanowisk i doprowadzaniu do konkluzji. I nie wahaj się stwierdzać „W porządku, zostały nam jeszcze trzy minuty na ten punkt programu, więc proszę o zadawanie ostatnich pytań i przechodzimy do kolejnej sprawy.”
  7. Utrzymuj wyznaczony kurs. Nie daj się zbić z pantałyku. Każda kwestia, która nie ma wpływu na główny wątek spotkania i może być rozwiązana poza nim, powinna być niezwłocznie ucięta przez prowadzącego. Gdy tylko uda się coś uzgodnić, przyjąć do wiadomości lub wyznaczyć odpowiedzialnego za realizację zadania, przechodź do następnego punktu programu spotkania.
  8. Utrwal wyniki. Pod koniec spotkania siądź z Menedżerem Projektu, którego spotkanie dotyczyło, oraz z osobą, która sporządzała notatki, i omów nowe projekty, podprojekty i zadania zidentyfikowane w toku dyskusji. Poleć Menedżerowi Projektu sporządzenie listy tych spraw i rozesłanie jej do wszystkich uczestników.
  9. Bądź konsekwentny. Wykorzystaj te z powyższych wskazówek, które pasują do twojego stylu pracy, ale pamiętaj: spotkania nie prowadzą się same. Jeśli chcesz, żeby dobrze służyły twoim ludziom i nie marnowały ich czasu, miej twardą rękę i zawczasu wszystko starannie zaplanuj. Przyzwyczaj swoich współpracowników do tego, że spotkania, które TY organizujesz są „w porządku”, a przekonasz się, że ludzie będą chętniej na nie przychodzili i brali w nich aktywny udział.

Na podstawie tekstu opublikowanego przez Merlina Manna.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s