Na temat zebrań biznesowych, narad, nasiadówek, posiedzeń i komitetów można pisać bez końca. O ich bezproduktywności i stratach czasu, jakie powodują. Jest ich zbyt wiele, zwołuje się je zbyt często, a ich rezultaty są przeważnie, mówiąc delikatnie, niemierzalne.

Dlatego, tak wielkie znaczenie mają:

• umiejętność sprawnego komunikowania się za pomocą poczty elektronicznej, o czym już nieraz pisałem (na przykład we wpisie Dualizm komunikacyjny);
• umiejętność i odwaga samodzielnego podejmowania decyzji poza zebraniami, o czym traktuje darmowa książka „Przeczytaj to przed następnym zebraniem: Standard Nowoczesnych Zebrań narzędziem sukcesu twojej organizacji” (opisana przeze mnie we wpisie Przeczytaj to przed następnym zebraniem);
• umiejętność należytego przygotowania i poprowadzenia zebrania, o czym też już nieraz pisałem (na przykład we wpisach Produktywne spotkania – 9 wskazówek i Skuteczne zebrania).

Wszyscy eksperci podkreślają, że przygotowanie i rozesłanie programu zebrania jest warunkiem koniecznym jego skuteczności. Nie stanowi gwarancji, ale dowodzi, że choć jedna osoba zastanowiła się, czemu ma być poświęcony wspólnie spędzony czas.

Dziś mam dla ciebie niezwykle istotną radę dotyczącą zawartości programu zebrania:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Powtarzam:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Na przykład:

• TAK: „Podjęcie decyzji w sprawie uruchomienia Projektu X.”
• NIE: „Omówienie sprawy uruchomienia Projektu X.”

Albo:

• TAK: „Wybór lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”
• NIE: „Dyskusja na temat lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”

Dostrzegasz różnicę?

Po zebraniu uczestnicy powinni wiedzieć, co robić, a nie, co robili!

• x-a-propos