„Skuteczne zebrania zmniejszają liczbę maili, które trzeba wysłać. Skuteczne maile zmniejszają liczbę zebrań, które trzeba odbyć.” – David Allen

Truizm? Zapewne. Praktycznie cała metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest jednym wielkim truizmem. Tylko dlaczego ludzie tak często kręcą się w kółko, zamiast posługiwać się zdrowym rozsądkiem opisywanym przez te truizmy?

Pamiętaj więc, żeby spotkania, które organizujesz, miały jasny cel i porządek, były zgodnie z nimi prowadzone i kończyły się zapisanymi ustaleniami polegającymi na przydzieleniu poszczególnym osobom konkretnych zadań. Dzięki temu nie będzie trzeba korespondować, żeby uściślać i wyjaśniać sobie, co właściwie zostało uzgodnione.

Gdy zaś piszesz list elektroniczny, przedstaw sprawę (tylko jedną sprawę w jednym mailu!) prosto, ale wyczerpująco oraz wyraźnie określ, czego w odpowiedzi oczekujesz od odbiorcy: jedynie zapoznania się z informacją, odpowiedzi czy ściśle sprecyzowanego działania. Dzięki temu nie trzeba będzie organizować spotkania, żeby uściślać i wyjaśniać sobie, o co właściwie chodziło w mailu.

Te dwie proste wskazówki pozwolą twojej organizacji wyprzedzić o lata świetlne konkurencję, która gada, żeby gadać i pisze, żeby pisać, zamiast gadać i pisać, żeby było zrobione.

• x-gtd