Jeden z członków forum użytkowników Getting Things Done opublikował bardziej uporządkowaną charakterystykę stopni wtajemniczenia GTD. W stosunku do klasyfikacji przedstawionej przeze mnie poprzednio (Biały Pas, Zielony Pas, Brązowy Pas, Czarny Pas, Czarny Pas 2-go Stopnia) dodano tu dodatkowy poziom (Żółty Pas) i przejrzyściej wypunktowano niezbędne na każdym poziomie umiejętności. Oto one:

Biały Pas

• Uznajesz sztukę zarządzania strumieniem zadań za główną umiejętność, którą należy doskonalić.
• Masz skrzynkę spraw przychodzących i rozpocząłeś kolekcjonowanie wszystkiego, co jeszcze nie zostało przeanalizowane.
• Wykonałeś przynajmniej jeden oczyszczający przegląd umysłu.
• W domu i w pracy określiłeś kluczowe obszary, które wymagają uporządkowania.
• Zacząłeś tworzyć i wykorzystywać listy przypomnień o zamierzonych działaniach.
• Zacząłeś notować informacje wtedy, gdy się o nich dowiadujesz, a nie wtedy, gdy stają się pilne.

Żółty Pas

• Używasz jakiegoś podręcznego narzędzia do notowania.
• Uporządkowałeś swoje archiwum i teczki dotyczące projektów.
• Stworzyłeś listę Projektów.
• Przynajmniej raz całkowicie opróżniłeś skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej.
• Naprawdę wkładasz rzeczy do skrzynki spraw przychodzących i opróżniasz ją co kilka dni.
• Uporządkowałeś co najmniej jedną istotną „czarną dziurę” z papierzyskami w pracy lub w domu.
• Opatrujesz etykietami wszystkie teczki oraz inne rzeczy w twoim środowisku działania.
• Obszedłeś cały swój dom i całe miejsce pracy spisując wszystko, co wymaga twojej uwagi.

Zielony Pas

• Zachęcasz i dopingujesz innych do zastosowania zasad GTD.
• Co najmniej trzy razy powiedziałeś „Jakie jest Najbliższe Działanie?” pod koniec dyskusji lub spotkania związanego z pracą.
• Co najmniej trzy razy powiedziałeś „Co chcemy przez to osiągnąć?” podczas dyskusji związanej z pracą.
• Regularnie używasz przenośnego urządzenia do notowania.
• Wykonałeś swój pierwszy gruntowny Przegląd Tygodniowy.
• Tworzysz i wykorzystujesz takie listy, jak @Praca, @Komputer, @Telefon, Projekty, Może Kiedyś, Czeka Na.
• Rutynowo stosujesz Zasadę Dwóch Minut.
• Wiesz, co robić z nachodzącymi cię niespodziewanie myślami dotyczącymi projektów.
• Regularnie nosisz ze sobą narzędzia do zarządzania swoim działaniem.

Brązowy Pas

• Nie odwlekasz wykonywania poszczególnych czynności i realizacji projektów.
• Twoje listy Najbliższych Działań zawierają tylko Najbliższe Działania a nie miniprojekty.
• Wszystkie papiery na twoim biurku są przechowywane w odpowiednich teczkach.
• Żadne papiery nie plączą się w twoim otoczeniu dłużej niż kilka godzin.
• Przestałeś narzekać na pocztę elektroniczną.
• Będąc w drodze przeczytałeś coś z teczki Do Przeczytania i Przejrzenia.
• Przesuwasz pozycje z listy Może Kiedyś na listę Projektów.
• Przesuwasz pozycje z listy Projektów na listę Może Kiedyś.
• Analiza Skrzynki Spraw Przychodzących sprawia ci autentyczną przyjemność.
• Przynajmniej raz w tygodniu całkowicie opróżniasz skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej.
• Wykonujesz regularne Przeglądy Tygodniowe (co najmniej 2 razy w miesiącu).
• Przestałeś uzależniać to, czy panujesz nad swoimi sprawami, od tego, czy inni też stosują GTD.

Czarny Pas

• Zaciera się różnica pomiędzy pracą a życiem osobistym – po prostu skupiasz się na tym, co masz do zrobienia.
• Twój system może podróżować wraz z tobą.
• Zakończyłeś jeden poważny projekt, który początkowo wydawał się przytłaczający.
• Cała zawartość twojego archiwum została przejrzana w ciągu ostatniego roku.
• Nie narzekasz już na brak czasu na solidny, twórczy namysł.
• W pełni ufasz swojemu systemowi i nie boisz się, że o czymś zapomnisz.
• Twoja lista Projektów jest w 75% kompletna i aktualna.
• Musisz sprawdzić na liście telefonów do wykonania, do kogo powinieneś zadzwonić.
• Uaktualniasz swoje listy kontrolne dotyczące poziomów od 20000 do 50000 stóp.
• Twój umysł działa tak, jak tafla wody.
• Gdy twój umysł przestaje działać tak, jak tafla wody, dostrzegasz to i wiesz, jak powrócić do tego stanu.

• x-gtd