Tag: zarządzanie

Kończ waść, wstydu oszczędź!

W związku z rozpoczęciem się kolejnego roku David Allen, twórca metody Getting Things Done (GTD), proponuje, żeby każdy z nas zadał sobie bardzo istotne pytanie:

Co powinienem zakończyć?

Ale nie w sensie dramatycznego, noworocznego zerwania ze złymi nawykami i nałogami, takimi jak:

  • palenie papierosów;
  • obżeranie się słodyczami;
  • obgryzanie paznokci;
  • spędzanie wielu godzin dziennie przed telewizorem lub w internecie.

Także nie w sensie narzucania sobie superdyscypliny i spinania się w celu doprowadzenia do końca wszystkich przedsięwzięć. Przecież to jest niemożliwe!

David Allen zachęca do uczciwego spojrzenia na swoją listę rozpoczętych projektów i podjęcia decyzji, których z nich, tak z ręką na sercu, nie mamy ochoty (ani obowiązku) kontynuować:

  • bo straciły na aktualności;
  • bo przestały być potrzebne;
  • bo zmienił się twój gust lub zainteresowania;
  • bo w nowym układzie towarzyskim nie są już istotne;
  • bo przeprowadziłeś się do innego miasta lub kraju;
  • bo urodziło ci się dziecko;
  • i tak dalej, i tak dalej – przyczyn może być wiele, a niektóre z nich mogą zaskoczyć nawet ciebie samego.

Takie oczyszczanie listy realizowanych przedsięwzięć jest bardzo ważne, ale tylko z pozoru łatwe. Nie chodzi wszak o doprowadzenie wszystkich spraw do końca, lecz o zadeklarowanie niektórych z nich „zakończonymi”, niezależnie od stanu, w jakim się znajdują. O ich świadome porzucenie.

To budzi negatywne skojarzenia i poczucie utraty czegoś ważnego. Przecież w niejeden z tych projektów zainwestowałeś już wiele pracy, zaangażowania, czasu, a niekiedy i środków finansowych. Jakże teraz to tak po prostu skreślić?

Pamiętaj jednak, że tylko skreślając rzeczy, które straciły swój urok i znaczenie, możesz z pełną energią i koncentracją zasobów zająć się tym, co jest naprawdę ważne. Tu i teraz, a nie kiedyś.

Zatem podczas najbliższego Przeglądu Tygodniowego przejrzyj pod tym kątem swoją listę Projektów, odpowiadając przy każdej pozycji na pytanie:

Czy chcę zamknąć tę sprawę na obecnym etapie, czy też warta jest kontynuacji aż do osiągnięcia zamierzonego wyniku?

Takie przeczyszczenie systemu pozwoli ci z nową siłą wejść w Nowy Rok – rok składający się z ponad 300 dni, z których każdy może zbliżać cię do realizacji twoich celów lub od nich oddalać.

Powodzenia!

Co robić?

Derek Sivers powiedział kiedyś:

Rób tylko to, co tylko ty możesz zrobić.

Prawdopodobnie tak kategorycznego postulatu nikt nie jest w stanie wcielić w życie, ale jeśli tylko nieco złagodzimy tę myśl, to stanie się ona rewelacyjną strategią życiową i zawodową:

Koncentruj się na działaniu w tych dziedzinach, w których twoje umiejętności są unikalne.

Chwileczkę… Czyżbym słyszał twoje marudzenie, że nie dysponujesz wystarczająco unikalnymi umiejętnościami? Że są na świecie setki ludzi lepszych od ciebie?

Być może są, być może nie, ale rozumując tak, popełniasz bardzo istotny błąd.

Konkurencją dla ciebie nie jest cały świat, lecz twoja okolica:

  • miejscowość, w której mieszkasz;
  • szkoła, do której chodzisz;
  • firma, w której pracujesz, oraz krąg jej klientów i kooperantów;
  • społeczność internetowa, której jesteś aktywnym członkiem.

To są przykłady „twoich okolic” i w ich kontekście powinieneś doskonalić swoje unikalne umiejętności.

Mówi się, że „nie ma ludzi niezastąpionych”, ale prawda jest taka, iż niektórych bardzo trudno jest zastąpić.

Życzę ci, żebyś stał się takim człowiekiem, dzięki wdrożeniu filozofii:

Rób tylko to, co tylko ty możesz zrobić.

Komunikacja, głupcze!

60/70

Powyższe zdjęcie wykonałem, podróżując, przebudowywaną do standardu drogi ekspresowej, warszawską Trasą Toruńską. Zapewne tego nie widać, ale znak ograniczenia prędkości do 60 kilometrów na godzinę powieszono na słupku wbitym w ziemię metr przed znakiem ograniczenia prędkości do 70 kilometrów na godzinę. Zatem ograniczenie do 60 kilometrów na godzinę obowiązuje tylko na odcinku jednego metra drogi. Chyba nie o to chodziło organizatorom ruchu…

Przykład ten świadczy o tym, że w Polsce znaki drogowe często stawia się po to, żeby stały, a nie po to, żeby informowały i wpływały na jazdę kierowców.

Problem jest jednak szerszy i dotyczy podstawowego zagadnienia z dziedziny biznesu i życia w społeczeństwie: komunikacji międzyludzkiej.

Zdecydowana większość ludzi mających do przekazania jakąś informację nie rozumie, co to znaczy „przekazać informację”. Wydaje im się, że czynność ta polega na:

  • mruknięciu czegoś pod nosem,
  • napisaniu niezrozumiałego maila,
  • rozesłaniu okólnika wypełnionego odwołaniami do paragrafów, punktów i podpunktów bliżej nieokreślonych ustaw
  • lub wręcz poczekaniu, aż inna osoba sama odgadnie, o co im chodzi!

Wydaje im się tak, a potem złorzeczą, że ludzie nie rozumieją, co się do nich mówi.

Przyjmij zatem do wiadomości, że:

„Przekazanie informacji” polega na dostarczeniu jej do odbiorcy i otrzymaniu od niego potwierdzenia, iż zrozumiał ją bez przekłamań.

Najczęściej bowiem celem „przekazania informacji” jest doprowadzenie do wykonania przez drugą osobę jakiejś czynności. Musi ona zatem otrzymać dokładny opis zadania, przyjąć je do wykonania i wziąć się do roboty.

Od wieków zasada ta świetnie sprawdza się w żeglarstwie, gdzie obowiązuje następujący protokół potwierdzania doręczenia informacji:

  • Sternik: „Lewy foka szot wybierz!”
  • Członek załogi: „Jest: lewy foka szot wybierz!”

Pamiętaj:

„Przekazywanie informacji” służy zmienianiu rzeczywistości, a nie tylko wprawianiu w ruch cząsteczek powietrza lub elektronów w komputerach.

Wniosek Horstmana z Prawa Parkinsona

Słynne Prawo Parkinsona głosi, iż:

Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.

Do niedawna treść tego prawa nieodmiennie napawała mnie smutkiem i wypełniała uczuciem bezradności wobec spraw, z którymi musimy się pogodzić, ponieważ nie mamy na nie wpływu. Tymczasem Mark Horstman, jeden ze współtwórców składziku z narzędziami dla menedżerów „Manager Tools” [manager-tools.com], w cudowny sposób odwrócił kota ogonem i ogłosił swój Wniosek Horstmana z Prawa Parkinsona:

Praca kurczy się tak, aby zmieścić się w czasie, który na nią przeznaczasz.

Powiesz pewnie: „He, he, he, akurat!”, a tymczasem przypomnij sobie, jak wiele potrafisz zrobić ostatniego dnia przed urlopem. Sprawy, które odwlekałeś tygodniami, załatwiasz w ciągu kilku minut. Nieistotną korespondencję ignorujesz lub z satysfakcją kasujesz. Stajesz się superwydajnym, bezwzględnym egzekutorem, który wycina w pień zaległości i eksterminuje zawartość skrzynki spraw przychodzących.

Powiesz też pewnie: „A co z jakością? Na pewno ucierpi na takim wyżymaniu”. I będziesz miał rację. Pamiętaj jednak, że co najmniej 80% tego, co masz do zrobienia, nie wymaga perfekcji, lecz wystarczająco dobrego „odfajkowania”. Świadomie rezygnując z doskonałości w sprawach mniej ważnych, zyskujesz czas na cyzelowanie dzieł swojego życia. I o to chodzi!

Tak więc, jeśli jeszcze tego nie robisz, zacznij praktycznie stosować Wniosek Horstmana z Prawa Parkinsona:

Praca kurczy się tak, aby zmieścić się w czasie, który na nią przeznaczasz.

Ograniczaj czas realizacji zadań!

Skracaj terminy, które sam sobie wyznaczasz!

Po co?

Żeby mieć czas na to, co ważne i przyjemne.