Tag: prezentacje

Nie wiem, o czym mówię

Często spotykanym podczas prezentacji błędem jest ogłaszanie przez prelegenta swojej niekompetencji w temacie, który będzie omawiał. „Co prawda nie znam się zbyt dobrze na działaniu silników spalinowych, ale w mojej prezentacji chciałbym przedstawić Państwu zalety jednostek napędowych stosowanych w pojazdach produkowanych przez naszą firmę”. Po takim wstępie wszyscy słuchacze powinni wyjść z sali, a jeśli tego nie robią, to chyba tylko z grzeczności i z racji własnych obowiązków zawodowych.

Nigdy nie mów, że nie znasz się na tym, o czym mówisz. A jeśli rzeczywiście nic o tym nie wiesz, to znalazłeś się w niewłaściwym miejscu, w niewłaściwym czasie.

Nie przepraszaj

Występując publicznie, nigdy nie przepraszaj, gdy popełnisz błąd. Napraw błąd i natychmiast zapomnij o wpadce. Kontynuuj wygłaszanie przemówienia, ponieważ tego oczekuje od ciebie audytorium. Jeśli nie jesteś kompletnym idiotą i nie pleciesz oczywistych bzdur, słuchacze oczekują od ciebie tylko skorygowania nieścisłości, a nie rozpraszania ich przepraszaniem. Skup się na nich, a nie na sobie.

Ćwicz przed występem

Wiele osób ogranicza swoje przygotowania do występu publicznego do sporządzenia zestawu slajdów w PowerPoincie. Najczęściej robią to w ostatniej chwili, sklejając na chybił trafił fragmenty starych prezentacji znalezionych na dysku komputera (efekt takich działań najczęściej swoją urodą przypomina ciało potwora stworzonego przez doktora Frankensteina).

Nieliczni zdążają przed występem przejrzeć te slajdy, „przepowiadając” sobie w duchu: „tu powiem o naszej strategii marketingowej”, „tu wspomnę o wynikach sprzedaży”, „ten slajd będzie tłem dla anegdoty o pijanym zającu”.

Powiem wam krótko: przygotowując się w ten sposób, oszukujecie samych siebie i swoich słuchaczy. Wasze wystąpienie będzie miało taki sam efekt, jak przesłanie zestawu slajdów pocztą elektroniczną.

Istotą biznesowych prezentacji publicznych jest opowiedzenie historii, która przeprowadzi słuchaczy od stanu nieświadomości lub nawet sceptycyzmu w stosunku do twoich pomysłów do stanu gotowości do działania zgodnie z twoimi oczekiwaniami. Żeby to zrobić, musisz starannie przygotować zestaw slajdów, a następnie wielokrotnie przećwiczyć wygłaszanie przemówienia. I ćwiczenia te nie mogą polegać na „przepowiadaniu” sobie, co kolejno zostanie powiedziane, lecz na powiedzeniu tego tak, jakby odbywało się to naprawdę. Jeszcze nikt nie wygrał meczu tenisowego, ograniczając swoje przygotowania do rozmyślań, jakie wykona zagrania. Te zagrania należy doprowadzić do doskonałości, sprawdzić ich skuteczność ze sparingpartnerem i dopiero wtedy można z wiarą w zwycięstwo wyjść na kort centralny.

7 klasycznych zagajeń

  1. Pytanie skierowane do audytorium.
  2. Zadziwiający fakt lub szokujące dane statystyczne.
  3. Retrospektywa lub spojrzenie w przyszłość.
  4. Anegdota.
  5. Cytat z literatury fachowej.
  6. Aforyzm.
  7. Analogia przybliżająca słuchaczom temat prezentacji.

Jerry Weissman „Presenting to Win. The Art of Telling Your Story” (84)

16 struktur prezentowania informacji

  1. Modularna. Sekwencja modułów informacyjnych, których kolejność można dowolnie zmieniać.
  2. Chronologiczna. Sekwencja modułów informacyjnych uszeregowana zgodnie z ich następstwem czasowym.
  3. Fizyczna. Sekwencja modułów informacyjnych uporządkowana zgodnie z ich fizycznym lub geograficznym położeniem.
  4. Przestrzenna. Sekwencja modułów informacyjnych przedstawiona zgodnie z odwzorowującym ją modelem przestrzennym.
  5. Problem/rozwiązanie. Przedstawienie kolejnych informacji w postaci par: problem, z jakim się mogą spotkać słuchacze, i rozwiązanie proponowane przez prezentera.
  6. Zagadnienie/działanie. Przedstawienie kolejnych informacji w postaci par: zagadnienie, z jakim się mogą spotkać słuchacze, i działanie proponowane przez prezentera.
  7. Okazja/sposób wykorzystania. Przedstawienie kolejnych informacji w postaci par: okazja, z jaką się mogą spotkać słuchacze, i sposób jej wykorzystania proponowany przez prezentera.
  8. Forma/funkcja. Przedstawienie centralnej koncepcji biznesowej, metody lub technologii i wielu wynikających z niej funkcji lub zastosowań.
  9. Cechy/korzyści. Przedstawienie szeregu cech wyróżniających produkt lub usługę i odpowiadających tym cechom konkretnych korzyści.
  10. Analiza przypadku. Omówienie zastosowania przedstawionych informacji w rzeczywistej sytuacji biznesowej.
  11. Zarzut/fałsz. Przedstawienie zarzutu i natychmiastowe obalenie go argumentacją obnażającą jego fałszywość.
  12. Porównania. Sekwencja porównań mających na celu wykazanie różnic pomiędzy rozwiązaniem proponowanym przez prezentera a koncepcjami konkurencyjnymi.
  13. Tabela. Zastosowanie tabeli 2 na 2 (lub większej) do uporządkowania szeregu złożonych pojęć.
  14. Równoległe ścieżki. Przedstawienie podobnych zagadnień w postaci sekwencji analogicznych modułów informacyjnych.
  15. Pytania retoryczne. Skupienie uwagi słuchaczy poprzez zadawanie pytań i niezwłoczne udzielanie na nie odpowiedzi.
  16. Numeryczna. Przedstawienie luźno powiązanych informacji w postaci wyliczenia.

Jerry Weissman „Presenting to Win. The Art of Telling Your Story” (52-54)

Pięć Grzechów Głównych

Większość prezentacji pada ofiarą czegoś, co nazywam Pięcioma Grzechami Głównymi:

  1. Brak myśli przewodniej. Słuchacze opuszczają prezentację, nie wiedząc, o co tak naprawdę chodziło prowadzącemu.
  2. Brak korzyści dla słuchaczy. Słuchacze nie dowiadują się, do czego mogą im się przydać przekazywane informacje.
  3. Pokrętność wywodu. Prezenter przedstawia informacje w tak chaotyczny i trudny do ogarnięcia sposób, że słuchacze nie są w stanie podążać za jego tokiem myśli.
  4. Zbytnia szczegółowość. Prezentacja zawiera tak wiele nieistotnych szczegółów, że trudno wyłuskać informacje, które są naprawdę ważne.
  5. Rozwlekłość. Zbyt długa prezentacja staje się z biegiem czasu tak nudna, że jedyną rzeczą, o jakiej marzą słuchacze, jest to, żeby ich męki czym prędzej się zakończyły.

Jerry Weissman „Presenting to Win. The Art of Telling Your Story” (3-4)

Zabójcza prezentacja

Aby przedstawić zabójczą prezentację biznesową, skorzystaj z następujących rad:

  1. Nie nadużywaj materiałów audiowizualnych do przekazywania treści.
  2. Nawiąż kontakt wzrokowy z publicznością.
  3. Ukaż swoją osobowość.
  4. Co pewien czas rozśmiesz słuchaczy, żeby nie usnęli.
  5. Mów do „swojej publiczności”, a nie do „nich”.
  6. Bądź szczery i uczciwy w tym, co mówisz.
  7. Nie „przegotuj się” (nie przesadź z przygotowaniami), bo stracisz świeżość.
  8. Nie stój, jak słup. Zachowuj się swobodnie i stosuj odpowiednią gestykulację.
  9. Mów poprawnie, nie dukaj i nie mucz między słowami.
  10. Staraj się pozytywnie odróżnić od innych mówców.

Na podstawie „10 Tips for a Killer Presentation”.