Tag: gtd

Przeglądy poziomów

David Allen definiuje 6 poziomów, z jakich powinieneś przyglądać się swojemu życiu. Wiele osób bywa zdezorientowanych, co jaki czas wykonywać okresowe przeglądy na każdym z tych poziomów. A jest to istotne w celu zapewnienia regularnego uaktualniania swoich priorytetów i zobowiązań. Oto „urzędowa” wykładnia, którą zamieszczono w książce „Ready for Anything”:

  • Poziom 0 („bieżnia życia”) – bieżące działania –
    przeglądaj codziennie.
  • Poziom 10 000 stóp – bieżące projekty –
    przeglądaj co tydzień.
  • Poziom 20 000 stóp – bieżące obszary odpowiedzialności –
    przeglądaj co miesiąc.
  • Poziom 30 000 stóp – cele roczne-dwuletnie –
    przeglądaj co kwartał.
  • Poziom 40 000 stóp – cele trzy-pięcioletnie –
    przeglądaj co rok.
  • Poziom 50 000 stóp – wizja kariery, sensu i stylu życia –
    przeglądaj co rok, poważnie zastanów się nad tymi sprawami co kilka lat.

Historia Davida Allena

A oto krótka historia drogi zawodowej Davida Allena (twórcy metody Getting Things Done – GTD), opublikowana kiedyś w Internecie:

  • 1981 – David zaczął pracę jako trener w Insight Seminars;
  • 1981-1983 – David rozwinął własną działalność konsultingową (jego mentor D. Acheson zapoznał go z ideą Najbliższego Działania (Next Action);
  • 1983 – David dołączył do zespołu Insight i stworzył Insight Consulting Group (wraz z Russem Bishopem);
  • 1983 – firma Insight uzyskała prawa do sprzedaży w Stanach Zjednoczonych duńskiego produktu Time/Design (została pierwszym anglojęzycznym dystrybutorem) i zastosowała go jako narzędzie w ramach szkolenia Managing Accelerated Productivity, które David przygotował dla Lockheeda, a które później zaoferowano także innym klientom;
  • 1985-1990 – prawa do Time/Design zostały odsprzedane Skipowi Sagarowi, który odsprzedał je amerykańskiemu oddziałowi duńskiej firmy, który z kolei odsprzedał je firmie Southworth Corp. z siedzibą w Massachusetts. W tym czasie David we współpracy z amerykańskim dystrybutorem prowadził wszystkie szkolenia związane z produktem Time/Design;
  • 1990-1994 – w porozumieniu z Southworth-Time/Design firmą prowadzącą marketing i sprzedaż produktu Time/Design David prowadził wszystkie związane z tym szkolenia;
  • 1994 do chwili obecnej – firma Time/Design postanowiła zaoferować „lżejszą” i tańszą wersję szkoleń – dotychczas przeznaczonych dla klientów korporacyjnych. Jej trenerzy zaczęli prowadzić takie zajęcia na podstawie materiałów opracowanych przez Davida, co z jego perspektywy nie wydaje się zbyt miłe i eleganckie. Jeszcze przez rok Davidowi zlecano prowadzenie szkoleń, jednak później działalność tę przejął pracownik Time/Design;
  • 1995 – podczas szkoleń David przestał wskazywać konkretną implementację swojej metody (ludzie mieli zwykle już jakieś przyzwyczajenia) i zaczął się skupiać na procesach myślowych;
  • 1995-1997 – drogi Davida i dwojga jego dotychczasowych partnerów (Russella Bishopa i Sally McGhee) rozeszły się. David wraz ze swoją żoną Kathryn wykupił od nich całą działalność w zakresie konsultingu i prowadzenia szkoleń i w ten sposób stworzył David Allen Company.

Wynikiem zebranych doświadczeń i przemyśleń są następujące książki:

  • 2001 – David Allen „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity” (w najbliższym czasie ukaże się polskie wydanie „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”)
  • 2003 – David Allen „Ready for Anything. 52 Productivity Principles for Work and Life”
  • 2005 – Sally McGhee „Take Back Your Life!: Using Microsoft Outlook to Get Organized and Stay Organized”

Pasy GTD inaczej

Jeden z członków forum użytkowników Getting Things Done opublikował bardziej uporządkowaną charakterystykę stopni wtajemniczenia GTD. W stosunku do klasyfikacji przedstawionej przeze mnie poprzednio (Biały Pas, Zielony Pas, Brązowy Pas, Czarny Pas, Czarny Pas 2-go Stopnia) dodano tu dodatkowy poziom (Żółty Pas) i przejrzyściej wypunktowano niezbędne na każdym poziomie umiejętności. Oto one:

Biały Pas

  • Uznajesz sztukę zarządzania strumieniem zadań za główną umiejętność, którą należy doskonalić.
  • Masz skrzynkę spraw przychodzących i rozpocząłeś kolekcjonowanie wszystkiego, co jeszcze nie zostało przeanalizowane.
  • Wykonałeś przynajmniej jeden oczyszczający przegląd umysłu.
  • W domu i w pracy określiłeś kluczowe obszary, które wymagają uporządkowania.
  • Zacząłeś tworzyć i wykorzystywać listy przypomnień o zamierzonych działaniach.
  • Zacząłeś notować informacje wtedy, gdy się o nich dowiadujesz, a nie wtedy, gdy stają się pilne.

Żółty Pas

  • Używasz jakiegoś podręcznego narzędzia do notowania.
  • Uporządkowałeś swoje archiwum i teczki dotyczące projektów.
  • Stworzyłeś listę Projektów.
  • Przynajmniej raz całkowicie opróżniłeś skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej.
  • Naprawdę wkładasz rzeczy do skrzynki spraw przychodzących i opróżniasz ją co kilka dni.
  • Uporządkowałeś co najmniej jedną istotną „czarną dziurę” z papierzyskami w pracy lub w domu.
  • Opatrujesz etykietami wszystkie teczki oraz inne rzeczy w twoim środowisku działania.
  • Obszedłeś cały swój dom i całe miejsce pracy spisując wszystko, co wymaga twojej uwagi.

Zielony Pas

  • Zachęcasz i dopingujesz innych do zastosowania zasad GTD.
  • Co najmniej trzy razy powiedziałeś „Jakie jest Najbliższe Działanie?” pod koniec dyskusji lub spotkania związanego z pracą.
  • Co najmniej trzy razy powiedziałeś „Co chcemy przez to osiągnąć?” podczas dyskusji związanej z pracą.
  • Regularnie używasz przenośnego urządzenia do notowania.
  • Wykonałeś swój pierwszy gruntowny Przegląd Tygodniowy.
  • Tworzysz i wykorzystujesz takie listy, jak @Praca, @Komputer, @Telefon, Projekty, Może Kiedyś, Czeka Na.
  • Rutynowo stosujesz Zasadę Dwóch Minut.
  • Wiesz, co robić z nachodzącymi cię niespodziewanie myślami dotyczącymi projektów.
  • Regularnie nosisz ze sobą narzędzia do zarządzania swoim działaniem.

Brązowy Pas

  • Nie odwlekasz wykonywania poszczególnych czynności i realizacji projektów.
  • Twoje listy Najbliższych Działań zawierają tylko Najbliższe Działania a nie miniprojekty.
  • Wszystkie papiery na twoim biurku są przechowywane w odpowiednich teczkach.
  • Żadne papiery nie plączą się w twoim otoczeniu dłużej niż kilka godzin.
  • Przestałeś narzekać na pocztę elektroniczną.
  • Będąc w drodze przeczytałeś coś z teczki Do Przeczytania i Przejrzenia.
  • Przesuwasz pozycje z listy Może Kiedyś na listę Projektów.
  • Przesuwasz pozycje z listy Projektów na listę Może Kiedyś.
  • Analiza Skrzynki Spraw Przychodzących sprawia ci autentyczną przyjemność.
  • Przynajmniej raz w tygodniu całkowicie opróżniasz skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej.
  • Wykonujesz regularne Przeglądy Tygodniowe (co najmniej 2 razy w miesiącu).
  • Przestałeś uzależniać to, czy panujesz nad swoimi sprawami, od tego, czy inni też stosują GTD.

Czarny Pas

  • Zaciera się różnica pomiędzy pracą a życiem osobistym – po prostu skupiasz się na tym, co masz do zrobienia.
  • Twój system może podróżować wraz z tobą.
  • Zakończyłeś jeden poważny projekt, który początkowo wydawał się przytłaczający.
  • Cała zawartość twojego archiwum została przejrzana w ciągu ostatniego roku.
  • Nie narzekasz już na brak czasu na solidny, twórczy namysł.
  • W pełni ufasz swojemu systemowi i nie boisz się, że o czymś zapomnisz.
  • Twoja lista Projektów jest w 75% kompletna i aktualna.
  • Musisz sprawdzić na liście telefonów do wykonania, do kogo powinieneś zadzwonić.
  • Uaktualniasz swoje listy kontrolne dotyczące poziomów od 20000 do 50000 stóp.
  • Twój umysł działa tak, jak tafla wody.
  • Gdy twój umysł przestaje działać tak, jak tafla wody, dostrzegasz to i wiesz, jak powrócić do tego stanu.

Czarny Pas GTD 2-go Stopnia

Kolejnym po Białym Pasie, Zielonym Pasie, Brązowym Pasie i Czarnym Pasie, a zarazem najwyższym stopniem wtajemniczenia GTD jest:

Czarny Pas 2-giego Stopnia

Na tym poziomie praktycznie nie odczuwasz presji upływu czasu. Często działasz szybko, ale rzadko jesteś zapracowany. Gdy bawisz się z psem, nie myślisz o sprawach najważniejszych – zrobiłeś to już wcześniej. Wiesz, do czego służy każdy z kluczy znajdujących się w szufladzie twojego biurka.