Porządkowanie jest trzecią fazą zajmowania się sprawami w metodzie GTD. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:
Pogrupuj wyniki analizy związane z koniecznością podjęcia działania w odpowiednio zdefiniowanych kategoriach. Wyróżniamy cztery kategorie podstawowe:
Projekty – przedsięwzięcia, które zamierzasz zrealizować;
Terminarz – działania, które należy wykonać określonego dnia i – w przypadku niektórych z nich – o określonej godzinie;
Najbliższe Działania – czynności, które należy wykonać tak szybko, jak to tylko możliwe;
Czeka Na – przekazane innym Projekty i Działania, na których wykonanie czekasz.
Do powyższych kategorii dodaj podkategorie usprawniające działanie systemu takie, jak „Telefony”, „Zakupy”, „W domu”, „Przy komputerze” itp.
Sporządź także listy długoterminowych celów i wartości.
Przygotuj listy kontrolne opisujące i wspomagające rutynowe czynności, które wykonujesz, oraz gromadzące związane ze sobą informacje źródłowe.
Utrzymuj w porządku swoje główne archiwum danych źródłowych tak, żebyś zawsze łatwo mógł odszukać umieszczoną tam informację.
Posługuj się niezawodnym systemem świadomego odkładania na przyszłość zamierzeń i działań (lista „Może Kiedyś”, terminarz, folder „Sprawy na później”).
Informacje dotyczące bieżących Projektów przechowuj w głównym archiwum danych źródłowych albo w osobnych segregatorach lub pojemnikach na sprawy w toku.
Analiza jest drugą fazą zajmowania się sprawami, które umieściłeś w miejscach gromadzenia. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:
Dokonaj analizy każdej sprawy znajdującej się w miejscach gromadzenia (zdecyduj, co z każdą z nich należy zrobić).
Jeśli analizowana sprawa nie wymaga w tej chwili podejmowania żadnych działań, zdecyduj, czy informację tę wyrzucić, odłożyć do późniejszego obsłużenia czy też umieścić w archiwum danych źródłowych.
Jeśli analizowana sprawa wymaga aktywnego zajęcia się nią, określ Najbliższe Działanie i:
wykonaj je od razu, jeśli nie zajmie ci to więcej niż 2 minuty;
przydziel komuś do wykonania (i wpisz na listę @CzekaNa);
odłóż na później, umieszczając je na jednej z kontekstowych list Najbliższych Działań.
Jeśli jedno zdefiniowane działanie nie załatwia analizowanej sprawy do końca, masz do czynienia ze zobowiązaniem, które jest Projektem – nadaj mu nazwę i umieść na liście Projektów.
Gromadzenie jest pierwszą fazą zajmowania się sprawami, którymi chcesz lub powinieneś się zająć. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:
Niezwłocznie umieszczaj wszystkie nowe sprawy w szczelnych miejscach gromadzenia (fizycznej skrzynce spraw wpływających, skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej, papierowym notatniku, dyktafonie, sekretarce automatycznej) tak, by nie absorbowały obszarów pamięci krótkoterminowej twojego mózgu.
Zredukuj liczbę miejsc gromadzenia do niezbędnego minimum.
Regularnie opróżniaj wszystkie miejsca gromadzenia wykonując analizę i porządkowanie umieszczonych tam spraw.
Awans na stanowisko kierownicze jest przeważnie powodem do dumy, ale równie często staje się źródłem stresu wynikającego z niewiedzy, czym wyższy poziom w hierarchii służbowej różni się od niższego. Pewnie chciałbyś wiedzieć, na czym polegają te różnice. A oto najprostsze z możliwych definicji:
Zadaniem Pracownika jest wykonanie określonej pracy (horyzont czasowy samodzielniej realizacji zadań przez Pracownika nie przekracza jednego dnia).
Zadaniem Kierownika jest zapewnienie, że podlegający mu Pracownicy wykonają wyznaczoną im pracę (horyzont czasowy samodzielniej realizacji zadań przez Kierownika wynosi od jednego do kilku tygodni).
Zadaniem Dyrektora jest stworzenie systemu, który sprawi, że podlegający mu Kierownicy i Pracownicy będą wykonywali wyznaczoną im pracę (horyzont czasowy samodzielniej realizacji zadań przez Dyrektora wynosi od jednego do kilku miesięcy).
Zadaniem Członka Zarządu jest zintegrowanie systemów stworzonych przez Dyrektorów w niezawodny mechanizm zapewniający działanie części lub całości przedsiębiorstwa (horyzont czasowy samodzielniej realizacji zadań przez Członka Zarządu jest nie mniejszy niż jeden kwartał).
BIZNES BEZ STRESU 