Tag: zarządzanie

12-tygodniowy rok

12 Work Year

Mieliśmy już przebojowy „4-godzinny tydzień pracy” Tima Ferrissa – propozycję, którą uważam bardziej za marketingowy eksperyment niż poradnik prezentujący alternatywny sposób na życie. Oczywiście nie mogę odmówić autorowi popularyzacji wielu pożytecznych wskazówek praktycznych, ale całość nie przystaje do skrzypiącej rzeczywistości. Jak mówi ludowe przysłowie, „pańskie oko konia tuczy”, więc marny los tych, którzy uważają, że wystarczy poświęcać tylko 4 godziny tygodniowo na pilnowanie swoich spraw.

Znacznie lepszą koncepcją z dziedziny manipulacji jednostkami czasu jest 12-tygodniowy rok opisany w książce „The 12 Week Year: Get More Done in 12 Weeks than Others Do in 12 Months” („12-tygodniowy rok, czyli jak zrobić więcej w ciągu 12 tygodni, niż inni przez 12 miesięcy”) autorstwa Briana P. Morana i Michaela Lenningtona.

Tytuł obiecuje dużo i, moim zdaniem, wcale nie stanowi przesady. Bez napinki, sztuczek motywacyjnych, stresu i zmęczenia można zdziałać znacznie więcej, stosując proponowaną przez Morana i Lenningtona metodę zmiany perspektywy czasowej planowania i realizacji swoich zamierzeń.

Zarówno w życiu prywatnym, jak i w pracy zawodowej przywykliśmy do rocznych cyklów planowania i rozliczania kluczowych przedsięwzięć. Wydaje się to rozsądne, jednak nie jest ze względu na ułomności natury ludzkiej. Zobowiązania noworoczne nie działają, a wykonywanie firmowych projektów i budżetów zwykle odbywa się w następującym trybie:

  • pierwszy kwartał: nie dzieje się prawie nic, opóźnienia w skali roku są jeszcze niewielkie, nie ma powodu do niepokoju;
  • drugi kwartał: ktoś bez pośpiechu zaczyna coś robić, ale w dalszym ciągu jest jeszcze masę czasu do końca roku, więc ewentualne zaległości da się bez problemu nadrobić;
  • trzeci kwartał: okres urlopowy sprawia, że o żadnym przyspieszeniu i nadrabianiu opóźnień nie ma mowy – oczywiście z przyczyn obiektywnych i łatwo wytłumaczalnych;
  • czwarty kwartał: to czas, w którym wszyscy biegają jak opętani, pracują po nocach, próbując zrobić przez ostatnie 3 miesiące roku pracę zaplanowaną na 12 miesięcy.

Taka jest rzeczywistość, w jakiej większość z nas działa. Co zatem zrobić? Rozwiązanie nasuwa się samo: planować i rozliczać przedsięwzięcia w okresach kwartalnych czyli trzymiesięcznych czyli 12-tygodniowych (plus jeden tydzień rezerwy na uratowanie się z niekontrolowanego poślizgu lub na zasłużony odpoczynek).

Podoba mi się ten pomysł!

12 tygodni to czas wystarczająco długi, żeby zrobić coś nietrywialnego, i jednocześnie wystarczająco krótki, żeby od początku czuć presję zbliżających się terminów wykonania tygodniowych zadań cząstkowych oraz wcale nie tak odległego terminu końcowego. Sam pomyśl: dziś jest 3 października, a Boże Narodzenie, które nastąpi za 12 tygodni, wydaje się być w zasięgu wzroku! Właściwie to już trzeba zacząć myśleć o prezentach! ;-)

Planuj więc i działaj w rytmie kwartalnym!

Ale przedtem przeczytaj kilka cytatów, które wynotowałem z tej książki:

„Gdy­byśmy ro­bili te wszys­tkie rzeczy, które jes­teśmy w sta­nie zro­bić, wpra­wili­byśmy się w og­romne zdumienie.” – Thomas Edison

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 226]

Większość z nas ma dwa życia: to, które przeżywamy i to, które bylibyśmy zdolni przeżyć.

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 229]

„Nie możesz bu­dować re­putac­ji na tym, co za­mie­rzasz zrobić.” – Henry Ford

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 313]

„Całe życie chciałam być kimś. Teraz widzę, że powinnam to sprecyzować.” – Lily Tomlin

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 485]

„Najlepszym wskaźnikiem, jaka będzie twoja przyszłość, jest to, co robisz każdego dnia.”

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 607]

„Uncja działania jest warta tony teorii.” – Ralph Waldo Emerson

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 624]

„Wierzymy w Boga; pozostali muszą przynieść konkrety.” – W. Edwards Deming

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 674]

„Jeśli zatroszczymy się o minuty, lata same sobie poradzą.” – Benjamin Franklin

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 769]

„Najlepszą cechą przyszłości jest to, że nadchodzi dzień po dniu.” – Abraham Lincoln

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 949]

Zachęcające jest to, że niezależnie od przeszłych lub obecnych wyników, możesz zacząć osiągać wspaniałe rezultaty już dziś, wybierając dobre robienie tego, co wiesz, że powinieneś robić. To naprawdę nie jest ani trochę bardziej skomplikowane. W końcu – albo przykładasz się tu i teraz, albo wcale.

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 983]

Przyjmij rzeczywistość do wiadomości.

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 2332]

Skup się na tym, na co masz wpływ.

[Brian P. Moran, Michael Lennington, „The 12 Week Year”, Kindle loc. 2336]

Pomyłki się zdarzają

Każdy czasem się myli. Nikt nie jest doskonały.

I to cię denerwuje – zarówno czyjeś błędy, jak i twoje.

Oto trzy refleksje na temat pomyłek, które pozwolą ci zredukować związany z nimi stres:

  1. Pomyłki się zdarzają. Takie jest życie. Zawsze coś może pójść nie tak. Ale pamiętaj, że znakomita większość ludzi nie wstaje rano z myślą, żeby zrobić ci na złość. Ty, mam nadzieję, też nie budzisz się codziennie z takimi intencjami.
  2. Ludzie mylą się, choć chcą dobrze. Robią to, co w danym kontekście wydaje im się sensowne, ale niestety nie zawsze ich ocena sytuacji jest prawidłowa. Zasługują więc na domniemanie niewinności. Trudno oczywiście wiecznie rozgrzeszać zatwardziałych recydywistów, ale każdy ma prawo do błędu w nowych dla niego okolicznościach.
  3. Nawet geniusze popełniają błędy. A ludzie przeciętni potrafią dokonywać niezwykłych czynów. Nikt nie jest doskonały, ale i nikt nie jest beznadziejny przez całe życie. Nie wyciągaj uogólnionych wniosków na podstawie jednego pozytywnego lub negatywnego zdarzenia.

Co w związku z tym powinieneś zrobić, gdy padniesz ofiarą pomyłki?

Spróbuj spojrzeć na sprawę z innej perspektywy.

Może w skali całokształtu twoich działań ta pomyłka nie jest wcale tak wielkim problemem?

Uśmiechnij się, zwracając uwagę zmartwionemu winowajcy.

Zajmij się rozwiązaniem problemu, a nie rozpamiętywaniem tego, co się już zdarzyło i pompowaniem czyjegoś (lub swojego) poczucia winy.

E-mail? Nie żartuj!

Oprócz braku natchnienia i braku gruntownych podstaw teoretycznych ludzie często stosują następującą wymówkę:

Nie zabrałem się za to, bo co chwilę przychodziły do mnie jakieś maile.

I znów – osoby, które tak się tłumaczą, święcie wierzą, że ich podstawowym obowiązkiem w pracy jest natychmiastowa reakcja na każdą wiadomość pojawiającą się w ich skrzynce odbiorczej.

Co za bzdura!

Są oczywiście stanowiska, gdzie rytm pracy wyznaczają zgłoszenia wymagające niezwłocznej interwencji, ale… ty nie pracujesz ani w straży pożarnej, ani w policji, ani w pogotowiu ratunkowym, ani w strukturach zarządzania kryzysowego. Masz do wykonania konkretną robotę i bynajmniej nie jest to „oczekiwanie na kolejny mail”.

Przecież nie wpiszesz sobie do CV, że twoją podstawową umiejętnością zawodową jest ciągła gotowość do odebrania informacji za pomocą poczty elektronicznej!

Dlatego:

  • Po pierwsze: przestań stosować tę wymówkę.
  • Po drugie: zrewiduj swoją politykę obsługi pocztowej skrzynki odbiorczej.

Oto 3 zasady, które uchronią cię przed e-mailową bieżączką:

  1. Przeglądaj i analizuj zawartość skrzynki pocztowej nie częściej niż 3 razy dziennie.
  2. Przydziel temu zadaniu konkretny, ograniczony czas – na przykład 9:30-10:00, 12:30-13:00, 15:30-16:00.
  3. Każdą wiadomość czytaj tylko raz i decyduj (na przykład zgodnie ze wskazówkami Davida Allena), co zamierzasz zrobić w odpowiedzi na każdą z nich.

I najważniejsze:

Jeśli to możliwe, wyłącz w swoim programie pocztowym automatyczne pobieranie korespondencji z serwera. Unikniesz w ten sposób rozpraszającej cię pokusy, żeby podejrzeć, czy coś nowego nie pojawiło się w skrzynce odbiorczej. O wyznaczonych godzinach inicjuj ten proces ręcznie.

No, to skoro już to wiesz, ruszaj do pracy, żeby zrobić coś naprawdę ważnego, a nie tylko taplać się w świecie pozornego zaabsorbowania sprawami.

Czy widzisz to, co ja?

Czy widzisz to, co ja?

Setki badań naukowych i tysiące przypadków z życia codziennego świadczą o tym, że nie.

Każdy z nas, patrząc na te same przedmioty, wydarzenia i ludzi, widzi je na swój sposób. Na oglądane obrazy nakłada swój własny filtr doświadczeń, uprzedzeń, marzeń, pragnień lub niczym nieuzasadnionego entuzjazmu.

Pamiętaj:

Nie widzisz świata takim, jakim jest, ale takim, jakim ty jesteś.

Inni też tak mają, więc przestań się dziwić, pogódź się z tym faktem i wykorzystaj tę wiedzę do lepszego rozumienia otaczających cię ludzi.

Nie musisz akceptować tego, jak interpretują to, co widzą, ale nie wymagaj, żeby interpretacja ta była identyczna z twoją.

Jeśli chcesz, żeby zrobili coś zgodnie z twoją wolą, znajdź im odpowiednią motywację w ich świecie.

Trudne?

Bardzo!

Ale jakie daje rezultaty!