Kategoria: x-gtd

David Allen ujawnia niewygodną prawdę!

W ramach jednego z ostatnio opublikowanych w internecie wywiadów David Allen ujawnił zaskakującą i dotychczas szerzej nieznaną prawdę na temat swojej metody Getting Things Done (GTD):

„GTD nie rozwiąże twoich problemów. Obnaży je jedynie w całej ich bezwstydnej okazałości i podpowie, jak możesz skutecznie sobie z nimi radzić.”

Usłyszawszy to, świat zamarł w niedowierzaniu, zawiedzeni entuzjaści łatwych rozwiązań wyszli na ulice i zaczęli palić opony, rządy wielu krajów opublikowały stosowne oświadczenia wyrażające zaskoczenie i niezadowolenie, a technologicznie uzdolnieni ministrowie wydali groźne pomruki na Twitterze.

Zdaniem komentatorów to kolejny, po rewelacjach ujawnionych przez Edwarda Snowdena, cios zadany powszechnemu błogostanowi cywilizacji zachodniej i poczuciu, że jacyś „oni” cały czas dbają o interesy każdego z nas i że nie musimy nawet ruszać palcem, żeby zawsze „było dobrze”.

Czas się przebudzić!

To był piękny sen, ale prawda jest taka, że w ostatecznym rozrachunku to ty jesteś jedyną osobą zainteresowaną rozwiązaniem twoich problemów. Metoda GTD z jej ścieżkami postępowania i tworzonymi na tej podstawie listami projektów oraz zadań stanowi doskonałe narzędzie, ale tylko wspierające twoje działania, a nie je zastępujące.

Zatem:

Do roboty!

Nikt tego nie zrobi za ciebie!

Jajecznica i inne tytuły

Nazwanie dzieła to podstawa. Bez tego ani rusz. Nazwa musi zagościć w umyśle twórcy. Musi zacząć drażnić jego mózg niczym ziarenko piasku wewnątrz małżej muszli. I tak, jak ziarenku daleko jest do szlachetnego kształtu przyszłej perły, tak i nazwa nie musi zwiastować wspaniałości dzieła.

Czy wiesz, co pewnego ranka zaczęło chodzić po głowie Paulowi McCartneyowi? Jajecznica – Scrambled Eggs. Powtarzał to sobie, idąc do łazienki, szukając w lodówce jajek i smażąc na patelni wymarzony posiłek. I nagle zaczął słyszeć melodię tych i następnych słów („Scrambled Eggs/Oh, my baby, how I love your legs…” :-) ). Melodię znaną jako jeden z najwspanialszych przebojów Beatlesów i całej muzyki popularnej. Standard, który porusza serce każdego słuchacza i którego tytuł nie musi być tłumaczony na żaden język. „Yesterday” zna każdy.

Robocze tytuły są nazwami, które w prosty sposób oddają zamierzenie lub skojarzenia autora. Wiele znanych filmów, programów komputerowych, utworów muzycznych i książek obdarzono kryptonimami, które dopiero w chwili autocenzuralnej refleksji marketingowej zostały zamienione na rynkowe etykiety.

Podobnie było z książką „Getting Things Done” Davida Allena. Miała nazywać się całkiem inaczej. Wiesz jak?

„Zen and the Art of the In-basket Maintenance”

czyli

„Zen i sztuka obsługi skrzynki spraw przychodzących”

To nawiązanie do kultowej książki Roberta M. Pirsiga „Zen and the Art of the Motorcycle Maintenance”, w której autor z prostej, rzemieślniczej dbałości o jakość i sprawność mechanizmów wywodzi fundamentalną filozofię sensu istnienia. W ten sposób David Allen nadał kierunek swojemu twórczemu myśleniu, starając się stworzyć uniwersalną, skuteczną metodę obsługi świata uporczywie osaczającego nas najróżniejszymi sprawami. Skrzynka spraw przychodzących jest miejscem ich gromadzenia, a opisana w książce metoda służy utrzymywaniu jej w czystości i ciągłej gotowości do użycia.

Dobrze, że dzieło Allena przemianowano na „Getting Things Done”, ponieważ tytuł roboczy, choć inspirujący, nie był zbyt odkrywczy. Poza tym książka miała trafić również do tych czytelników, którzy nigdy nie słyszeli o istnieniu filozoficznej rozprawy Pirsiga. Jak się później okazało, skrót GTD stał się rozpoznawalną marką i symbolem sprawnego działania.

A czy ty nadajesz swoim dziełom robocze kryptonimy?

Perfekcyjna uprawa GTD

Wielu ludzi znajduje perwersyjną przyjemność w doskonaleniu swoich systemów GTD.

Zmieniają sposoby prowadzenia list Projektów i Najbliższych Działań, testują różne aplikacje, sami wymyślają nowe układy list oraz sposoby ich przechowywania i przeglądania.

Toczą nieustanne spory, ile należy mieć skrzynek spraw przychodzących, ile list kontekstowych i czy wolno zarezerwować sobie w kalendarzu dwie godziny na podgonienie tematu, który nagle stał się pilny.

A tu wcale nie chodzi o to, żeby perfekcyjnie uprawiać GTD!

Tu chodzi o zdrowy rozsądek!

Celem metody Getting Things Done Davida Allena jest jak najłatwiejsze realizowanie zamierzeń przy jak najmniejszym wysiłku – zarówno umysłowym, jak i fizycznym.

Nie ma czegoś takiego, jak uprawianie GTD, ponieważ GTD nie jest celem samym w sobie, lecz tylko efektywnym narzędziem do osiągania celów.

GTD to sport indywidualny

Metoda Getting Things Done (GTD) Davida Allena to sport indywidualny.

Powiem więcej: GTD to sport kontaktowy.

To samotne zmaganie się z samym sobą i ze swoją uczciwością.

To odwaga spojrzenia prawdzie w oczy. Zarówno tej wygodnej, jak i niewygodnej. I stawienia jej czoła.

GTD to pięć wymagających hartu ducha etapów „zarządzania strumieniem zadań”. Strumieniem zadań? Tak, bo życie to strumień spraw i związanych z nimi czynności. Te pięć etapów to:

  1. Gromadzenie, które wymaga od ciebie odwagi nieprzymykania oczu na sprawy, którymi należy się zająć.
  2. Analiza, która wymaga od ciebie odwagi jasnego określenia twojego stosunku do każdej sprawy.
  3. Porządkowanie, które wymaga od ciebie konsekwencji w układaniu wszystkiego we właściwych przegródkach.
  4. Przegląd tygodniowy, który wymaga od ciebie odwagi okresowego konfrontowania postępów z zamierzeniami.
  5. Wykonanie, które wymaga od ciebie odwagi w walce z Kolegą Leniem.

Pięć prostych kroków – łatwych do zdefiniowania, lecz wymagających woli i determinacji, jeśli chcesz usunąć ze swojego życia wszelkie niedopowiedzenia i przemilczenia. Dopiero takie oczyszczenie przynosi ulgę w postaci „umysłu jak tafla wody”, gotowego odpowiednio zareagować na każdą niespodziankę – zarówno dobrą, jak i złą. Dopiero takie oczyszczenie czyni cię dojrzałym i odpowiedzialnym człowiekiem, który świadomie decyduje, co powinien, co może, a czego nie musi robić. I są to twoje własne, a nie narzucone przez kogoś decyzje, dzięki czemu stajesz się właścicielem swojego życia.

Jakie ma to przełożenie na działanie w „drużynie”?

Współpraca ludzi dojrzałych, świadomych swoich zobowiązań i powinności, przebiega sprawniej i uczciwiej. GTD-owcy biorą odpowiedzialność za powierzane im zadania i nie chowają swoich list Projektów i Najbliższych Działań pod dywan. Wręcz przeciwnie, listy te służą im do optymalnego podziału pracy w zespole, tak żeby wszystko, co jest możliwe do wykonania, zostało wykonane.

Nie wierzę w coś takiego, jak „zespołowe GTD”. Jeżeli już, możemy mówić o osobistym systemie GTD szefa zespołu, który deleguje swoje Projekty i Najbliższe Działania podwładnym, a potem kontroluje ich postępy w realizacji zadań. Jest mu łatwiej, gdy oni również są GTD-owcami, ale za pomocą swoich list „Czekam Na” i „Projekty Delegowane” potrafi radzić sobie również z osobnikami, którzy jeszcze nie do końca panują nad swoim życiem.

Istnieje świetnie, polskie określenie dojrzałego, odpowiedzialnego członka zespołu – to „człowiek, z którym można konie kraść”. Stosowanie GTD czyni cię właśnie kimś takim – niezawodnym kompanem we wspólnej podróży w nieznane.

Niniejszy wpis został wywołany zacytowanym poniżej fragmentem komentarza zamieszczonego przez orginal_replica pod wpisem W ciemnym zaułku. Nie stanowi jednak bezpośredniej polemiki, ponieważ zawarta w komentarzu sugestia, jakoby metoda GTD była jakimś produktem (?) służącym wymianie informacji (?) w korporacyjnych zespołach (?) świadczy o niezrozumieniu istoty problemu, którego rozwiązania podjął się David Allen. To tak, jakby rozważać wpływ śruby mocującej fotel pilota na aerodynamikę samolotu. Bez śruby pilot spadnie z fotela podczas startu i będzie wielkie „bum”, ale nie ma to nic wspólnego z aerodynamiką.

Oto ten komentarz:

Wg mojego, gojowskiego rozumienia, GTD tak długo będzie niszowe, jak długo nie przyjmą go za swoje korporacje.

Ktoś, czyje zdanie w tej materii cenię, tak to zdefiniował:

„Narzędzia do współpracy sprawdzają się, jeżeli używają ich *wszyscy* współpracownicy. Innymi słowy, działa tutaj tzw. Network economy, gdzie wartość produktu składa się z zalet samego produktu oraz z liczby innych ludzi używających produkt. Jedna kaseta betamax może jest lepsza od jednej kasety VHS, ale ponieważ miliony używają VHS i nikt nie używa Betamax, to VHS jest lepszy.

Ja próbowałem kiedyś używać tzw. Mind Maps do robienia notatek, jest to bardzo fajny graficzny sposób, notatki robi się łatwo i łatwiej je później odcyfrować. Mind maps są lepsze od list i tabelek. Ale żeby odczytać taki Mind Map, odbiorca musi tez używać mind map. A jak nie używa, to mind mapę można rozbić o kant wiadomo czego.

Tak więc system Getting Things Done jest bardzo fajny w sensie zasad współpracy i działania, i powiedzmy procedur.

Narzędzia takie jak Outlook umożliwiają stosowanie tych zasad, być może w sposób niedoskonały, bo Outlook to jest mail + kalendarz a nie Getting Things Done. Także wartość Outlooka na przykład ocenić można na 3 w skali do 10. Ale wartość Outlooka w sensie network economies oceniłbym na 10 / 10, bo wszyscy mają Outlook. GTD jest pewnie 10/10 w skali funkcjonalności pojedynczego produktu, ale o wiele słabiej w skali sieciowej.

Ale w małej firmie albo początkującej firmie, albo w nowym, dobrze zdefiniowanym i odizolowanym projekcie można z powodzeniem zastosować to narzędzie.