Kategoria: x-gtd

GTD w 20 sekund

Nie, nie, tak łatwo to nie będzie. Nie obiecuję ci, że w 20 sekund uporządkujesz wszystkie swoje sprawy i zapewnisz sobie spokój umysłu przypominający taflę jeziora o zmierzchu.

Dzisiejszy wpis zawiera 20-sekundową definicję metody GTD (Getting Things Done), którą David Allen przygotował w celu szerzenia swoich idei w wypełnionych lemingami windach korporacyjnych wieżowców na całym świecie.

Oto ekspresowy przepis na GTD:

  • Uwolnij swoją głowę od pamiętania o rzeczach, które potencjalnie mają dla ciebie jakieś znaczenie,
  • wcześniej niż później określ swój stosunek do nich i zdecyduj, co w związku z tym chcesz zrobić,
  • umieść wyniki tych przemyśleń w bezpiecznym miejscu, do którego wiesz, że zajrzysz w odpowiednich okolicznościach,
  • zdaj się na swoją intuicję, wybierając kolejne czynności do wykonania.

To wszystko.

Smacznego!

Historia jednego artykułu

Na początku był mój podziw dla samochodowych systemów nawigacji satelitarnej, które – z niedoścignioną precyzją – w odpowiednim tempie podpowiadają kierowcy, gdzie ma jechać prosto, a gdzie skręcić, żeby jak najsprawniej dotrzeć do celu. Nie grymaszą, nie marudzą, tylko skupiają się na swojej robocie.

Szczególnie fascynowało mnie to, że systemy te koncentrują się na podawaniu kierowcy instrukcji dotyczących tylko następnego manewru. Żadnego zbędnego wybiegania w przyszłość. Skojarzenie z Najbliższymi Działaniami staje się w tym momencie nieuniknione dla każdego, kto stosuje metodykę Getting Things Done (GTD) Davida Allena.

Podzieliłem się tymi spostrzeżeniami na forum David Allen Company, a następnie, przetłumaczoną na język polski wersję, zamieściłem na łamach BIZNESU BEZ STRESU: GPS z GTD.

Mój tekst zyskał uznanie redaktora naczelnego Productive! Magazine i właśnie ukazał się w profesjonalnie ubogaconej formie w najnowszym, nomen omen trzynastym, numerze tego znakomitego, darmowego e-czasopisma. Serdecznie zapraszam do ściągnięcia i przeczytania całości – naprawdę warto!

Productive! Magazine GTD Navigation
(photo by: Productive! Magazine)

Wódka i widelec

Jednym z głównych postulatów metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest alfabetyczne porządkowanie rzeczy. Od A do Z. Tworząc swoje archiwum dokumentów i okruchów informacji, nadajesz im odpowiednie nazwy i umieszczasz w szufladzie, segregatorze czy na dysku komputera w miejscu wyznaczonym przez abecadło, czyli pierwszą sekwencję abstrakcyjnych symboli, którą poznałeś w życiu.

To bardzo wygodne i oczywiste, ale, tak jak ze wszystkim, i tu nie należy przesadzać.

Wyobraź sobie, jak wyglądałaby twoja kuchnia, gdyby wszystko było poukładane w szafkach zgodnie z kolejnością alfabetyczną. Łyżki leżałyby obok łososia, noże w tej samej szufladzie, co nabiał, nóżki i natka, a widelce w barku razem z whisky, winem, winiakiem i wódką. Totalny zamęt!

Jaki stąd wniosek?

Porządek alfabetyczny jest doskonały, ale tylko wtedy, gdy nie przeczy zdrowemu rozsądkowi!

W przypadku dokumentów klucz tkwi w stosowaniu takich nazw teczek, aby te automatycznie grupowały się tematycznie. Na przykład warto razem przechowywać papiery dotyczące finansów osobistych lub rodzinnych. Jeśli podzielisz je według nazw instytucji finansowych, to Amber Gold znajdzie na samym początku archiwum, mBank gdzieś w środku, a Zakładowa Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa na końcu. Natomiast jeśli nazwiesz je tak: „FIN: Amber Gold”, „FIN: mBank”, „FIN: ZKZP”, same zgromadzą się w jednym miejscu.

Alfabetyczne przechowywanie dokumentów i informacji to dobry pomysł, ale stanie się jeszcze lepszy, gdy zastosujesz nazewnictwo zapewniające dodatkowy porządek tematyczny całego zbioru.

Gotowy na niespodzianki

Gotowość do tolerowania nieprzewidywalności świata i umiejętność wyważonego reagowania na pozytywne i negatywne niespodzianki są obecnie twoimi najważniejszymi atutami na rynku pracy.

Postulat: „Nie daj się zaskoczyć!” jest totalną abstrakcją. Tempo życia i szybkość wymiany informacji sprawia, że niespodzianek powinieneś się spodziewać na każdym kroku. Cóż więc robić w tak nieprzewidywalnych okolicznościach?

Po pierwsze zapanuj nad tym, co jest ci wiadome. Do tego służy metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Nakazuje ona umieszczać wszystkie informacje dotyczące spraw, które wymagają twojej uwagi, w godnym zaufania, wirtualnym sejfie.

Dzięki temu:

  • sprawy, o których masz szansę zawczasu się dowiedzieć, nie przeradzają się w niespodzianki;
  • masz komfort zapewniający odpowiednie reagowanie na prawdziwe niespodzianki, wiedząc, że wszystkie inne sprawy są załatwione lub bezpiecznie czekają na swoją kolejkę w systemowym sejfie.

Na przykład, gdy przyjdzie ci ratować zawalony przez podwykonawcę projekt, nie powinieneś się przecież martwić, czy w toalecie jest papier toaletowy.

Do tego właśnie służy GTD.