Jednym z głównych postulatów metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest alfabetyczne porządkowanie rzeczy. Od A do Z. Tworząc swoje archiwum dokumentów i okruchów informacji, nadajesz im odpowiednie nazwy i umieszczasz w szufladzie, segregatorze czy na dysku komputera w miejscu wyznaczonym przez abecadło, czyli pierwszą sekwencję abstrakcyjnych symboli, którą poznałeś w życiu.

To bardzo wygodne i oczywiste, ale, tak jak ze wszystkim, i tu nie należy przesadzać.

Wyobraź sobie, jak wyglądałaby twoja kuchnia, gdyby wszystko było poukładane w szafkach zgodnie z kolejnością alfabetyczną. Łyżki leżałyby obok łososia, noże w tej samej szufladzie, co nabiał, nóżki i natka, a widelce w barku razem z whisky, winem, winiakiem i wódką. Totalny zamęt!

Jaki stąd wniosek?

Porządek alfabetyczny jest doskonały, ale tylko wtedy, gdy nie przeczy zdrowemu rozsądkowi!

W przypadku dokumentów klucz tkwi w stosowaniu takich nazw teczek, aby te automatycznie grupowały się tematycznie. Na przykład warto razem przechowywać papiery dotyczące finansów osobistych lub rodzinnych. Jeśli podzielisz je według nazw instytucji finansowych, to Amber Gold znajdzie na samym początku archiwum, mBank gdzieś w środku, a Zakładowa Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa na końcu. Natomiast jeśli nazwiesz je tak: „FIN: Amber Gold”, „FIN: mBank”, „FIN: ZKZP”, same zgromadzą się w jednym miejscu.

Alfabetyczne przechowywanie dokumentów i informacji to dobry pomysł, ale stanie się jeszcze lepszy, gdy zastosujesz nazewnictwo zapewniające dodatkowy porządek tematyczny całego zbioru.

• x-gtd