Często spotykam się z pytaniem, która aplikacja jest najlepsza do zarządzania zadaniami, terminami i spotkaniami, czyli wszelkimi zobowiązaniami. Osoby, które zadają to pytanie, zazwyczaj twierdzą, że spróbowały już wszystkiego, jednak bez powodzenia. W ich przypadku żadna z aplikacji „się nie sprawdziła”. Każda na początku wyglądała obiecująco, dawała nadzieję upragnionego uporządkowania spraw, ale żadna nie wytrzymała próby czasu. Odpowiedź na pytanie, dlaczego tak się dzieje, jest prosta: ze względu na wspólny mianownik!

Co jest tym wspólnym mianownikiem?

A właściwie nie „co”, tylko „kto”?

Wspólnym mianownikiem jest… osoba pytająca!

Zupełnie jak w słynnym powiedzeniu: „Jeśli nie wiesz, kto jest frajerem, to znaczy, że jesteś nim ty!”. ;-)

Wspólnym mianownikiem wszystkich niepowodzeń we wdrażaniu aplikacji służących do zarządzania projektami, zadaniami i terminami jest użytkownik, który winę za swoją niekompetencję stara się zrzucić na narzędzie. Tak jakby krzywo wywiercone dziury w ścianie były winą wiertarki, a krzywo wbite gwoździe winą młotka. Zarządzanie swoimi sprawami to przede wszystkim zestaw nawyków, a dopiero w drugiej kolejności narzędzie, które pomaga w ich obsłudze.

Narażam się w tym miejscu na zarzut, że prezentuję podejście, które można karykaturalnie scharakteryzować za pomocą następującego powiedzenia: „Polski lotnik to nawet na drzwiach od stodoły poleci”. Otóż nie, nie poleci. Ale jeśli zna się na pilotażu, to poradzi sobie praktycznie z każdą skrzydlatą maszyną.

Jak to się ma do aplikacji „zadaniowych”. Większość z nich robi to samo – pozwalają niezawodnie przechowywać listy spraw do załatwienia. Różnią się tylko drobiazgami i wyglądem. Wiele osób w ogóle nie sięga do takich aplikacji. Zapisują swoje projekty i zadania w dokumentach tekstowych, arkuszach kalkulacyjnych albo – o zgrozo – w papierowych zeszytach. A co jest w tej dziedzinie „drzwiami od stodoły”? Myślę, że programy graficzne – nie spotkałem jeszcze nikogo, kto zarządzałby swoim sprawami za pomocą Photoshopa, Canvy czy AutoCADa.

Niepowodzenia w stosowaniu danej aplikacji wynikają w znacznie większym stopniu z niechęci do jej codziennego uruchamiania niż z jej wad. A ta niechęć, choć czasami może rzeczywiście być rezultatem niedopasowania oprogramowania do upodobań i gustu użytkownika, zdecydowanie częściej bierze się z… braku dobrych nawyków. Zapisywanie, analizowanie, porządkowanie, systematyczne przeglądanie i realizacja zadań są esencją skuteczności. Wybór tej czy innej aplikacji nią nie jest.

Jedynym warunkiem, jaki powinno spełniać twoje narzędzie do zarządzania sprawami do załatwienia jest niezawodność. Twój system musi być godny zaufania, a reszta stanowi tylko dekorację. Do dzieła!

• a-propos