BBS #0053: Poznaj sekret skutecznego delegowania zadań!

Nie masz czasu czytać tego wpisu, to go posłuchaj! Tutaj albo w postaci podcastu Biznesu Bez Stresu dostępnego we wszystkich rozgłośniach od Apple po Spotify i YouTube!

ZTR800Ostatnie dwa wpisy w Biznesie Bez Stresu prezentowały problemy trapiące menedżerów zarządzających zespołami pracującymi z domu, natomiast nie zawierały jasnych wskazówek, co z tym fantem zrobić. Dziś odkrywam sekret skutecznego delegowania zadań – sprawdzoną w praktyce metodę uzyskiwania efektów. Metodę, która działa zarówno w biurze, jak i na odległość.

Istota sekretu skutecznego delegowania zadań polega na zrozumieniu, że przekazanie wykonawcy samego zadania to nie wszystko. Musisz dostarczyć mu zestaw ZTR składający się z trzech elementów: Zadania, Terminu i Raportu.

  1. Zadanie precyzyjnie określa, co jest do zrobienia – na przykład: „Opublikuj w Biznesie Bez Stresu wpis o skutecznym delegowaniu zadań”.
  2. Termin precyzyjnie określa, do kiedy należy wykonać zadanie – na przykład do poniedziałku, 27 kwietnia 2020 roku, do godziny 6:44.
  3. Raport to obowiązek poinformowania przełożonego o wykonaniu zadania. Oczywiście nie chodzi tu o żadną biurokrację, tylko o krótką wiadomość przesłaną uzgodnionym kanałem komunikacji.

Mówiąc w skrócie, jako menedżer musisz wiedzieć, kto zrobi co, na kiedy i jak się o tym dowiesz. Ten ostatni element jest bardzo ważny, ponieważ nie chodzi przecież o to, żebyś bez wytchnienia sprawdzał, „czy już jest zrobione”, tylko żebyś został o tym poinformowany. Raportowanie stanowi kluczowy, acz często lekceważony element procesu delegowania.

Czy zauważyłeś, że przykładowy termin wykonania zadania podałem z dokładnością do minuty? To nie przypadek, nie przesada i nie perfekcjonizm. W opublikowanym ponad trzynaście lat temu wpisie „Skuteczne terminy” napisałem, dlaczego podawanie godziny i minuty zwiększa prawdopodobieństwo dotrzymania terminu. Nie miej złudzeń – jeśli powiesz „Chcę to mieć na poniedziałek.”, to w większości przypadków otrzymasz rezultat dopiero we wtorek rano. Jak dobrze pójdzie. Mówiąc zaś „Chcę to mieć na szóstą czterdzieści cztery rano w poniedziałek.” skuteczniej zmobilizujesz wykonawcę do punktualności.

Do niedawna delegowanie za pomocą zestawu ZTR opierało się głównie na komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. To bardzo nieefektywny sposób, bo skrzynki email już dawno zamieniły się w czarne dziury. Obecnie warto do tego celu zaprząc nowoczesny system zarządzania pracą zespołową – taki, jak na przykład Nozbe Teams, wewnątrz którego zadanie wraz z terminem łatwo przekażesz wykonawcy, a potem wygodnie będziesz czekał na sygnał o jego zakończeniu.

Powtórzę zatem jeszcze raz:

Istota sekretu skutecznego delegowania zadań polega na przekazaniu wykonawcy zestawu ZTR składającego się z trzech elementów: Zadania, Terminu i Raportu.

Jeśli podobał ci się ten artykuł, podaj go dalej. Niech twoi przyjaciele też poznają ZTR, czyli sekret skutecznego delegowania zadań!

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

Ta witryna wykorzystuje usługę Akismet aby zredukować ilość spamu. Dowiedz się w jaki sposób dane w twoich komentarzach są przetwarzane.