Ludzie bardzo często odbierają informację zwrotną (feedback) na temat swojego postępowania jako czepianie się. Nabzdyczają się i zniechęcają swoich przełożonych i współpracowników do kolejnych interwencji, które przecież mogłyby im pomóc szybciej i łatwiej osiągać cele zawodowe. Dlaczego tak się dzieje?
Dlatego, że dzielenie się informacją zwrotną jest w większości przypadków wykonywane przez przełożonych i współpracowników błędnie.
Jak zatem to należy robić? Oto cztery kardynalne zasady skutecznego udzielania informacji zwrotnej:
- Rób to często, przy każdej nadarzającej się okazji. Nie czekaj na czas ocen rocznych i kwartalnych, ani nie organizuj w tym celu spotkań w cztery oczy. Gdy tylko zaobserwujesz coś wartego skomentowania, natychmiast próbuj udzielić informacji zwrotnej.
- Nie rób tego na siłę. Czasami emocje są zbyt duże i odbiorca może nie być gotowy na przyjęcie informacji zwrotnej. Dlatego najpierw spytaj, czy możesz podzielić się swoją obserwacją. W przypadku odmowy nie wracaj do tematu. Jeśli jednak brak ochoty do przyjmowania informacji zwrotnej okaże się stałym elementem gry podwładnego lub współpracownika, omów ten temat podczas najbliższego, cotygodniowego spotkania w cztery oczy. Podkreśl, że profesjonaliści są otwarci na uwagi dotyczące ich pracy i że tego właśnie oczekujesz w swoim zespole.
- Przyłapuj ludzi zarówno na dobrym, jak i na złym. Ważne jest, żeby twoi podwładni i współpracownicy chcieli otrzymywać od ciebie informacje zwrotne. Dlatego muszą widzieć, że czyhasz nie tylko na ich potknięcia, ale również na te sytuacje, kiedy im coś wychodzi. Doceniaj ich dobrą robotę dwa razy częściej, niż wytykasz im niedociągnięcia.
- Rób to z myślą o przyszłości. Najważniejszym grzechem popełnianym podczas udzielania informacji zwrotnej jest skupianie się na przeszłości – na tym, co się stało, a nie na tym, co chcesz, żeby działo się w przyszłości. A przecież to właśnie oddziaływanie na przyszłość jest istotą całego procesu. Co się stało, nie odstanie – szklanka się stłukła, mleko rozlało. Udzielasz informacji zwrotnej po to, żeby następna szklanka nie rozpadła się na kawałki, a nie po to, żeby ukoić swoje nerwy! Natomiast w przypadku dobrej roboty, twój cel stanowi utrwalenie pożądanego zachowania – to nie może być tylko pusta pochwała.
Częste i szczere udzielanie informacji zwrotnej powinno być twoim nawykiem i nie przejmuj się głosami malkontentów marudzących, że ciągle się czepiasz i wtrącasz. Czepiaj się, ale mądrze! Twoi ludzie powinni jak najwcześniej dowiadywać się, czy to, co robią, ma sens, czy nie za bardzo.
Powodzenia!
(wpis inspirowany przetestowanymi przeze mnie biznesowymi naukami, które Michael Auzenne i Mark Horstman upowszechniają w podcaście Manager Tools)
BIZNES BEZ STRESU 