Jedną z kanonicznych metod podziału spraw jest macierz Eisenhowera spopularyzowana przez Stephena Coveya w jego bestsellerowej książce „7 nawyków skutecznego działania”. Sama idea, którą za chwilę przypomnę, jest prosta. Cała trudność polega na przyporządkowaniu różnych spraw poszczególnym polom macierzy.

Macierz Eisenhowera wygląda tak:

Jest tu pewna nieścisłość historyczna, ponieważ Dwight Eisenhower tak naprawdę nie dzielił spraw na cztery kategorie. Uważał, że sprawy pilne są raczej nieważne, a sprawy ważne nigdy nie wydają się pilne. Jako generał, a później prezydent, mógł sobie pozwolić na takie uproszczenie obrazu rzeczywistości.

Twoja rzeczywistość jest jednak bardziej złożona – taka jak na powyższym rysunku. Dzieli się na:

• SPRAWY WAŻNE I PILNE – czyli pożary, które musisz natychmiast ugasić, żeby nie spłonąć i nie stracić całego dobytku;
• SPRAWY WAŻNE I NIEPILNE – czyli czynności, które powinieneś wykonać, żeby zabezpieczyć się przed pożarami (aktualizacja instrukcji bezpieczeństwa pożarowego temu właśnie służy);
• SPRAWY NIEWAŻNE I PILNE – czyli to, co pogarsza ci samopoczucie, ale nie zagraża twojemu życiu (gaśnice stojące w sali konferencyjnej psują wizerunek firmy, więc trzeba jak najszybciej coś z tym zrobić);
• SPRAWY NIEWAŻNE I NIEPILNE – czyli wszystko to, co nie przynosi ci pożytku, a na co bezmyślnie tracisz czas (często są to opowieści i filmy, w których występują koty).

O ile rozstrzygnięcie, czy jakaś sprawa jest pilna, czy nie, przychodzi ci zapewne z łatwością (choć czasem miewasz skłonności do oszukiwania się w tej kwestii), o tyle podjęcie decyzji, że coś jest ważne, może sprawiać ci dużą trudność. Zaczynasz zastanawiać się, analizować, rozważać wszystkie możliwe scenariusze i bawić się w przewidywanie przyszłości. Dlatego w przypadku każdej sprawy dużo łatwiej będzie ci zacząć nie od pytania „Czy to jest ważne?”, ale od pytania odwrotnego:

„Czy to jest nieważne?”

Po świecie krąży mnóstwo rzeczy nieważnych i durnowatych, należy więc je jak najsprawniej usuwać ze swojego otoczenia. Pytanie „Czy to jest nieważne?” stanowi właśnie taki pierwszy filtr, można by nawet powiedzieć: pancerz, chroniący cię przed głupotami.

Inną metodą określenia, czy dana sprawa jest ważna i czy warto się nią zajmować jest moja Kostka GoNo. Pomaga ona podjąć decyzję wtedy, kiedy jesteś w kropce. I tak:

1. Jeśli od razu widzisz, że sprawa jest ważna, to jest ważna – zajmij się nią.
2. Jeśli od razu widzisz, że sprawa jest nieważna, to jest nieważna – zignoruj ją.
3. Jeśli masz wątpliwości, rzuć Kostką GoNo. Jeżeli wypadnie GO, uznaj sprawę za ważną, a jeżeli NO – za nieważną. Pamiętaj jednak, żeby używać Kostki GoNo tylko w przypadkach naprawdę wątpliwych, a nie wtedy, kiedy chcesz samego siebie oszukać, że coś ważnego jest nieważne.

Prototypy Kostek GoNo podarowałem wielu uczestnikom GTD Summit w Amsterdamie oraz tym członkom Klubu Biznesu Bez Stresu, którzy wyrazili chęć ich otrzymania. Obecnie pracuję nad wersją produkcyjną, więc zapisz się do Klubu i trzymaj rękę na pulsie, jeśli pragniesz lepiej decydować w sprawach wątpliwych i podejrzanych.

• a-propos