Miesiąc: Sierpień 2012

Jak skoczyć na kasę?

Ostatnio wielu przedsiębiorców otrzymało korespondencję namawiającą ich do wpłaty stu dziesięciu złotych na konto pewnego pana z Suwałk. Opis sprawy i skan dokumentu znajdziesz tu: „Uwaga na §6 R. Krajowy Rejestr Informacji o Przedsiębiorcach”.

Po uważnym przeczytaniu pisma doszedłem do wniosku, że jego analiza będzie dobrym materiałem edukacyjnym dla moich czytelników. Na przykładzie tego tekstu pokażę, jak, pisząc prawdę, sprawić, żeby odbiorca przeczytał zupełnie coś innego. A zatem – do dzieła, zdanie po zdaniu.

  • Według Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Ministra Gospodarki w dniu RRRR-MM-DD zarejestrowana została firma XXXXX nr REGON 123456789.
    Prawda: W zdaniu tym przedstawiono informacje o firmie odbiorcy, które zaczerpnięto z wymienionej, istniejącej i dostępnej publicznie ewidencji.
    Wrażenie odbiorcy: Informacja pochodzi od nadawcy, który ma dostęp do rejestrów działalności gospodarczej i wie o mnie wszystko.
  • Na podstawie Art. 14 pkt. 1 ustawy z dnia 02.07.2004 został utworzony Krajowy Rejestr Informacji o Przedsiębiorcach.
    Prawda: Ustawa z dnia 02.07.2004 to „ustawa o swobodzie działalności gospodarczej”, a jej Art. 14 pkt. 1 mówi: „Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą w dniu złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym”. Na podstawie tego punktu otwierane są wszystkie firmy w Polsce. Nadawca zapomniał napisać, czego dotyczy ustawa, aby wytworzyć wrażenie swojej wyjątkowości i urzędowości. W nazwie każdej firmy mogą znaleźć się słowa „krajowy” i „rejestr” – tu ich zadaniem jest podkreślenie powagi i ogólnopolskiego charakteru przedsięwzięcia.
    Wrażenie odbiorcy: Krajowy Rejestr Informacji o Przedsiębiorcach jest kolejnym wybrykiem biurokratów, którzy nie mają nic do roboty, tylko uchwalać głupie ustawy.
  • Rejestr jest bieżąco aktualizowanym zbiorem informacji o podmiotach gospodarczych, prowadzonym w systemie informatycznym w postaci centralnej bazy danych.
    Prawda: „Pani Basia” na bieżąco wprowadza do swojego komputera, który bez wątpienia jest kanonicznym przykładem „systemu informatycznego prowadzonego w postaci centralnej bazy danych”, informacje dotyczące tych firm, które zapłaciły za jej trud.
    Wrażenie odbiorcy: Dane mojej firmy zostaną umieszczone w kolejnym ogólnopolskim rejestrze podmiotów gospodarczych.
  • Zgodnie z §6 R. z dnia 25.06.2012 ogłoszenie wpisu do Krajowego Rejestru Informacji o Przedsiębiorcach związane jest z koniecznością uiszczenia jednorazowej opłaty rejestracyjnej w wysokości zgodnej z aktualnym postanowieniem wew., tj. w kwocie 110,00 zł.
    Prawda: Regulamin firmy Krajowy Rejestr Informacji o Przedsiębiorcach i jej postanowienia wewnętrzne mogą wyznaczać dowolną cenę i tryb przyjmowania opłat za jej usługi.
    Wrażenie odbiorcy: Wydano rozporządzenia regulujące działalność rejestru. Nie dość, że płacę podatki, to jeszcze wyciągają ode mnie kolejne opłaty.
  • Informujemy, że dotychczas nie odnotowaliśmy wpłaty za wpis.
    Prawda: To oczywiste, firma niedawno rozpoczęła działalność, więc nie było okazji. :-)
    Wrażenie odbiorcy: Pewnie listonosz zgubił poprzednie pismo. Mam nadzieję, że nie naliczą odsetek.
  • W związku z powyższym prosimy o uregulowanie płatności za wpis w terminie nieprzekraczalnym do 20-08-2012 r.
    Prawda: Zawsze dobrze jest podać nieprzekraczalny termin, ponieważ mobilizuje on do działania i wytwarza wrażenie umykającej okazji.
    Wrażenie odbiorcy: Lecę na pocztę…

Pamiętaj: czytaj uważnie i ze zrozumieniem korespondencję, którą otrzymujesz, sprawdzaj zawarte w niej informacje i nie daj się zwieść pozorom.

A jeśli chcesz prowadzić BIZNES BEZ STRESU i mieć czyste sumienie, zajmij się budowaniem długoterminowych relacji z klientami, a nie jednorazowymi skokami na ich kasę.

Zasuwaj, a będzie ci dane

W wywiadzie udzielonym po zdobyciu olimpijskiego srebra w rzucie młotem, nasza znakomita miotaczka Anita Włodarczyk powiedziała:

Zaraz po wejściu na stadion spojrzałam w niebo i pomyślałam, aby „Kama” była ze mną. I była. Kiedy wchodziłam do koła przed piątym i szóstym rzutem też patrzyłam w górę i prosiłam Kamilę, żeby rzucała razem ze mną. Dziękuję jej i dedykuję ten medal.

Buty „Kamy” miałam od trzech lat. Na ostatnim zgrupowaniu, w ośrodku „Cetniewo” we Władysławowie, wyjęłam je pierwszy raz z szafki i zacząłem rzucać, aby „dotrzeć”. One mi pomogły, rękawica mi pomogła i po 12 latach znów Polka ma medal w tej konkurencji.

Nie chciałbym urażać niczyich uczuć, ale nie przesadzajmy. Nie zrzucajmy odpowiedzialności za nasze wyniki na zmarłych kolegów, członków rodziny lub uwielbianych idoli. Pamięć o nich jest bardzo ważna, zadedykowanie im sukcesu to wspaniały dowód naszego szacunku, ale stwarzanie wrażenia, jakoby to oni odwalali za nas całą robotę, jest niewłaściwe i niewychowawcze.

Anita Włodarczyk przez ostatnie cztery lata harowała jak wół. Nie tylko rzucała młotem pod mostem w Poznaniu, ale też budowała siłę i wydolność organizmu, podporządkowując się schematom i harmonogramom opracowanym przez znających się na rzeczy trenerów. Jej srebrny medal to nie wynik zbiegu okoliczności, farta czy wpływu sił nadprzyrodzonych. To efekt skutecznej pracy zespołowej i olbrzymiej determinacji samej zawodniczki.

To samo dotyczy działalności gospodarczej. Zakładając firmę, nie licz, że ktoś wyciągnie magiczną różdżkę i stanie się światłość. Bierz się do roboty, miej wizję swojego celu i z pełnym zaangażowaniem zasuwaj w obranym kierunku. Dopiero wtedy możesz liczyć na wsparcie duchów przeszłości.

Wódka i widelec

Jednym z głównych postulatów metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest alfabetyczne porządkowanie rzeczy. Od A do Z. Tworząc swoje archiwum dokumentów i okruchów informacji, nadajesz im odpowiednie nazwy i umieszczasz w szufladzie, segregatorze czy na dysku komputera w miejscu wyznaczonym przez abecadło, czyli pierwszą sekwencję abstrakcyjnych symboli, którą poznałeś w życiu.

To bardzo wygodne i oczywiste, ale, tak jak ze wszystkim, i tu nie należy przesadzać.

Wyobraź sobie, jak wyglądałaby twoja kuchnia, gdyby wszystko było poukładane w szafkach zgodnie z kolejnością alfabetyczną. Łyżki leżałyby obok łososia, noże w tej samej szufladzie, co nabiał, nóżki i natka, a widelce w barku razem z whisky, winem, winiakiem i wódką. Totalny zamęt!

Jaki stąd wniosek?

Porządek alfabetyczny jest doskonały, ale tylko wtedy, gdy nie przeczy zdrowemu rozsądkowi!

W przypadku dokumentów klucz tkwi w stosowaniu takich nazw teczek, aby te automatycznie grupowały się tematycznie. Na przykład warto razem przechowywać papiery dotyczące finansów osobistych lub rodzinnych. Jeśli podzielisz je według nazw instytucji finansowych, to Amber Gold znajdzie na samym początku archiwum, mBank gdzieś w środku, a Zakładowa Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa na końcu. Natomiast jeśli nazwiesz je tak: „FIN: Amber Gold”, „FIN: mBank”, „FIN: ZKZP”, same zgromadzą się w jednym miejscu.

Alfabetyczne przechowywanie dokumentów i informacji to dobry pomysł, ale stanie się jeszcze lepszy, gdy zastosujesz nazewnictwo zapewniające dodatkowy porządek tematyczny całego zbioru.

Jak to robi Julien Smith?

Julien Smith, autor omawianej ostatnio na łamach BIZNESU BEZ STRESU książki „Wzdryg” („Flinch”), opublikował niedawno swój schemat załatwiania spraw, które ma do załatwienia. Nie jest to ani metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena, ani ZTD (Zen To Done) Leo Babauty, lecz własny, zdroworozsądkowy sposób postępowania umożliwiający panowanie zarówno nad cieknącymi kranami, jak i nad kreatywnymi projektami dla międzynarodowych korporacji.

Oto ten algorytm (osoby nieznające angielskiego mogą sięgnąć po słownik i potraktować analizę poniższego obrazka jako pierwszą lekcję nauki tego, niezbędnego w dzisiejszych czasach, języka):

Julien Smith Workflow
(photo by: Julien Smith [inoveryourhead.net/the-simplest-productivity-chart-of-all-time/]

Z pozoru skomplikowany, jednak, po dokładniejszym przyjrzeniu się, lekki, łatwy i przyjemny.

Nieprawdaż?