Miesiąc: Luty 2012

PO zebraniu, a nie PODCZAS

Na temat zebrań biznesowych, narad, nasiadówek, posiedzeń i komitetów można pisać bez końca. O ich bezproduktywności i stratach czasu, jakie powodują. Jest ich zbyt wiele, zwołuje się je zbyt często, a ich rezultaty są przeważnie, mówiąc delikatnie, niemierzalne.

Dlatego, tak wielkie znaczenie mają:

  • umiejętność sprawnego komunikowania się za pomocą poczty elektronicznej, o czym już nieraz pisałem (na przykład we wpisie Dualizm komunikacyjny);
  • umiejętność i odwaga samodzielnego podejmowania decyzji poza zebraniami, o czym traktuje darmowa książka „Przeczytaj to przed następnym zebraniem: Standard Nowoczesnych Zebrań narzędziem sukcesu twojej organizacji” (opisana przeze mnie we wpisie Przeczytaj to przed następnym zebraniem);
  • umiejętność należytego przygotowania i poprowadzenia zebrania, o czym też już nieraz pisałem (na przykład we wpisach Produktywne spotkania – 9 wskazówek i Skuteczne zebrania).

Wszyscy eksperci podkreślają, że przygotowanie i rozesłanie programu zebrania jest warunkiem koniecznym jego skuteczności. Nie stanowi gwarancji, ale dowodzi, że choć jedna osoba zastanowiła się, czemu ma być poświęcony wspólnie spędzony czas.

Dziś mam dla ciebie niezwykle istotną radę dotyczącą zawartości programu zebrania:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Powtarzam:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Na przykład:

  • TAK: „Podjęcie decyzji w sprawie uruchomienia Projektu X.”
  • NIE: „Omówienie sprawy uruchomienia Projektu X.”

Albo:

  • TAK: „Wybór lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”
  • NIE: „Dyskusja na temat lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”

Dostrzegasz różnicę?

Po zebraniu uczestnicy powinni wiedzieć, co robić, a nie, co robili!

Sekretny Algorytm TesTeqa

Niektórzy początkujący użytkownicy metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena mają kłopot z optymalnym wyborem kolejnego Najbliższego Działania.

Przypomnijmy: podstawą GTD są listy grupujące Najbliższe Działania pod względem kontekstu, czyli możliwości ich wykonania w danym miejscu, przy użyciu określonych narzędzi (na przykład @Home – w domu, @Work – w pracy, @Computer – przy komputerze, @Internet – przy komputerze lub telefonie z dostępem do sieci itp.). Z drugiej strony Najbliższe Działania z reguły są elementami większych przedsięwzięć nazywanych Projektami.

I tu rodzi się problem:

Czy, na przykład, po wykonaniu w kontekście @Internet Najbliższego Działania „Znajdź numer telefonu fryzjera Benka”, które to działanie jest elementem Projektu „Karnawałowa fryzura”, powinieneś przejść do realizacji kolejnego Najbliższego Działania w tym samym kontekście, czy raczej trzymać się Projektu i zadzwonić (w kontekście @Call) do fryzjera Benka, żeby niezwłocznie zarezerwować termin wizyty?

Ta druga opcja wydaje się niezgodna z duchem metody GTD. Przecież nie po to podzieliłeś Najbliższe Działania na konteksty, żeby teraz ignorować ich istnienie i zmieniać je jak rękawiczki zgodnie z potrzebami jakiegoś Projektu.

Moja rada jest następująca: nie bądź ortodoksem i użyj Sekretnego Algorytmu TesTeqa (zwanego przez niektórych zdrowym rozsądkiem):

  1. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie nie było elementem żadnego Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie w tym samym kontekście.
  2. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie było elementem „zwykłego” Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie w tym samym kontekście.
  3. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie było elementem priorytetowego Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie dotyczące tego samego Projektu, zmieniając kontekst, o ile jest to niezbędne.

Jak uniknąć nokautu podczas rozmowy rekrutacyjnej?

Niezwykle rzadko zdarza się, że jesteś jedynym kandydatem do zatrudnienia na oferowanym przez daną firmę stanowisku. Nie dziw się zatem, że głównym zadaniem gospodarza rozmowy jest znalezienie argumentu, który zdyskwalifikuje cię w wyścigu do posady. Uważasz, że to nieludzkie? W pewnym sensie tak, ale pamiętaj, że nadrzędnym celem spotkania jest sprawne obsadzenie wakatu, a nie, godny komedii romantycznej, happy end dla każdego.

Jeśli twoja wiedza lub postawa zaczynają budzić wątpliwości, obowiązkiem menedżera prowadzącego rekrutację jest wyprowadzenie rozstrzygającego ciosu, czyli zadanie bardzo trudnego pytania. Wyciąganie do ciebie pomocnej ręki to w tym momencie czysta strata czasu. Bardzo trudne pytanie pozwala wydobyć twoje, być może dotąd ukryte, ponadprzeciętne kwalifikacje lub za pomocą nokautu natychmiast zakończyć pojedynek.

Pamiętaj, że zatrudnienie niewłaściwej osoby gwarantuje pracodawcy kilka miesięcy złudzeń, polegających na wybaczaniu ewidentnych potknięć nowicjusza na danym stanowisku, a potem wiele miesięcy bólu i cierpienia wynikających z tego, że nowicjusz przestał być już nowicjuszem, ale nadal ma skłonność do potykania się i obarcza za to winą wszystkich, tylko nie siebie.

Co zatem możesz zrobić, żeby nie dopuścić do nokautu podczas rekrutacji?

Okazuje się, że metoda jest stosunkowo prosta i składa się z trzech elementów:

  1. Przygotuj się. Wyślij swoje CV tylko tam, gdzie naprawdę chcesz pracować. Pamiętaj, że w tym przypadku ilość nie przechodzi w jakość i nie warto słać zgłoszeń byle gdzie.
  2. Przygotuj się. Spisz sytuacje, które w przeszłości wymagały od ciebie samodzielnego rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji i skutecznego działania. Takie historie najbardziej fascynują dobrych pracodawców.
  3. Przygotuj się. Zbierz informacje o swoim przyszłym miejscu pracy – o obszarze działalności, strukturze, sukcesach i problemach oraz pomyśl, jaki mógłby być twój wkład w realizację zadań stojących przed tą organizacją.

99% kandydatów nie rusza nawet małym palcem, żeby dowiedzieć się, co robi firma, do której wysyłają swoje standardowe CV, a potem, szczęśliwym trafem, idą na rozmowę kwalifikacyjną. A przemyślenie odpowiedzi na pytanie „Dlaczego to właśnie mnie ten pracodawca powinien zatrudnić?” to już kosmos wykraczający poza orbitę przeciętności tak daleko, że obszary te nie zostały jeszcze spenetrowane nawet przez najnowocześniejsze radioteleskopy.

A wystarczy tylko pół godziny, internet i jedna kartka z notatkami.

Przygotuj się, a wyjdziesz zwycięsko ze swojej następnej rozmowy rekrutacyjnej, bo nikt nawet nie pomyśli o tym, żeby cię nokautować!

A jeśli jednak spróbuje, to twoja garda będzie znajdowała się na wysokości zapewniającej skuteczne zatrzymanie ciosu.

Recepta na zespół

Miałem ostatnio przyjemność odbyć niezwykle pouczającą rozmowę z lekarzem, ordynatorem oddziału szpitalnego – powiedzmy, że nazywał się on doktor Hałzowski z racji jego kompetencji merytorycznych, które wzbudziły moje szczere uznanie.

Zdarzyło mi się odebrać z owego szpitala pacjenta i odwieźć go do domu. Podróż samochodem trwała godzinę. Gdy w pobliskiej aptece usiłowałem zrealizować receptę wystawioną przez szpitalnego lekarza – powiedzmy, że był to doktor Abacki – okazało się, że zawiera ona istotną nieprawidłowość. Po potwierdzeniu tej informacji w innej aptece i kolejnej godzinie jazdy samochodem wróciłem do szpitala. Ponieważ południe już minęło, doktor Abacki oddalił się tymczasem z miejsca pracy na zasłużony odpoczynek. Na szczęście udało mi się uzyskać dostęp do ordynatora Hałzowskiego i zamienić z nim kilka słów:

– Dzień dobry, panie ordynatorze. Pan doktor Abacki, wystawiając tę receptę, popełnił niewielki błąd, który nie pozwala jej zrealizować. Czy mógłby Pan pomóc w tej sprawie?

– Jaki błąd?

– Przepisy mówią, że ten lek musi być wypisywany na oddzielnej recepcie.

– A, rzeczywiście. Ale ja nie będę wystawiał recept za swoich lekarzy. Mam inne zajęcia. Jeśli go nie ma, to może pan poczekać do jutra. Albo może Pan spytać doktor Babacką, która jest jeszcze na oddziale, czy zgodzi się wystawić panu poprawną receptę.

– Ja rozumiem, panie ordynatorze, że ma pan inne zadania, ale to chyba jest oddział szpitalny, a nie prywatna praktyka pana doktora Abackiego?

– Jeśli tak, to może pan iść ze skargą do dyrekcji. Albo zaczekać na doktor Babacką – może zgodzi się wystawić panu receptę. Albo czekać do jutra na doktora Abackiego.

Tu ordynator Hałzowski zdecydowanym zwrotem w tył zakończył negocjacje, pozostawiając mnie z trzema opcjami do wyboru.

Na szczęście pani doktor Babacka okazała się uczynną, czarującą lekarką i bez problemu wystawiła nową, prawidłową receptę, za co jestem jej bardzo wdzięczny.

Nie w tym jednak tkwi istota tego wpisu. Ogólniejsze pytanie brzmi:

Jak kierownik zespołu powinien zareagować na bezdyskusyjną reklamację dotyczącą pracy jednego z jego podwładnych?

Moim zdaniem jedynym wyjściem z tej sytuacji jest przedstawienie klientowi bezwarunkowej ścieżki naprawienia błędu – szczególnie w przypadkach oczywistych. Uzależnianie losu sprawy od woli innego podwładnego jest rozbijaniem atomu – pracownicy-elektrony przestają być związani z zespołem poczuciem wspólnej odpowiedzialności za wykonywaną pracę.

A jak ta kwestia wygląda w twojej firmie?

Duża rzecz, a cieszy!

Huge Thing TesTeq
(photo by: Huge Thing)

Z przyjemnością donoszę, że moja działalność na niwie szerzenia wiedzy na temat bezstresowego, wydajnego działania została dostrzeżona i Arek Hajduk zaprosił mnie do grona mentorów opiekujących się rozwojem młodych ludzi, którzy w ramach akceleratora Huge Thing już niebawem ruszą na podbój świata. To duży zaszczyt i przyjemność znalezienia się w tak zacnym gronie i z tak szlachetną misją do spełnienia.

Moją próżność mile połechtał serwis AntyWeb, pisząc:

Wspomnieliśmy o szkoleniach, ale całość nie miałaby większego sensu, gdyby nie liczna grupa mentorów, która będzie z Huge Thing współpracować (czytaj: prowadzić szkolenia). Znajdą się tam zarówno osoby o ogromnym doświadczeniu biznesowym, które często pozostają jednak za kulisami, jak i twarze medialne, które znacie z pierwszych stron gazet i telewizji. Przykład? Proszę bardzo, listę otwiera sam Tomasz Lis, a dalej wcale nie jest gorzej – Paweł Chudziński, Alex Barrera, Krzysztof Wysocki i wielu innych – także z zagranicy.

Już czuję coraz wyższy poziom sodówki buzującej w okolicach mojej głowy…

A tak serio – z dużym entuzjazmem oczekuję tego eksperymentu. Liczę, że spotkam młodych ludzi przepełnionych energią, determinacją i wiarą we własny sukces. Taka kombinacja jest warunkiem wstępnym myślenia o zbudowaniu firmy, która pozostawi trwały ślad we wszechświecie.

Huge Thing nie obiecuje kokosów. Wręcz przeciwnie, żąda wyrzeczeń i poświęcenia. Dzięki temu do Poznania trafią ludzie, którzy są gotowi powstrzymać się od zjedzenia cukierka dziś po to, żeby za kilka lat mieć nowoczesny koncern produkujący słodycze.

A co ja na tym zyskam?

  • Po pierwsze – zrobię coś nowego, czego jeszcze nigdy nie robiłem.
  • Po drugie – ogrzeję się nieco w cieple energii promieniującej od młodych entuzjastów przedsiębiorczości i jak wampir odnowię swoje siły witalne w tej dziedzinie.
  • Po trzecie – zarażę ideami i uzbroję w umiejętności skutecznego działania kolejne, niczego niespodziewające się osoby.

Plusy dodatnie

Istnieją dwa podejścia do ulepszania różnych spraw:

  1. Dodawanie plusów. Podejście to polega na powiększaniu lub wprowadzaniu pozytywnych aspektów danej sprawy, dzięki czemu negatywy stają się tylko nieistotnym, łatwym do zagłuszenia szumem.
  2. Ujmowanie minusów. Podejście to polega na redukcji lub usuwaniu negatywnych aspektów danej sprawy, przez co pozytywy zaczynają przebijać się na pierwszy plan.

Są oczywiście podejścia mieszane, ale zawsze szala przechyla się w jedną lub drugą stronę.

Jestem zdecydowanym zwolennikiem dodawania plusów, ponieważ uważam, że skupianie się na zapraszaniu do swojego życia rzeczy miłych i pożytecznych znacznie bardziej motywuje do wprowadzania zmian i ich utrwalania, niż poświęcanie czasu i uwagi na eliminację tego, co wstydliwe i dołujące.

Oto przykłady mojego podejścia:

  • Stosuję dietę polegającą na jedzeniu smacznych potraw, które powszechnie uznawane są za zdrowe – nie skupiam się na eliminowaniu tego, co niezdrowe.
  • Pracując, zanurzam się całkowicie w bieżącym zadaniu – nie skupiam się na usuwaniu ze swojego otoczenia tego, co potencjalnie mogłoby mnie rozproszyć.
  • Prowadząc samochód, staram się jechać zdecydowanie, ale spokojnie i przewidywalnie – nie skupiam się na drobnych błędach pozostałych kierowców lub niewłaściwym oznakowaniu drogi.

W innych dziedzinach liczę na twoją własną kreatywność. Zamiast myśleć o ujmowaniu minusów skup się na dodawaniu plusów!