Miesiąc: Luty 2012

PO zebraniu, a nie PODCZAS

Na temat zebrań biznesowych, narad, nasiadówek, posiedzeń i komitetów można pisać bez końca. O ich bezproduktywności i stratach czasu, jakie powodują. Jest ich zbyt wiele, zwołuje się je zbyt często, a ich rezultaty są przeważnie, mówiąc delikatnie, niemierzalne.

Dlatego, tak wielkie znaczenie mają:

  • umiejętność sprawnego komunikowania się za pomocą poczty elektronicznej, o czym już nieraz pisałem (na przykład we wpisie Dualizm komunikacyjny);
  • umiejętność i odwaga samodzielnego podejmowania decyzji poza zebraniami, o czym traktuje darmowa książka „Przeczytaj to przed następnym zebraniem: Standard Nowoczesnych Zebrań narzędziem sukcesu twojej organizacji” (opisana przeze mnie we wpisie Przeczytaj to przed następnym zebraniem);
  • umiejętność należytego przygotowania i poprowadzenia zebrania, o czym też już nieraz pisałem (na przykład we wpisach Produktywne spotkania – 9 wskazówek i Skuteczne zebrania).

Wszyscy eksperci podkreślają, że przygotowanie i rozesłanie programu zebrania jest warunkiem koniecznym jego skuteczności. Nie stanowi gwarancji, ale dowodzi, że choć jedna osoba zastanowiła się, czemu ma być poświęcony wspólnie spędzony czas.

Dziś mam dla ciebie niezwykle istotną radę dotyczącą zawartości programu zebrania:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Powtarzam:

Punkty programu zebrania powinny dotyczyć tego, co się stanie PO zebraniu, a nie PODCZAS zebrania.

Na przykład:

  • TAK: „Podjęcie decyzji w sprawie uruchomienia Projektu X.”
  • NIE: „Omówienie sprawy uruchomienia Projektu X.”

Albo:

  • TAK: „Wybór lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”
  • NIE: „Dyskusja na temat lokalizacji nowego zakładu produkcyjnego.”

Dostrzegasz różnicę?

Po zebraniu uczestnicy powinni wiedzieć, co robić, a nie, co robili!

Sekretny Algorytm TesTeqa

Niektórzy początkujący użytkownicy metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena mają kłopot z optymalnym wyborem kolejnego Najbliższego Działania.

Przypomnijmy: podstawą GTD są listy grupujące Najbliższe Działania pod względem kontekstu, czyli możliwości ich wykonania w danym miejscu, przy użyciu określonych narzędzi (na przykład @Home – w domu, @Work – w pracy, @Computer – przy komputerze, @Internet – przy komputerze lub telefonie z dostępem do sieci itp.). Z drugiej strony Najbliższe Działania z reguły są elementami większych przedsięwzięć nazywanych Projektami.

I tu rodzi się problem:

Czy, na przykład, po wykonaniu w kontekście @Internet Najbliższego Działania „Znajdź numer telefonu fryzjera Benka”, które to działanie jest elementem Projektu „Karnawałowa fryzura”, powinieneś przejść do realizacji kolejnego Najbliższego Działania w tym samym kontekście, czy raczej trzymać się Projektu i zadzwonić (w kontekście @Call) do fryzjera Benka, żeby niezwłocznie zarezerwować termin wizyty?

Ta druga opcja wydaje się niezgodna z duchem metody GTD. Przecież nie po to podzieliłeś Najbliższe Działania na konteksty, żeby teraz ignorować ich istnienie i zmieniać je jak rękawiczki zgodnie z potrzebami jakiegoś Projektu.

Moja rada jest następująca: nie bądź ortodoksem i użyj Sekretnego Algorytmu TesTeqa (zwanego przez niektórych zdrowym rozsądkiem):

  1. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie nie było elementem żadnego Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie w tym samym kontekście.
  2. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie było elementem „zwykłego” Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie w tym samym kontekście.
  3. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie było elementem priorytetowego Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie dotyczące tego samego Projektu, zmieniając kontekst, o ile jest to niezbędne.

Jak uniknąć nokautu podczas rozmowy rekrutacyjnej?

Niezwykle rzadko zdarza się, że jesteś jedynym kandydatem do zatrudnienia na oferowanym przez daną firmę stanowisku. Nie dziw się zatem, że głównym zadaniem gospodarza rozmowy jest znalezienie argumentu, który zdyskwalifikuje cię w wyścigu do posady. Uważasz, że to nieludzkie? W pewnym sensie tak, ale pamiętaj, że nadrzędnym celem spotkania jest sprawne obsadzenie wakatu, a nie, godny komedii romantycznej, happy end dla każdego.

Jeśli twoja wiedza lub postawa zaczynają budzić wątpliwości, obowiązkiem menedżera prowadzącego rekrutację jest wyprowadzenie rozstrzygającego ciosu, czyli zadanie bardzo trudnego pytania. Wyciąganie do ciebie pomocnej ręki to w tym momencie czysta strata czasu. Bardzo trudne pytanie pozwala wydobyć twoje, być może dotąd ukryte, ponadprzeciętne kwalifikacje lub za pomocą nokautu natychmiast zakończyć pojedynek.

Pamiętaj, że zatrudnienie niewłaściwej osoby gwarantuje pracodawcy kilka miesięcy złudzeń, polegających na wybaczaniu ewidentnych potknięć nowicjusza na danym stanowisku, a potem wiele miesięcy bólu i cierpienia wynikających z tego, że nowicjusz przestał być już nowicjuszem, ale nadal ma skłonność do potykania się i obarcza za to winą wszystkich, tylko nie siebie.

Co zatem możesz zrobić, żeby nie dopuścić do nokautu podczas rekrutacji?

Okazuje się, że metoda jest stosunkowo prosta i składa się z trzech elementów:

  1. Przygotuj się. Wyślij swoje CV tylko tam, gdzie naprawdę chcesz pracować. Pamiętaj, że w tym przypadku ilość nie przechodzi w jakość i nie warto słać zgłoszeń byle gdzie.
  2. Przygotuj się. Spisz sytuacje, które w przeszłości wymagały od ciebie samodzielnego rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji i skutecznego działania. Takie historie najbardziej fascynują dobrych pracodawców.
  3. Przygotuj się. Zbierz informacje o swoim przyszłym miejscu pracy – o obszarze działalności, strukturze, sukcesach i problemach oraz pomyśl, jaki mógłby być twój wkład w realizację zadań stojących przed tą organizacją.

99% kandydatów nie rusza nawet małym palcem, żeby dowiedzieć się, co robi firma, do której wysyłają swoje standardowe CV, a potem, szczęśliwym trafem, idą na rozmowę kwalifikacyjną. A przemyślenie odpowiedzi na pytanie „Dlaczego to właśnie mnie ten pracodawca powinien zatrudnić?” to już kosmos wykraczający poza orbitę przeciętności tak daleko, że obszary te nie zostały jeszcze spenetrowane nawet przez najnowocześniejsze radioteleskopy.

A wystarczy tylko pół godziny, internet i jedna kartka z notatkami.

Przygotuj się, a wyjdziesz zwycięsko ze swojej następnej rozmowy rekrutacyjnej, bo nikt nawet nie pomyśli o tym, żeby cię nokautować!

A jeśli jednak spróbuje, to twoja garda będzie znajdowała się na wysokości zapewniającej skuteczne zatrzymanie ciosu.