Rok: 2006

Brązowy Pas GTD

Kolejnym stopniem wtajemniczenia GTD po Białym Pasie i Zielonym Pasie jest:

Brązowy Pas

Na tym poziomie bez wahania zapisujesz wszystko nawet wtedy, gdy staromodni ludzie wokół tego nie robią. Nikt ci nie musi przypominać o okresowym opróżnianiu swojej głowy. Wykonujesz regularne „Miesięczne Przeglądy Tygodniowe”. Czujesz, że wszystko jest pod kontrolą zarówno w pracy, jak i w domu. „Ten, co wszystko ma zapisane” nie jest już dla ciebie określeniem pejoratywnym. Żadne zaległe notatki nie zalegają w notatnikach. Skrzynka odbiorcza poczty elektronicznej przynajmniej raz w tygodniu nie zawiera żadnego listu. W większości przypadków odczuwasz przyjemność podczas analizowania zawartości skrzynki spraw przychodzących w postaci drukowanej. Twoja lista „Projektów” jest w 75% kompletna i aktualna. W poczekalni u dentysty masz ze sobą własne materiały do przejrzenia i przeczytania. Przestałeś atakować ludzi sprawami, które mogą chwilę poczekać, wybierając w tym celu pocztę elektroniczną lub notatki umieszczane w ich skrzynkach spraw przychodzących. Nie martwi cię długa lista działań do zrobienia. Sporządziłeś listę „Może Kiedyś” i przesunąłeś do niej szereg pozycji z listy „Projektów” (i vice-versa). Nie pożyczasz nikomu swojej drukarki etykiet. Każda drukowana informacja, która nie jest w stanie sama stać na półce, została umieszczona w twoim archiwum i w gruncie rzeczy archiwizacja dokumentów sprawia ci przyjemność. Stałeś się mniej tolerancyjny dla tych, którzy nie stosują tych samych sposobów efektywnego działania. Sporządziłeś kilka dobrych list kontrolnych. Prawie nie ma rzeczy, z którą byś nie wiedział, co zrobić. Twoje listy „Najbliższych Działań” zawierają tylko prawdziwe Najbliższe Działania, a nie małe podprojekty. Skupiasz się głównie na myśleniu o swoich sprawach, a nie na przypominaniu sobie, co to są za sprawy. Pytania „Co chcemy przez to osiągnąć?” i „Jakie jest Najbliższe Działanie?” wkradają się do twojego języka używanego w domu.

Teoria Wybitego Okna

Naukowcy badający zagadnienie wandalizmu w miastach starali się znaleźć wyjaśnienie zadziwiającego faktu, że pomiędzy poszczególnymi dzielnicami występują wielkie różnice w porządku i wyglądzie mimo niewielkich różnic między strukturą demograficzną i zamożnością zamieszkujących je społeczności. Żeby sprawdzić jedną z hipotez przeprowadzono następujący eksperyment:

W jednej z ubogich dzielnic Nowego Jorku zaparkowano elegancką limuzynę i z ukrycia rozpoczęto obserwację, co się stanie. Przez cztery dni nikt nawet nie tknął samochodu. Następnie, gdy nikogo nie było w pobliżu, eksperymentatorzy wybili niewielką szybkę w drzwiach limuzyny i powrócili do swojej kryjówki. Już w ciągu następnych czterech godzin w samochodzie wybito wszystkie pozostałe szyby, rozgrabiono część wyposażenia, następnie przewrócono go na dach i podpalono.

Na podstawie tego eksperymentu i innych obserwacji sformułowano Teorię Wybitego Okna, którą ja interpretuję następująco:

Nic nie zastąpi bieżącej troski. Jeśli nie usuniesz niezwłocznie pierwszej awarii lub uszkodzenia (nie ma znaczenia, czy powstałego przypadkowo, czy też celowo), następne będą pojawiać się lawinowo i w niedługim czasie konieczny stanie się generalny remont znacznie kosztowniejszy niż suma wydatków na drobne naprawy.

Doskonałymi przykładami działania Teorii Wybitego Okna w naszym kraju są następujące zjawiska:

  • Stan dróg w Polsce. Bieżące remonty niewielkich uszkodzeń nawierzchni nie są wykonywane, bo zwykle brak jest chęci i funduszy na tak nieefektowną i wymagającą systematyczności pracę. Dopiero, gdy po ulicy nie da się już jeździć, przeprowadzany jest remont generalny i pojawia się kolejna okazja do przecięcia wstęgi.
  • Psie kupy na trawnikach. Dopóki trawnik jest czysty i wypielęgnowany, ludzie wstydzą się wyprowadzać w takie miejsce swoje czworonogi za potrzebą. Ale wystarczy pierwsza, czy druga kupa i nikt się już nie krępuje. I mamy brunatne gnojowiska zamiast pachnącej zieleni. A rzecz polega nie tylko na tym, że właściciele psów powinni sprzątać po swoich ulubieńcach, ale także na tym, że zarządcy terenów powinni niezwłocznie reagować w przypadku pojawienia się pierwszego zanieczyszczenia.

Teoria Wybitego Okna dotyczy także sfery zarządzania organizacjami i pracującymi w nich ludźmi. Żaden, nawet najmniejszy problem nie powinien być bagatelizowany, bo brak reakcji ze strony kierownictwa i innych pracowników tworzy atmosferę przyzwolenia na szkodliwe zachowania.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Zielony Pas GTD

Kolejnym stopniem wtajemniczenia GTD po Białym Pasie jest:

Zielony Pas

Na tym poziomie używasz regularnie kilku z należących do systemu list i czujesz się swobodnie korzystając z podstawowych elementów GTD. GTD jest z tobą przez większą część czasu. Kilka razy poczułeś już dreszcz emocji związany z całkowitym opróżnieniem skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej. Stworzyłeś działający system gromadzenia informacji w postaci drukowanej i używasz własnej drukarki etykiet do opisywania teczek. Zlikwidowałeś co najmniej jedną istotną „czarną dziurę” z papierzyskami w pracy lub w domu, wyrzucając, co niepotrzebne, i porządkując resztę. Wykonałeś jeden solidny Przegląd Tygodniowy i poczułeś się po nim, jak panujący nad wszystkim władca świata. Zacząłeś święcie wierzyć w Zasadę Dwóch Minut. Zawsze nosisz ze sobą i wykorzystujesz jakieś przenośne urządzenie do notowania. Usiłujesz wszystkich przekonać, że GTD jest wspaniałym systemem i że także powinni zacząć go stosować. Do twojego języka używanego w pracy wkradają się dwa pytania: „Co chcemy przez to osiągnąć?” i „Jakie jest Najbliższe Działanie?”

Biały Pas GTD

David Allen często posługuje się metaforami zaczerpniętymi ze wschodnich sztuk walki w celu opisania pewnych aspektów metody GTD. Na przykład osiągnięcie określonego poziomu umiejętności przez adepta jest nagradzane przyznaniem mu prawa do noszenia pasa o zwyczajowo przyjętym kolorze. Pierwszym stopniem wtajemniczenia GTD jest:

Biały Pas

Na tym poziomie uznajesz sztukę zarządzania strumieniem zadań za główną umiejętność, którą należy doskonalić. Biały Pas jest dumnym świadectwem, że wstąpiłeś na drogę samodoskonalenia, co daje ci automatyczną przewagę nad tymi, którzy nie są świadomi lub zainteresowani podwyższaniem swojej efektywności. Poczułeś już smak oczyszczenia przedpola przed podjęciem innych działań – wydobycia z głowy kołaczących się od lat spraw i myśli, wstępnego przejrzenia i zebrania rzeczy godnych twojej uwagi w pracy, a może także i w domu. Rozumiesz, że do skrzynki spraw przychodzących musi trafiać wszystko, z czym jeszcze nie zdecydowałeś, co masz zrobić. Notujesz więcej niż dawniej i bardziej konsekwentnie. Spróbowałeś zastosować jakieś narzędzie do zarządzania listami, które sporządzasz, i nadać systemowi odpowiadającą ci strukturę.