Jeden z członków forum użytkowników Getting Things Done opublikował bardziej uporządkowaną charakterystykę stopni wtajemniczenia GTD. W stosunku do klasyfikacji przedstawionej przeze mnie poprzednio (Biały Pas, Zielony Pas, Brązowy Pas, Czarny Pas, Czarny Pas 2-go Stopnia) dodano tu dodatkowy poziom (Żółty Pas) i przejrzyściej wypunktowano niezbędne na każdym poziomie umiejętności. Oto one:

Biały Pas

• Uznajesz sztukę zarządzania strumieniem zadań za główną umiejętność, którą należy doskonalić.
• Masz skrzynkę spraw przychodzących i rozpocząłeś kolekcjonowanie wszystkiego, co jeszcze nie zostało przeanalizowane.
• Wykonałeś przynajmniej jeden oczyszczający przegląd umysłu.
• W domu i w pracy określiłeś kluczowe obszary, które wymagają uporządkowania.
• Zacząłeś tworzyć i wykorzystywać listy przypomnień o zamierzonych działaniach.
• Zacząłeś notować informacje wtedy, gdy się o nich dowiadujesz, a nie wtedy, gdy stają się pilne.

Żółty Pas

• Używasz jakiegoś podręcznego narzędzia do notowania.
• Uporządkowałeś swoje archiwum i teczki dotyczące projektów.
• Stworzyłeś listę Projektów.
• Przynajmniej raz całkowicie opróżniłeś skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej.
• Naprawdę wkładasz rzeczy do skrzynki spraw przychodzących i opróżniasz ją co kilka dni.
• Uporządkowałeś co najmniej jedną istotną „czarną dziurę” z papierzyskami w pracy lub w domu.
• Opatrujesz etykietami wszystkie teczki oraz inne rzeczy w twoim środowisku działania.
• Obszedłeś cały swój dom i całe miejsce pracy spisując wszystko, co wymaga twojej uwagi.

Zielony Pas

• Zachęcasz i dopingujesz innych do zastosowania zasad GTD.
• Co najmniej trzy razy powiedziałeś „Jakie jest Najbliższe Działanie?” pod koniec dyskusji lub spotkania związanego z pracą.
• Co najmniej trzy razy powiedziałeś „Co chcemy przez to osiągnąć?” podczas dyskusji związanej z pracą.
• Regularnie używasz przenośnego urządzenia do notowania.
• Wykonałeś swój pierwszy gruntowny Przegląd Tygodniowy.
• Tworzysz i wykorzystujesz takie listy, jak @Praca, @Komputer, @Telefon, Projekty, Może Kiedyś, Czeka Na.
• Rutynowo stosujesz Zasadę Dwóch Minut.
• Wiesz, co robić z nachodzącymi cię niespodziewanie myślami dotyczącymi projektów.
• Regularnie nosisz ze sobą narzędzia do zarządzania swoim działaniem.

Brązowy Pas

• Nie odwlekasz wykonywania poszczególnych czynności i realizacji projektów.
• Twoje listy Najbliższych Działań zawierają tylko Najbliższe Działania a nie miniprojekty.
• Wszystkie papiery na twoim biurku są przechowywane w odpowiednich teczkach.
• Żadne papiery nie plączą się w twoim otoczeniu dłużej niż kilka godzin.
• Przestałeś narzekać na pocztę elektroniczną.
• Będąc w drodze przeczytałeś coś z teczki Do Przeczytania i Przejrzenia.
• Przesuwasz pozycje z listy Może Kiedyś na listę Projektów.
• Przesuwasz pozycje z listy Projektów na listę Może Kiedyś.
• Analiza Skrzynki Spraw Przychodzących sprawia ci autentyczną przyjemność.
• Przynajmniej raz w tygodniu całkowicie opróżniasz skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej.
• Wykonujesz regularne Przeglądy Tygodniowe (co najmniej 2 razy w miesiącu).
• Przestałeś uzależniać to, czy panujesz nad swoimi sprawami, od tego, czy inni też stosują GTD.

Czarny Pas

• Zaciera się różnica pomiędzy pracą a życiem osobistym – po prostu skupiasz się na tym, co masz do zrobienia.
• Twój system może podróżować wraz z tobą.
• Zakończyłeś jeden poważny projekt, który początkowo wydawał się przytłaczający.
• Cała zawartość twojego archiwum została przejrzana w ciągu ostatniego roku.
• Nie narzekasz już na brak czasu na solidny, twórczy namysł.
• W pełni ufasz swojemu systemowi i nie boisz się, że o czymś zapomnisz.
• Twoja lista Projektów jest w 75% kompletna i aktualna.
• Musisz sprawdzić na liście telefonów do wykonania, do kogo powinieneś zadzwonić.
• Uaktualniasz swoje listy kontrolne dotyczące poziomów od 20000 do 50000 stóp.
• Twój umysł działa tak, jak tafla wody.
• Gdy twój umysł przestaje działać tak, jak tafla wody, dostrzegasz to i wiesz, jak powrócić do tego stanu.

Kolejnym po Białym Pasie, Zielonym Pasie, Brązowym Pasie i Czarnym Pasie, a zarazem najwyższym stopniem wtajemniczenia GTD jest:

Czarny Pas 2-giego Stopnia

Na tym poziomie praktycznie nie odczuwasz presji upływu czasu. Często działasz szybko, ale rzadko jesteś zapracowany. Gdy bawisz się z psem, nie myślisz o sprawach najważniejszych – zrobiłeś to już wcześniej. Wiesz, do czego służy każdy z kluczy znajdujących się w szufladzie twojego biurka.

Kolejnym stopniem wtajemniczenia GTD po Białym Pasie, Zielonym Pasie i Brązowym Pasie jest:

Czarny Pas

Na tym poziomie sprawdzasz na liście telefonów do wykonania, do kogo powinieneś zadzwonić. Ufasz swojej intuicji, która cały czas niezawodnie wskazuje ci priorytety twoich działań. Nie zniósłbyś niewykonania kompletnego Przeglądu Tygodniowego, a co kilka tygodni twoje pole działania jest czyste jak łza. Podczas przeglądów regularnie podążasz konstruktywnymi ścieżkami kreatywnego myślenia, decydowania i generowania nowych pomysłów. Nie narzekasz już na brak czasu na solidny, twórczy namysł. Możesz spokojnie zostawić stertę rzeczy w skrzynce spraw przychodzących i cieszyć się chwilą, wiedząc, że wszystko znajduje się w niezawodnym systemie i w odpowiednim czasie zostanie przeanalizowane. Używasz skrótów klawiaturowych zamiast tracić czas na machanie myszą. Od ręki sporządzasz użyteczne listy kontrolne. W każdej chwili jesteś gotowy do analizowania projektów i stawiania czoła nowym sytuacjom. Cała zawartość twojego archiwum została przejrzana w ciągu ostatniego roku. Wszystkie twoje systemy pozostają całkowicie dostępne, działające i sprawne, kiedy przenosisz się z miejsca na miejsce. Twoi współpracownicy są czuli na punkcie tego, co przynoszą do twojej sfery działania. Różnica pomiędzy sprawami osobistymi i związanymi z pracą staje się bardzo mała – po prostu pozytywnie skupiasz się na tym, co robisz. Potrafisz i masz siłę przywołać się do porządku, gdy czujesz, że zaniedbałeś swój system GTD na zbyt długo. Nie musisz nikogo przekonywać do GTD – zwykle nawet nie myślisz o metodzie, tylko korzystasz z jej dobrodziejstw. Przestałeś narzekać na pocztę elektroniczną. W bieżącym roku zgubiłeś tylko kilka nieistotnych kwitków. Przyjaciele nie chcą ci już pokazywać wnętrza swoich biur i samochodów.