Tag: zarządzanie

16 powodów

A oto lista 16 możliwych powodów, dla których pracownik nie wykonuje należycie zleconego mu zadania:

  1. Nie wie, dlaczego ma to zrobić. Czy wyjaśniłeś mu to?
  2. Nie wie, jak ma to zrobić. Czy jego kwalifikacje są wystarczające? Jeśli nie, to jak umożliwić mu ich podwyższenie? A może należy wyznaczyć kogoś innego do wykonania tej pracy?
  3. Nie wie, czego się od niego oczekuje. Czy jasno określiłeś swoje wymagania? Czy przedstawiłeś je na tyle przejrzyście, żeby pracownik sam umiał na bieżąco oceniać, czy dobrze realizuje zadanie?
  4. Uważa, że metodą wskazaną przez przełożonego nie da się tego zrobić. Czy wyjaśniłeś, dlaczego twoja metoda jest najlepsza? Czy rzeczywiście jest najlepsza? Czy pozwoliłeś pracownikowi zgłosić swoje zastrzeżenia?
  5. Uważa, że zna lepszy sposób wykonania zadania. Zadaj sobie takie same pytania, jak w poprzednim punkcie.
  6. Uważa, że są ważniejsze rzeczy do zrobienia. Czy wyjaśniłeś, jak to zadanie wpisuje się w całokształt przedsięwzięć realizowanych przez firmę? Czy wyraźnie podkreśliłeś jego znaczenie?
  7. Nie widzi pozytywów zajmowania się tą pracą. Czy dbasz o sprawiedliwe nagradzanie solidnego wykonywania obowiązków?
  8. Wydaje mu się, że robi to, co trzeba, chociaż w rzeczywistości tak nie jest. Czy nadzorujesz przebieg realizacji zadania, żeby móc wkroczyć w przypadku wystąpienia zagrożeń?
  9. Spodziewa się, że zostanie nagrodzony za niewykonanie zadania. Czy piętnujesz niesolidność i olewactwo?
  10. Spodziewa się, że zostanie ukarany za wykonanie zadania. Czy są jakieś powody, dla których pracownik może podejrzewać, że tak będzie?
  11. Oczekuje negatywnych konsekwencji zajmowania się tą pracą. Czy – jeśli dobrze wykona tę robotę – zawalisz go pięćdziesięcioma podobnymi zadaniami do wykonania „na wczoraj”?
  12. Wie, że uniknie kary za zlekceważenie polecenia. Czy twoja postawa lub zachowania mogą wskazywać na to, że podświadomie sprzyjasz sabotażystom w firmie?
  13. Napotyka na obiektywne przeszkody, z którymi nie jest w stanie sam sobie poradzić. Czy zapewniłeś mu odpowiednie środki i uprawnienia do pokonywania trudności? Może jest jeszcze coś więcej do zrobienia w tym zakresie?
  14. Ze względu na osobiste ograniczenia nie może wykonać zadania. Zawsze bierz to pod uwagę.
  15. Ma problemy osobiste. Spróbuj z nim o tym porozmawiać.
  16. Zadanie jest niewykonalne. Zastanów się raz jeszcze, czy na pewno da się to zrobić? Czy nie pojawiły się przeszkody uniemożliwiające realizację zadania?

Na podstawie blogu „Open Loops”.

Skuteczne terminy

W swoim ostatnim podcaście Mark Horstman i Michael Auzenne („Manager Tools”) podali ciekawy sposób, jak sprawić, żeby terminy wyznaczane podwładnym były bardziej mobilizujące do ich dotrzymania. Należy podawać wymaganą datę i czas ukończenia zadania. Jeśli powiesz: „Przygotuj ten raport na środę.”, możesz być pewien, że w większości przypadków wyniku pracy nie zobaczysz wcześniej niż we czwartek. Natomiast stwierdzenie „Przygotuj ten raport na czternastą trzydzieści w środę.” okazuje się znacznie silniejszym bodźcem do terminowego wywiązania się z obowiązku.

Oczywiście zawsze pamiętaj o pochwaleniu podwładnego w przypadku dotrzymania terminu lub ponagleniu go już w pięć minut po upływie wyznaczonego czasu, jeśli praca nie została wykonana. Konsekwencja w rozliczaniu jest nieodzowna dla podkreślenia, że nie rzucasz słów na wiatr.

I jeszcze jedno. Staraj się nie wyznaczać terminów na piątek (w szczególności po południu). Bądź realistą – nie walcz z ludzką naturą.

Protokół z zebrania

Wczoraj obiecałem, że wyjaśnię, jak szybko, łatwo i przyjemnie sporządzić odręczny protokół z zebrania. Oto trzy kroki służące temu celowi:

  1. Przed zebraniem: sformatuj program zebrania w taki sposób, żeby pomiędzy poszczególnymi punktami było jak najwięcej miejsca do notowania.
  2. Podczas zebrania: na swojej kopii programu zebrania czytelnie notuj ustalenia oraz to, KTO ma zrobić CO do KIEDY.
  3. Po zebraniu: skseruj i niezwłocznie roześlij swoje notatki.

Już po wszystkim – jak mawiała młoda lekarka w skeczach Jana Kaczmarka.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Skuteczne zebrania

Mark Horstman i Michael Auzenne to wspaniali autorzy podcastów o zarządzaniu publikowanych na stronie Manager Tools. Ich rady są nieco skażone tym, że obydwaj wywodzą się z armii i ponad wszystko cenią porządek i przestrzeganie zasad, ale mi się to podoba. Jednym z przykładów ich podejścia do zarządzania są następujące wskazówki, jak organizować i prowadzić skuteczne zebrania:

  1. Roześlij program zebrania zawierający nazwę zebrania, datę i czas rozpoczęcia oraz zakończenia, określenie miejsca i – jeśli jest to potrzebne – wskazówki, jak tam dotrzeć, nazwisko prowadzącego, listę uczestników i harmonogram. Dla każdego punktu programu określ czas rozpoczęcia, temat i „właściciela”. Czas rozpoczęcia kolejnego punktu jest jednocześnie czasem zakończenia punktu poprzedniego.
  2. Rozpocznij o wyznaczonej porze, nie czekając na nikogo – w ten sposób okazujesz szacunek tym, którzy przybyli na czas. Ty też nie możesz się spóźnić pod żadnym pozorem. Spóźnialskich ignoruj.
  3. Ustal podstawowe zasady obowiązujące podczas zebrań – na przykład: „nie bawimy się elektronicznymi gadżetami”, „nie odbieramy telefonów i nigdzie nie dzwonimy”, „gdy jeden mówi, inni słuchają”, „ufamy sobie” itd. Nie narzucaj tych zasad, tylko określ je wspólnie z innymi uczestnikami.
  4. Trzymaj się programu zebrania, żeby nie stracić nad nim kontroli. Miej odwagę taktownie przerywać uczestnikom, jeśli zebranie zbacza z wyznaczonego kursu. Za pierwszym razem może to być trudne, ale później przyzwyczają się. Używaj następujących zwrotów: „Masz dwie minuty na zreferowanie…”, „Pawle, masz jeszcze minutę…”, „Wybacz Pawle, ale musimy przejść dalej, a tę kwestię możemy umieścić na Pętli Końcowej”.
  5. Wykorzystuj Pętlę Końcową jako miejsce na zagadnienia wykraczające poza program zebrania. Notuj te kwestie, żeby można było do nich powrócić na zakończenie. W programie każdego zebrania ostatnie 5 minut przeznacz na Pętlę Końcową, będącą czasem na decyzje, co zrobić z tymi dodatkowymi wątkami (zignorować, przemyśleć, przedyskutować podczas następnego zebrania itp.). Jeśli takich spraw nie ma, masz okazję wcześniej zakończyć zebranie.
  6. Podsumuj każdy punkt i określ odpowiedzialnych za realizację postanowień. Zapisz KTO ma zrobić CO do KIEDY. Nie wyznaczaj i nie rozkazuj, tylko poproś daną osobę o publiczne podjęcie się wykonania zadania – to zwiększa zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności. Na przykład: „W porządku, zanim przejdziemy dalej, Pawle, czy mógłbyś na wtorek przygotować tę prezentację?”
  7. Zakończ o wyznaczonej porze tak, jak rozpocząłeś. Jeśli program zebrania został wyczerpany wcześniej, nie przedłużaj niepotrzebnie zebrania. Pamiętaj, że Pętla Końcowa jest zawsze ostatnim punktem programu. Wyjątkowo, ale to naprawdę wyjątkowo możesz przedłużyć zebranie, ale wówczas poinformuj o tym uczestników na 5-10 minut przed wcześniej planowanym czasem zakończenia i określ nowy czas zakończenia.
  8. Roześlij protokół z zebrania jak najszybciej po jego zakończeniu. Może być sporządzony odręcznie, byle czytelnie. Jak to zrobić szybko, łatwo i przyjemnie napiszę jutro. Pamiętaj, żeby protokół jasno prezentował podjęte decyzje i wynikające z nich działania oraz określał osoby odpowiedzialne za ich realizację.
  9. Pamiętaj o ciągłym doskonaleniu kunsztu przygotowywania i prowadzenia zebrań – nie popadaj w rutynę. W przypadku zebrań cotygodniowych raz na kwartał umieść w programie punkt „Co moglibyśmy usprawnić w naszych zebraniach?” i pozwól uczestnikom zgłaszać swoje uwagi.
  10. Przestań prowadzić zebrania osobiście, jeśli istnieją ku temu warunki. Gdy ktoś inny zajmie się stroną organizacyjną, ty będziesz mógł się skupić na meritum.