W swoim wpisie z 6 sierpnia 2009 Michael Hyatt podaje szereg wskazówek, jak zwiększyć prawdopodobieństwo otrzymania odpowiedzi na wysłany list elektroniczny. Kilka z tych sposobów omawiałem już na łamach BIZNESU BEZ STRESU, ale prawdziwym odkryciem jest dla mnie technika, którą na swój użytek określiłem mianem „diabelska alternatywa”.

„Diabelska alternatywa” składa się z dwóch elementów:

• precyzyjnie określonego terminu, do kiedy oczekujesz na odpowiedź;
• precyzyjnie określonego działania, jakie podejmiesz w przypadku braku odpowiedzi.

Na przykład:

Proszę o przesłanie do dnia 2009-08-18 do godziny 14:00 opinii, czy wnosimy uwagi do załączonej umowy z kontrahentem. W przypadku braku odpowiedzi przekażę kontrahentowi potwierdzenie, że zgadzamy się na zaproponowaną przez niego treść porozumienia.

To naprawdę działa! Sprawdziłem!

Na podstawie „10 Strategies For Getting Faster Responses to Your Emails” / Michael Hyatt.

Jeśli pracujesz w staromodnym biurze, gdzie dokumenty przekazuje się jeszcze współpracownikom w postaci papierowej, to twoja skuteczność działania po części zależy od rozwiązania następującego problemu: jak zredukować ryzyko, że kolega, którego nie zastałeś w pokoju nie spojrzy na podrzucone przez ciebie kwity?

Jeśli położysz papiery w skrzynce spraw przychodzących, pewnie w ogóle ich nie zauważy. Jeśli położysz je na klawiaturze, myszy lub zasłonisz nimi monitor, pewnie odruchowo odłoży je na jakąś stertę. Więc gdzie?

Połóż papiery na siedzeniu jego krzesła. W 90% przypadków nie usiądzie na nich, a jeśli nawet, to poczuje i usłyszy, że coś jest nie tak. Ponieważ siedzenie krzesła stanowi niecodzienne miejsce przechowywania dokumentów, w 99,99% przypadków twój współpracownik rzuci przez chwilę okiem na pierwszą stronę. I o to chodzi – o zapewnienie sobie tej chwili uważnego spojrzenia. Nie licz na nic więcej. Jeśli kolega nie będzie chciał się nimi zająć, to i tak wrzuci je za biurko, ale przynajmniej przez chwilę będą dręczyły go wyrzuty sumienia…

Kiedy w wysyłanej korespondencji chcesz określić jakiś termin, zawsze podaj datę kalendarzową wydarzenia. Nie „jutro”, nie „pojutrze”, nie „we wtorek” i nie „w następny piątek”. Możesz użyć tych potocznych określeń, ale w nawiasie lub po przecinku koniecznie podaj pełną datę kalendarzową:

• „jutro (2009-07-09)”;
• „pojutrze (2009-07-10)”;
• „we wtorek (2009-07-14)”;
• „w następny piątek (2009-07-17)”.

Zamiast jedynego logicznego formatu daty „YYYY-MM-DD” możesz też, jeśli wolisz, zastosować tradycyjną formę „DD miesiąca YYYY r.” – na przykład „jutro (9 lipca 2009 r.)”.

Twoim celem powinno być niedopuszczenie do błędnej interpretacji podawanego terminu przez odbiorcę wiadomości.