Analiza jest drugą fazą zajmowania się sprawami, które umieściłeś w miejscach gromadzenia. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:

• Dokonaj analizy każdej sprawy znajdującej się w miejscach gromadzenia (zdecyduj, co z każdą z nich należy zrobić).
• Jeśli analizowana sprawa nie wymaga w tej chwili podejmowania żadnych działań, zdecyduj, czy informację tę wyrzucić, odłożyć do późniejszego obsłużenia czy też umieścić w archiwum danych źródłowych.
• Jeśli analizowana sprawa wymaga aktywnego zajęcia się nią, określ Najbliższe Działanie i:
  • wykonaj je od razu, jeśli nie zajmie ci to więcej niż 2 minuty;
  • przydziel komuś do wykonania (i wpisz na listę @CzekaNa);
  • odłóż na później, umieszczając je na jednej z kontekstowych list Najbliższych Działań.

  Jeśli jedno zdefiniowane działanie nie załatwia analizowanej sprawy do końca, masz do czynienia ze zobowiązaniem, które jest Projektem – nadaj mu nazwę i umieść na liście Projektów.

Gromadzenie jest pierwszą fazą zajmowania się sprawami, którymi chcesz lub powinieneś się zająć. W ramach tej fazy postępuj zgodnie z następującymi regułami:

• Niezwłocznie umieszczaj wszystkie nowe sprawy w szczelnych miejscach gromadzenia (fizycznej skrzynce spraw wpływających, skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej, papierowym notatniku, dyktafonie, sekretarce automatycznej) tak, by nie absorbowały obszarów pamięci krótkoterminowej twojego mózgu.
• Zredukuj liczbę miejsc gromadzenia do niezbędnego minimum.
• Regularnie opróżniaj wszystkie miejsca gromadzenia wykonując analizę i porządkowanie umieszczonych tam spraw.

Opublikowane przez Merlina Manna rady mogą się wydawać oczywiste, ale niestety większość osób ich nie stosuje. Oto one – 5 rad, które uczynią Twoje życie lepszym:

1. Zredukuj zakłócenia. Wszyscy mamy zbyt wiele „skrzynek spraw przychodzących”, zbyt wiele rzeczy nieustannie dopomina się o naszą uwagę, rozpraszając nas, a my nie niestety nie mamy na to żadnego wpływu. Jedyne, co możemy zrobić, to być bardziej zdecydowanym i stanowczym w stawianiu tamy potokowi atakujących nas spraw i informacji. Zrezygnuj z prenumeraty czasopisma, którego tak naprawdę nie czytasz, zażądaj wstrzymania przesyłania ci pocztą elektroniczną niepotrzebnych ofert handlowych itp. Łatwiej znaleźć igłę w stogu siana, jeśli siano nie jest ciągle wrzucane na stos.
2. Zapisuj wszystko. Czy kiedykolwiek znalazłeś na swoim biurku karteczkę, na której widniało siedem cyfr i nic więcej? To z pewnością numer telefonu, ale czyj? Zapisuj każdą informację, którą chcesz zachować tak, aby w przyszłości, gdy zawiedzie cię pamięć, dała się odtworzyć w całości. Twój umysł ma wspaniałe zdolności twórcze, ale bywa, że niektóre szczegóły (czasami niestety kluczowe) mu umykają.
3. Skup się na działaniu. W swojej słynnej książce „Getting Things Done” („Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”) David Allen podkreśla, że każde przedsięwzięcie, którego podejmujesz się w życiu, sprowadza się do wykonania szeregu podstawowych, fizycznych czynności, takich jak „wynieś śmieci” czy „zadzwoń do Stefana w sprawie X”. Planuj swoje działania, stosując odpowiadające im czasowniki, a nie mgliste rzeczowniki. „Implementacja strategii” to statyczny ogólnik, a „Zadzwoń do Zbyszka w sprawie strategii” znakomicie nadaje się do zrobienia i posunięcia spraw naprzód.
4. Opuść swoją skrzynkę spraw przychodzących. Wiele osób niemalże zamieszkało w swojej skrzynce spraw przychodzących (poczta elektroniczna, automatyczna sekretarka itp.). Zamiast tego wyznacz pory, kiedy odwiedzasz swoje skrzynki spraw przychodzących w celu przejrzenia, co nowego przyszło, i skup się na zamierzeniach, które zaplanowałeś do wykonania. Skrzynki są tylko punktami odbioru informacji, a nie miejscem pracy. Wyzwól się z bieżączki napędzanej najnowszymi i najbardziej domagającymi się uwagi sprawami, które wpadły do twojej skrzynki spraw przychodzących.
5. Stań się wybredny To ty jesteś jedyną osobą, która ma prawo decydować, co będzie pochłaniało twój czas i uwagę. To ty odpowiadasz przed sobą samym za właściwe wykorzystanie każdej sekundy swojego życia, a nie jest ich nieskończenie wiele. Czym powinieneś się w danym momencie zająć – czy „poprzytulać swoje dziecko”, czy „sprawdzić pocztę elektroniczną”? Co jest ważniejsze? Im lepiej to wszystko przemyślisz i im lepsze będą twoje decyzje, tym pełniej wykorzystasz czas swojej wizyty na Ziemi.

Na podstawie „Merlin’s top 5 super-obvious, „no-duh” ways to immediately improve your life” Merlina Manna.

Projektem w metodzie GTD jest każde zamierzenie, którego wykonanie wymaga realizacji więcej niż jednego działania podstawowego. Na twojej liście „Projektów” powinny się znajdować tylko te zamierzenia, co do których jesteś przekonany, że w najbliższym czasie (mówimy tu o jednym lub dwóch tygodniach) musisz lub chcesz dokonać postępu. Lista „Może Kiedyś” służy zaś do rejestrowania tych przedsięwzięć, które nie dojrzały jeszcze do podejmowania konkretnych działań w czasie teraźniejszym, ale nie wykluczasz ich realizacji w przyszłości.

Jak powiedział Mistrz Yoda: „Nie ma ‚spróbuję’ – albo działasz, albo nie”.

Jeśli twoja lista „Może Kiedyś” jest bardzo długa, posortuj ją zgodnie z prawdopodobieństwem przyszłej realizacji przedsięwzięć – tak, jak to w tej chwili widzisz – od najbardziej do najmniej prawdopodobnych.

TesTeq – Krzysztof Wysocki