Tag: gtd

Nowa Zasada Dwóch Minut

Eric Mack opublikował w swoim blogu nową Zasadę Dwóch Minut dla Poczty Elektronicznej („A new two-minute rule for email”). Jak zapewne wiesz Zasada Dwóch Minut mówi, że jeżeli załatwienie jakiejś sprawy nie zajmie ci więcej niż dwie minuty, to po prostu ją załatw, ponieważ tyle samo czasu zajęłoby ci umieszczenie jej jako Najbliższego Działania na odpowiedniej liście kontekstowej GTD. Nowa Zasada Dwóch Minut dla Poczty Elektronicznej brzmi następująco:

Jeśli wysłanie odpowiedzi na list elektroniczny miałoby ci zająć więcej niż 2 minuty, skasuj ten list i zapomnij o sprawie.

Takie podejście zapewnia przede wszystkim pozbycie się korespondencji sformułowanej w tak zamotany sposób, że trudno zorientować się, o co nadawcy tak naprawdę chodzi. A jeśli było to coś ważnego, nadawca z pewnością przyśle ci ten ważny list jeszcze raz, być może nawet w bardziej zrozumiałej formie.

Menedżerska decyzja

Mimo stosowania się do zaleceń GTD z pewnością pozostaną ci nieprzejrzane szuflady w szafce albo bałagan w kącie piwnicy. Problem ten z pewnością zapisałeś jednak na liście swoich projektów (Może Kiedyś). Wiesz zatem, że sprawa ta ci nie umknie, a jednocześnie, przechodząc w pobliżu, zawsze jesteś w stanie bez niepokoju powiedzieć do siebie: „Nie zajmę się tym teraz. To moja świadoma menedżerska decyzja!

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Elementy GTD

Metoda GTD jest niezależna od sposobu implementacji i składa się z czterech głównych elementów, które powinny działać ze 100-procentową niezawodnością:

  • Terminarz – do przechowywania terminów działań i wydarzeń, które mogą być wykonane lub zajść tylko w ściśle określonym czasie;
  • Lista (lub listy) Projektów – do przechowywania spisu przedsięwzięć złożonych z więcej niż jednego kroku;
  • Kontekstowe Listy Najbliższych Działań – do przechowywania spisów czynności, które należy wykonać w danym kontekście, żeby zamierzone przedsięwzięcia posuwały się do przodu;
  • Materiały Pomocnicze Projektów – miejsca przechowywania informacji związanych z poszczególnymi projektami i Najbliższymi Działaniami.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Archiwizacja a podróże w czasie

Ludzie często mają kłopot z określeniem właściwego miejsca przechowywania nowego dokumentu, który znalazł się w ich skrzynce spraw przychodzących.

Jeśli taki dokument nie wymaga podejmowania żadnych działań, tylko zawiera informacje mogące się przydać w przyszłości, powinieneś umieścić go w swoim archiwum składającym się z opatrzonych tytułami i uporządkowanych alfabetycznie teczek. Pozostaje tylko pytanie, jak ten dokument sklasyfikować i w której teczce umieścić, żeby akt archiwizacji nie był tylko „upchaniem gdziekolwiek” tej nieszczęsnej kartki papieru?

Najlepiej sprawdzającym się sposobem decydowania o miejscu przechowywania danego dokumentu jest zadanie sobie pytania „Gdzie bym tego szukał?” zamiast zwyczajowego „Gdzie mam to schować?”

Twój umysł wykona wówczas następującą pracę: wybierze się w przyszłość, spojrzy na plik teczek, ujrzy właściwą i powróci do dnia dzisiejszego z gotowym, najlepszym tytułem teczki, której powinieneś użyć.

TesTeq – Krzysztof Wysocki