Tag: gtd

Pusta głowa?

„Oczyść swój umysł” to jedna z głównych zasad metody GTD (Getting Things Done Davida Allena). Polega ona na umieszczaniu w zewnętrznym, godnym zaufania systemie gromadzenia informacji wszystkich pomysłów i spraw do załatwienia chodzących człowiekowi po głowie. W ten sposób mózg zostaje uwolniony od obowiązku pamiętania o tych rzeczach i można go wykorzystać do bardziej twórczych celów (na przykład do myślenia strategicznego).

W tym miejscu krytycy GTD zadają podchwytliwe pytanie: „Czy zatem system ten nakazuje użytkownikowi mieć pustą głowę?”

Oczywiście, że nie. Chodzi nie tyle o wyczyszczenie umysłu, lecz raczej o zabezpieczenie jego zawartości na zewnątrz głowy, o zrobienie trwałej, godnej zaufania kopii zapasowej. Wówczas, jeśli zawiedzie cię pamięć, możesz odwołać się do regularnie aktualizowanej pamięci zewnętrznej. Jeżeli masz do niej pełne zaufanie, osiągasz nadzwyczajny stan bezstresowego istnienia, w którym każdy koniec jest związany z końcem i nie istnieje niebezpieczeństwo utraty żadnej istotnej myśli, która przyszła ci do głowy.

Miłość do młotka

Adepci metody GTD niejednokrotnie zniechęcają się do całego systemu z powodu niezadowolenia z narzędzi używanych do przechowywania list Najbliższych Działań i Projektów. Jeżeli rzeczywiście środki, które stosujesz, zdecydowanie zmniejszają twoją sprawność w posługiwaniu się tymi listami, zastanów się, czy wystarczy wprowadzić drobne udoskonalenia, czy też nadszedł czas na rewolucyjne zmiany. Pamiętaj jednak, że niezadowolenie z narzędzi bywa często tylko wymówką, a problem tkwi gdzie indziej.

Jeśli nie umiesz wbijać gwoździ, nie spodoba ci się żaden młotek. Natomiast, jeśli w swoim życiu wbiłeś już niejeden gwóźdź, nie musisz kochać swojego młotka, żeby zrobić to, co do ciebie należy.

Nie tylko GTD

David Allen jest nie tylko twórcą metody GTD (Getting Things Done), ale także autorem wielu wskazówek upraszczających i usprawniających życie. Oto kilka z nich:

  1. Jeśli często podróżujesz (służbowo lub prywatnie), przeznacz jedną z szuflad w swojej szafie na rzeczy, które zawsze zabierasz ze sobą. Staraj się mieć dodatkowy komplet podróżny każdej z takich rzeczy (przybory toaletowe, kabel zasilający do laptopa, ładowarka do telefonu komórkowego itp.).
  2. Używaj teczki spraw bieżących do przechowywania aktualnych „papierów jednorazowego użytku” takich, jak bilety lotnicze, potwierdzenia faksowe itp. – czyli dokumentów, które nie są fragmentem jakiegoś większego przedsięwzięcia, ale które powinieneś mieć pod ręką.
  3. Regularnie czyść skrzynkę otrzymanych listów elektronicznych. Kasuj to, co bezużyteczne, zajmuj się niezwłocznie tym, co nie wymaga więcej niż dwóch minut twojej uwagi, a resztę przenoś do folderu działań odłożonych na później lub umieszczaj w systemie gromadzenia informacji.
  4. Jeśli, podróżując, zabierasz ze sobą zapasowe akumulatory i baterie do sprzętu elektronicznego, oznaczaj naładowane źródła zasilania, oplatając je gumką-recepturką. Dzięki temu jeden rzut oka pozwoli ci stwierdzić, czy dany akumulator lub bateria są naładowane, czy nie.
  5. Zwiększ sprawność posługiwania się klawiaturą komputerową. Jeśli piszesz z szybkością mniejszą niż 50 słów na minutę, zainstaluj sobie program do nauki pisania bezwzrokowego i ćwicz. Poznaj też klawisze skrótu przyspieszające obsługę wykorzystywanego oprogramowania.

GTD a grypa

Wiele osób spędza mnóstwo czasu, doskonaląc, unowocześniając (i często przez to komplikując) swój system GTD (Getting Things Done Davida Allena). Część z tych osób zniechęca się i – ze szkodą dla siebie – rezygnuje z GTD. Inni – po zmarnowaniu kilku miesięcy na bezowocne poszukiwania doskonałości – dochodzą wreszcie do wniosku, że im system jest prostszy, tym lepiej. I właśnie w tym tkwi esencja GTD. David Allen ujmuje to tak:

„Twój system powinien działać także wtedy, gdy masz grypę. Powinien ci pomagać zrobić to, co powinieneś zrobić, nawet wtedy, gdy nie masz na to ochoty.” – David Allen

Jeśli zatem zamierzasz zmodyfikować swój system GTD zastanów się, czy będzie on prostszy w utrzymaniu, aktualizowaniu i korzystaniu z niego – szczególnie wtedy, gdy ci zabraknie sił albo ochoty. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, przemyśl jeszcze raz, czy inne spodziewane efekty modernizacji usprawiedliwiają komplikację systemu.