Tag: gtd

Making It All Work (4) – sześć poziomów strategicznego spojrzenia

Kolejne osiem rozdziałów „Making It All Work” David Allen poświęcił sześciu poziomom, na które powinniśmy co pewien czas się wspinać, żeby dokonać strategicznej oceny kierunku swoich działań:

  • Getting Perspective
  • Getting Perspective on the Runway: Next Actions
  • Getting Perspective at Ten Thousand Feet: Projects
  • Getting Perspective at Twenty Thousand Feet: Areas of Focus and Responsibility
  • Getting Perspective at Thirty Thousand Feet: Goals and Objectives
  • Getting Perspective at Forty Thousand Feet: Vision
  • Getting Perspective at Fifty Thousand Feet: Puropse and Principles
  • Getting Perspective: Gracie’s Gardens Revisited

Znajdujemy tu wyczerpujące omówienie, co oznaczają poszczególne poziomy, jak tworzyć zawartość związanych z nimi list i w jakich okolicznościach zastanawiać się nad ich modyfikacjami. W ostatnim rozdziale podany jest modelowy przykład strategicznego spojrzenia na życie pewnego dżentelmena, który odziedziczył właśnie podupadający sklep ogrodniczy Gracie’s Gardens.

Po przeczytaniu tych rozdziałów zmieniłem swój pogląd na zależność pomiędzy poszczególnymi poziomami. Poprzednio sądziłem, że poziom najwyższy „Cel i Zasady Życia” definiuje kategorie, w ramach których określane są „Wizje”, w ramach których określane są „Cele Roczne i Dwuletnie” i dalej, hierarchicznie: „Zakresy Odpowiedzialności”, „Projekty” i „Najbliższe Działania”. To błędne wyobrażenie. Poszczególne poziomy są w gruncie rzeczy niezależnymi spojrzeniami na nasze życie pod różnymi kątami i z różnych odległości. W związku z tym wymyśliłem następującą analogię:

„Poziomy strategicznego spojrzenia stanowią swego rodzaju pole siłowe rozpostarte ponad bieżnią życia, przy której stoją drogowskazy z definicjami poszczególnych projektów.”

Za pomocą serwisu Twitter podesłałem Davidowi tę moją genialną myśl, a on określił ją następująco:

„@TesTeq Yes, nicely thought and said”

Uważam więc, że wreszcie uchwyciłem ideę poziomów strategicznego spojrzenia. Ideę okresowego przyglądania się swoim działaniom z wybranych perspektyw.

Making It All Work (3) – strumień spraw

Kolejne sześć rozdziałów „Making It All Work” David Allen poświęcił pięciofazowemu przetwarzaniu strumienia spraw:

  • Getting Control: Capturing
  • Getting Control: Clarifying
  • Getting Control: Organizing
  • Getting Control: Reflecting
  • Getting Control: Engaging
  • Getting Control: Applying This to Life and Work

Kwestia odzyskiwania kontroli nad swoim życiem została w tych rozdziałach przenicowana, prześwietlona i dokładnie zbadana. Muszę przyznać, że David Allen przedstawia wiele przekonujących argumentów i przykładów dowodzących, że GTD to najprostszy, kompletny system umożliwiający zapanowanie nad sprawami, które absorbują nasza uwagę.

Po przeczytaniu tych rozdziałów zrozumiałem, dlaczego metoda GTD jest prosta w teorii, a trudna w praktyce – szczególnie na dłuższą metę. Po prostu wymaga utrzymania żelaznej dyscypliny w zakresie wszystkich pięciu faz przetwarzania strumienia spraw, to znaczy:

  • zapisywania wszystkiego i umieszczania notatek w skrzynkach spraw przychodzących;
  • systematycznego opróżniania skrzynek spraw przychodzących w procesie wyjaśniania znaczenia wszystkiego, co się tam znalazło, i określania naszego stosunku do każdej z tych kwestii;
  • umieszczania wyników przeprowadzonej analizy w miejscach do tego przeznaczonych – każda rzecz i każda sprawa musi mieć swoje miejsce;
  • okresowego przeglądania swoich spraw w celu wykrycia tego, co być może – mimo całej staranności postępowania – nam umknęło, oraz wyrobienia sobie strategicznej intuicji, co jest ważne, a co nie;
  • zdeterminowanej realizacji zamierzeń na podstawie list Najbliższych Działań i wyrobionej podczas Przeglądów Tygodniowych intuicji, przy wykorzystaniu sprzyjających okoliczności.

Ten łańcuch działań jest na tyle silny, na ile silne jest jego najsłabsze ogniwo. GTD szwankuje, gdy nie zapisujemy wszystkiego, gdy nie analizujemy tego, co zapisaliśmy, gdy nie umieszczamy na swoim miejscu tego, co przeanalizowaliśmy, gdy zapominamy o Przeglądach Tygodniowych i wreszcie gdy nie angażujemy się w wykonywanie Najbliższych Działań.

W tym kontekście nie ma znaczenia, czy trzymamy nasze listy w zeszycie, programie komputerowym czy w sieci. Najważniejsza jest dostępność tych danych, wygoda i przyjemność korzystania z wybranego narzędzia oraz nasza wiara w niezawodność systemu.

Pierwszy plan i tło

Metoda GTD w oryginalny sposób rozwiązuje problem wyboru tego, co w danej chwili powinieneś robić, czyli priorytetyzacji. Żadnych A, B, C, żadnych 1, 2, 3, a czasami 4 i 5. David Allen dzieli działania na dwie grupy:

  • pierwszy plan, czyli tę jedną czynność, na której skupiona jest w tej chwili twoja uwaga (właśnie czytasz wpis w blogu BIZNES BEZ STRESU);
  • tło, czyli te wszystkie pozostałe czynności, których nie robisz, niezależnie od ich wagi i pilności.

W każdej chwili możesz wydobyć z tła na pierwszy plan dowolną, umieszczoną tam sprawę i na niej skupić uwagę, ale znów wszystkie pozostałe zamierzenia staną się tłem. Może też się zdarzyć, że okoliczności zmuszą cię do niezwłocznej reakcji na jakiś nieoczekiwany incydent (pożar, pęknięta opona w samochodzie) i wtedy wszystkie plany staną się tłem do czasu zażegnania kryzysu.

Taka bezpriorytetowa metoda działania (w istocie jest to metoda o nieskończonej liczbie priorytetów) zapewnia odpowiednią elastyczność i gotowość do natychmiastowej i wyważonej reakcji na kolejne wyzwania. Aby tak było, muszą być spełnione dwa podstawowe warunki:

  1. Twoje tło musi być kompletne. W każdej chwili musisz ufać, że wiesz, czego nie robisz, że nic nie przegapiłeś i że decyzja o tym, co robisz, a czego nie robisz, była w pełni uzasadniona. Temu służą listy GTD.
  2. Twoje tło nie może być ci obce. Co pewien czas, najlepiej raz w tygodniu, powinieneś przyjrzeć się wszystkim rzeczom, które tam pieczołowicie zgromadziłeś, i zdecydować, czy któraś z nich nie powinna zacząć odgrywać pierwszoplanowej roli. Temu służy Przegląd Tygodniowy GTD.

Listy okropności

Często zdarza się, że ludzie tworzą listy do zrobienia, a w przypadku metody GTD listy Projektów i związanych z nimi Najbliższych Działań, lecz potem odczuwają tak wielki wstręt do tych spisów, że wcale do nich nie zaglądają. Siadają wówczas na kanapie przed telewizorem lub zajmują się błahymi, pozornymi czynnościami maskującymi to, że tylko odwlekają zabranie się za rzeczy ważne.

Jedną z przyczyn takiego postępowania jest niekompletność tych list. Otóż najczęściej zawierają one to, co musimy zrobić, a brakuje na nich tego, czym chcemy się zająć. Wydaje nam się, że nie warto zapisywać naszych przyjemnych zamierzeń (windsurfing w środę, impreza w sobotę, lekcja tańca w poniedziałek itp.), bo przecież o nich nie zapomnimy. Ale czy na pewno? Czy nigdy nie zdarzyło ci się zapomnieć o piwie ze znajomymi?

Dlatego radzę ci: uczyń swoją listę zamierzeń kompletną – zrównoważ to, co musisz, tym, co cię kręci.