Kolejne sześć rozdziałów „Making It All Work” David Allen poświęcił pięciofazowemu przetwarzaniu strumienia spraw:

• Getting Control: Capturing
• Getting Control: Clarifying
• Getting Control: Organizing
• Getting Control: Reflecting
• Getting Control: Engaging
• Getting Control: Applying This to Life and Work

Kwestia odzyskiwania kontroli nad swoim życiem została w tych rozdziałach przenicowana, prześwietlona i dokładnie zbadana. Muszę przyznać, że David Allen przedstawia wiele przekonujących argumentów i przykładów dowodzących, że GTD to najprostszy, kompletny system umożliwiający zapanowanie nad sprawami, które absorbują nasza uwagę.

Po przeczytaniu tych rozdziałów zrozumiałem, dlaczego metoda GTD jest prosta w teorii, a trudna w praktyce – szczególnie na dłuższą metę. Po prostu wymaga utrzymania żelaznej dyscypliny w zakresie wszystkich pięciu faz przetwarzania strumienia spraw, to znaczy:

• zapisywania wszystkiego i umieszczania notatek w skrzynkach spraw przychodzących;
• systematycznego opróżniania skrzynek spraw przychodzących w procesie wyjaśniania znaczenia wszystkiego, co się tam znalazło, i określania naszego stosunku do każdej z tych kwestii;
• umieszczania wyników przeprowadzonej analizy w miejscach do tego przeznaczonych – każda rzecz i każda sprawa musi mieć swoje miejsce;
• okresowego przeglądania swoich spraw w celu wykrycia tego, co być może – mimo całej staranności postępowania – nam umknęło, oraz wyrobienia sobie strategicznej intuicji, co jest ważne, a co nie;
• zdeterminowanej realizacji zamierzeń na podstawie list Najbliższych Działań i wyrobionej podczas Przeglądów Tygodniowych intuicji, przy wykorzystaniu sprzyjających okoliczności.

Ten łańcuch działań jest na tyle silny, na ile silne jest jego najsłabsze ogniwo. GTD szwankuje, gdy nie zapisujemy wszystkiego, gdy nie analizujemy tego, co zapisaliśmy, gdy nie umieszczamy na swoim miejscu tego, co przeanalizowaliśmy, gdy zapominamy o Przeglądach Tygodniowych i wreszcie gdy nie angażujemy się w wykonywanie Najbliższych Działań.

W tym kontekście nie ma znaczenia, czy trzymamy nasze listy w zeszycie, programie komputerowym czy w sieci. Najważniejsza jest dostępność tych danych, wygoda i przyjemność korzystania z wybranego narzędzia oraz nasza wiara w niezawodność systemu.

• x-lektury