Tag: gtd

GTD jest jak samochód

Liczysz na to, że metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena nada sens twojemu życiu?

Nic z tego!

GTD jest jak samochód – na przykład Volkswagen Golf GTD. :-)

Chyba nie spodziewasz się, że twój samochód podpowie ci, dokąd masz pojechać? Nic z tego! Punkt docelowy i drogę musisz wybrać sam.

Właściwie GTD nie jest samochodem osobowym, ale dużym dostawczakiem, zdolnym pomieścić wszystkie twoje sprawy, które postanowiłeś ze sobą zabrać. Ludzie nie korzystający z GTD niosą to wszystko w swojej głowie. Nic dziwnego, że czują się przytłoczeni i nie mogą skupić się na skutecznym docieraniu do kolejnych punktów docelowych swojej podróży.

Metoda GTD to system uwalniający mózg od trudów pamiętania, dzięki czemu może on zająć się tym, w czym jest niezastąpiony – przetwarzaniem informacji w celu wyznaczenia optymalnego kierunku działania.

Pamiętaj zatem:

GTD jest jak samochód.

Sekretny Algorytm TesTeqa

Niektórzy początkujący użytkownicy metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena mają kłopot z optymalnym wyborem kolejnego Najbliższego Działania.

Przypomnijmy: podstawą GTD są listy grupujące Najbliższe Działania pod względem kontekstu, czyli możliwości ich wykonania w danym miejscu, przy użyciu określonych narzędzi (na przykład @Home – w domu, @Work – w pracy, @Computer – przy komputerze, @Internet – przy komputerze lub telefonie z dostępem do sieci itp.). Z drugiej strony Najbliższe Działania z reguły są elementami większych przedsięwzięć nazywanych Projektami.

I tu rodzi się problem:

Czy, na przykład, po wykonaniu w kontekście @Internet Najbliższego Działania „Znajdź numer telefonu fryzjera Benka”, które to działanie jest elementem Projektu „Karnawałowa fryzura”, powinieneś przejść do realizacji kolejnego Najbliższego Działania w tym samym kontekście, czy raczej trzymać się Projektu i zadzwonić (w kontekście @Call) do fryzjera Benka, żeby niezwłocznie zarezerwować termin wizyty?

Ta druga opcja wydaje się niezgodna z duchem metody GTD. Przecież nie po to podzieliłeś Najbliższe Działania na konteksty, żeby teraz ignorować ich istnienie i zmieniać je jak rękawiczki zgodnie z potrzebami jakiegoś Projektu.

Moja rada jest następująca: nie bądź ortodoksem i użyj Sekretnego Algorytmu TesTeqa (zwanego przez niektórych zdrowym rozsądkiem):

  1. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie nie było elementem żadnego Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie w tym samym kontekście.
  2. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie było elementem „zwykłego” Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie w tym samym kontekście.
  3. Jeśli wykonane właśnie Najbliższe Działanie było elementem priorytetowego Projektu i wciąż jeszcze dysponujesz czasem i energią, zabierz się za kolejne Najbliższe Działanie dotyczące tego samego Projektu, zmieniając kontekst, o ile jest to niezbędne.

Dualizm komunikacyjny

„Skuteczne zebrania zmniejszają liczbę maili, które trzeba wysłać. Skuteczne maile zmniejszają liczbę zebrań, które trzeba odbyć.” – David Allen

Truizm? Zapewne. Praktycznie cała metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena jest jednym wielkim truizmem. Tylko dlaczego ludzie tak często kręcą się w kółko, zamiast posługiwać się zdrowym rozsądkiem opisywanym przez te truizmy?

Pamiętaj więc, żeby spotkania, które organizujesz, miały jasny cel i porządek, były zgodnie z nimi prowadzone i kończyły się zapisanymi ustaleniami polegającymi na przydzieleniu poszczególnym osobom konkretnych zadań. Dzięki temu nie będzie trzeba korespondować, żeby uściślać i wyjaśniać sobie, co właściwie zostało uzgodnione.

Gdy zaś piszesz list elektroniczny, przedstaw sprawę (tylko jedną sprawę w jednym mailu!) prosto, ale wyczerpująco oraz wyraźnie określ, czego w odpowiedzi oczekujesz od odbiorcy: jedynie zapoznania się z informacją, odpowiedzi czy ściśle sprecyzowanego działania. Dzięki temu nie trzeba będzie organizować spotkania, żeby uściślać i wyjaśniać sobie, o co właściwie chodziło w mailu.

Te dwie proste wskazówki pozwolą twojej organizacji wyprzedzić o lata świetlne konkurencję, która gada, żeby gadać i pisze, żeby pisać, zamiast gadać i pisać, żeby było zrobione.

Co to jest?

W metodzie GTD (Getting Things Done) Davida Allena każdą sprawę, która dotrze na twoją orbitę (znajdzie się w jednej z twoich skrzynek spraw przychodzących), masz obowiązek potraktować standardowym pytaniem:

Co to jest?

„Cóż za banalne pytanie!” – wykrzyknie w tym miejscu wszystkowiedzący mądrala. Otóż, Panie Mądralo, większość ludzi zbyt rzadko zadaje sobie to pytanie, przez co popadają w kłopoty – a to z powodu lekceważenia spraw ważnych, a to z powodu przytłoczenia liczbą nieistotnych błahostek.

Bo pytanie „Co to jest?” nie służy do przytoczenia słownikowej definicji danego zjawiska, ale do określenia twojego osobistego stosunku do tej sprawy. W gruncie rzeczy chodzi o odpowiedź na pytanie:

Czym to coś jest dla mnie?

  • Czy mogę to po prostu wyrzucić?
  • Czy powinienem to zachować na zaś?
  • Czy powinienem coś z tym zrobić?
  • A jeśli trzeba coś z tym zrobić, to jaki jest pierwszy krok (Najbliższe Działanie)?

Często odpowiedź na to fundamentalne pytanie jest banalna, ale są sprawy, w przypadku których zajęcie uczciwego stanowiska wymaga wiele odwagi.

Miej zatem odwagę zastanawiać się nad swoimi sprawami, bo uciekając od pytania „Co to jest?”, uciekasz od swojego życia!