Tag: gtd

Parking niewyklarowanych myśli

GTD Dominos 8: Inbox Zero

W metodzie Getting Things Done (GTD) Davida Allena standardowa procedura obsługi każdego nowego problemu nakazuje zapisanie go i wrzucenie do skrzynki spraw przychodzących. Dopiero potem powinieneś przyjrzeć się takiej notatce i zdecydować, co i jak chcesz w danej sprawie zrobić. Może nic, a może jest to wieloetapowy projekt wymagający solidnego rozplanowania.

Bardzo często spotykam się z kwestionowaniem tego podejścia w przypadku małych, oczywistych „problemików”, takich jak „kup płyn do mycia naczyń, bo się kończy”. Adepci GTD słusznie zauważają, że nie ma co kombinować – przecież można od razu umieścić tę informację na liście @zakupy. I mają rację!

W takim razie po co jest to całe zawracanie głowy ze skrzynką spraw przychodzących?

Już wyjaśniam:

Skrzynka spraw przychodzących jest parkingiem dla spraw nieoczywistych.

Umieszczasz tam każdy problem, co do którego nie wiesz, jakie działanie chciałbyś podjąć. A w chwili, w której sobie o nim przypomniałeś, zapewne pracujesz nad czymś innym, więc, żeby się nie rozpraszać, tylko go zapisujesz do późniejszego rozpatrzenia.

Z drugiej strony wprowadzenie takiego surowego, nieprzemyślanego wstępnie problemu na jedną z list Najbliższych Działań zanieczyściłoby twój system. Dlaczego? Ponieważ GTD zakłada, że na listach Najbliższych Działań znajdują się jedynie fizyczne czynności prowadzące do wyznaczonych celów, a nie niejasne troski i zmartwienia.

Mam nadzieję, że to wyjaśnienie pozwoli ci zarówno skutecznie wykorzystywać, jak i pomijać twoje skrzynki spraw przychodzących w zależności od komplikacji problemu, który nagle zakiełkował w twojej głowie.

Jak ja to wszystko zjem?

Robert Peake napisał znakomity artykuł „Eating the Menu” [next-action.eu] dotyczący uczucia przytłoczenia listami Najbliższych Działań, którego doświadczają adepci metody Getting Things Done (GTD) Davida Allena. Korzystając z uprzejmości firmy Next Action Associates, wyłącznego partnera David Allen Company w Wielkiej Brytanii i Irlandii, mam zaszczyt przedstawić polską wersję tego, rozprawiającego się z groźnym mitem, tekstu.

Menu do zjedzenia

Lubisz to miejsce. Nieraz w nim bywałeś i wiesz, że serwują tu smaczne potrawy. Ale w chwili, gdy bierzesz do ręki menu i spoglądasz na jego pierwszą stronę, twój oddech nagle przyspiesza, a serce podchodzi ci do gardła. Potem przenosisz wzrok na kolejną stronę i twoje oczy stają się okrągłe ze zdumienia. Zaczynasz z trudem łapać powietrze. Strużka potu spływa po twoim czole, a ty w panice się zastanawiasz:

Jak ja to wszystko zjem?

Domyślam się, że taki dziwny koszmar nigdy w życiu ci się nie przytrafił. Jednak wielu adeptów metody Getting Things Done (GTD) Davida Allena doświadcza takiego właśnie uczucia przytłoczenia, gdy pierwszy raz sporządzają kompletną listę swoich możliwych do wykonania Najbliższych Działań.

Dzieje się tak dlatego, że zamiast odnosić się do tego spisu jak do menu w restauracji, traktują go tak, jak wcześniej traktowali swoją listę rzeczy do zrobienia. Z punktu widzenia psychologii lista rzeczy do zrobienia to sporządzony przez nas wykaz spraw, które wszystkie musimy załatwić, żeby w swoich oczach stać się „Przodownikami Produktywności Osobistej”. Tym, co nas motywuje, jest wiszący nad naszymi głowami moralny imperatyw, że jeśli odrobimy lekcje i uporamy się z domowymi obowiązkami, to będziemy mogli zająć się zabawą.

Niestety praktycznie każda lista rzeczy do zrobienia jest niekompletna (w przeciwieństwie do list Najbliższych Działań obejmujących wszystkie kierunki aktywności, na których nam zależy). Ponadto spisy te są niejasne, to znaczy – kontynuując metaforę menu – nie zawierają klarownych opisów poszczególnych „dań”. W konsekwencji „dania” te są zbyt duże do przełknięcia i nieapetyczne.

W metodzie GTD lista Najbliższych Działań to menu możliwości, z którego wybieramy to, co uważamy w danej chwili za najpożywniejsze i najsmaczniejsze, nie oczekując, że „musimy to wszystko zjeść”. Zamiast odczuwać satysfakcję z wykonania całej, ale bardzo ograniczonej listy rzeczy do zrobienia, pławimy się w przyjemności dokonywania właściwych wyborów z aktualnego i kompletnego spisu Najbliższych Działań informującego nas, co mamy do wyboru, ale nie zmuszającego do obżarstwa.

W istocie, jedną z największych korzyści wynikających ze stosowania metody GTD jest możliwość przeniesienia wszystkich Najbliższych Działań z naszych głów do zewnętrznego, zaufanego systemu i pozostawienia ich tam z pełnym i uzasadnionym przekonaniem, że we właściwym czasie będziemy mogli wybrać spośród nich optymalną w danym momencie czynność do wykonania. Ponadto, posiadając bezpieczne i niezawodne repozytorium Najbliższych Działań, możemy bez poczucia winy zajmować się tym, czego w nim nie ma – na przykład odpoczynkiem i relaksem. W restauracji też nie musimy martwić się między daniami, czy wystarczy dla nas jedzenia.

Jeśli więc zaczynasz odczuwać panikę po analizie zawartości swoich skrzynek spraw przychodzących i sporządzeniu na tej podstawie sympatycznej, choć długiej listy Najbliższych Działań, powtórz za mną z przekonaniem:

TO NIE JEST LISTA RZECZY DO ZROBIENIA, TO TYLKO MENU!

Smacznego!

Marzenie pracownika

Ten wpis powstał pod wpływem lektury książki Stana Slapa „Bury My Heart at Conference Room B. The Unbeatable Impact of Truly Commited Managers”.

Marzenie pracownika

  • Chciałbym, żeby moja praca była zgodna z wyznawanymi przeze mnie zasadami i przekonaniami.
  • Chciałbym być szanowany.
  • Chciałbym móc samodzielnie odpowiadać za powierzone mi obowiązki.
  • Chciałbym, żeby moja praca była potrzebna, miała sens i sprawiała, że świat staje się lepszy, a nie gorszy.
  • Chciałbym mieć powód, żeby wierzyć w to, co robię.

Czy ty też masz takie marzenia?

Myślę, że dotyczą one nie tylko pracowników, ale również kierowników, dyrektorów, prezesów i właścicieli firm.

Pomyśl, jakie Najbliższe Działanie powinieneś podjąć, żeby twoje marzenia miały szansę stać się rzeczywistością.

Wysublimowane GTD

W artykule „Zhakuj życie” (Dziennik Gazeta Prawna na Święta, 23-27 grudnia 2015 roku) Sylwia Czubkowska napisała:

Guru lifehackingu, jeszcze zanim ten termin się pojawił, jest David Allen, który w książce „Getting Things Done” wyłożył podstawy tej metody. Najbardziej znanym fundamentem GTD jest zasada dwóch minut. Zgodnie z nią, gdy w naszej poczcie e-mailowej pojawia się nowe zadanie do wykonania, mamy trzy wyjścia. Powinniśmy zająć się nim od razu, jeśli wykonanie go zajmie nam mniej niż dwie minuty. Gdy zadanie jest bardziej skomplikowane i pochłonie więcej czasu, trzeba odłożyć je na później lub przekazać dalej. Jednak nie powinniśmy jedynie postanowić, że zajmiemy się nim później – konieczne jest rozłożenie go na części składowe i ustalenie, kiedy je wykonamy.

Za pomocą Twittera odpowiedziałem autorce tak:

Dzień dobry. W „Zhakuj życie” (fajny tekst) wspomniała Pani o #GTD. To trochę nie tak. #GTD sięga głębiej – to nie jest lifehacking.

#GTD nie jest łatwe. To propozycja uczciwej konfrontacji z rzeczywistością, żeby uspokoić rozbiegany umysł. Nie każdego na to stać.

Tymczasem w ramach prowadzonego przez David Allen Company forum padło pytanie:

„W jaki sposób GTD uczyniło twoje życie lepszym?”

A oto moja odpowiedź:

Moje życie się zmieniło, od kiedy wdrożyłem zasadę dwóch minut. Wówczas te drobne, dawniej mnie denerwujące, niezałatwione sprawy po prostu zniknęły z mojego otoczenia.

Moje życie się zmieniło, od kiedy zrozumiałem, że mogę osiągnąć dowolny cel, ale nie mogę osiągnąć ich wszystkich naraz. Sporządziłem więc swoją listę Może Kiedyś, żeby te odłożone na później sprawy mi nie umykały.

Moje życie się zmieniło, od kiedy zrozumiałem, że MUSZĘ właściwie zaangażować się w swój świat, żeby osiągnąć stan umysłu przypominający taflę wody. Bardzo często to „zaangażowanie” nie polega na określeniu, co trzeba zrobić, ale na uzmysłowieniu sobie, czego robić nie warto.

Odpowiadając na to samo pytanie, David Allen napisał:

Zmiana w moim życiu polegała na tym, że teraz wiem, iż w pierwszej kolejności powinienem skupiać się na tym, co zaprząta moją uwagę. Gdy zadbam o te sprawy, mogę przejść do szerszej i bardziej wysublimowanej rozmowy z samym sobą, żeby w jej ramach, stosując te same zasady GTD, osiągać znacznie głębsze rezultaty.

A zatem w GTD nie chodzi o uproszczenie sobie życia kilkoma sztuczkami, ale o wypracowanie odpowiedniego stosunku do otaczającej nas rzeczywistości w celu osiągnięcia spokoju umysłu i stanu gotowości do sprostania temu, czego się nie spodziewamy.

To jest właśnie cel GTD!

Życzę ci, żebyś go osiągnął!