Robert Peake napisał znakomity artykuł „Eating the Menu” [next-action.eu] dotyczący uczucia przytłoczenia listami Najbliższych Działań, którego doświadczają adepci metody Getting Things Done (GTD) Davida Allena. Korzystając z uprzejmości firmy Next Action Associates, wyłącznego partnera David Allen Company w Wielkiej Brytanii i Irlandii, mam zaszczyt przedstawić polską wersję tego, rozprawiającego się z groźnym mitem, tekstu.

Menu do zjedzenia

Lubisz to miejsce. Nieraz w nim bywałeś i wiesz, że serwują tu smaczne potrawy. Ale w chwili, gdy bierzesz do ręki menu i spoglądasz na jego pierwszą stronę, twój oddech nagle przyspiesza, a serce podchodzi ci do gardła. Potem przenosisz wzrok na kolejną stronę i twoje oczy stają się okrągłe ze zdumienia. Zaczynasz z trudem łapać powietrze. Strużka potu spływa po twoim czole, a ty w panice się zastanawiasz:

Jak ja to wszystko zjem?

Domyślam się, że taki dziwny koszmar nigdy w życiu ci się nie przytrafił. Jednak wielu adeptów metody Getting Things Done (GTD) Davida Allena doświadcza takiego właśnie uczucia przytłoczenia, gdy pierwszy raz sporządzają kompletną listę swoich możliwych do wykonania Najbliższych Działań.

Dzieje się tak dlatego, że zamiast odnosić się do tego spisu jak do menu w restauracji, traktują go tak, jak wcześniej traktowali swoją listę rzeczy do zrobienia. Z punktu widzenia psychologii lista rzeczy do zrobienia to sporządzony przez nas wykaz spraw, które wszystkie musimy załatwić, żeby w swoich oczach stać się „Przodownikami Produktywności Osobistej”. Tym, co nas motywuje, jest wiszący nad naszymi głowami moralny imperatyw, że jeśli odrobimy lekcje i uporamy się z domowymi obowiązkami, to będziemy mogli zająć się zabawą.

Niestety praktycznie każda lista rzeczy do zrobienia jest niekompletna (w przeciwieństwie do list Najbliższych Działań obejmujących wszystkie kierunki aktywności, na których nam zależy). Ponadto spisy te są niejasne, to znaczy – kontynuując metaforę menu – nie zawierają klarownych opisów poszczególnych „dań”. W konsekwencji „dania” te są zbyt duże do przełknięcia i nieapetyczne.

W metodzie GTD lista Najbliższych Działań to menu możliwości, z którego wybieramy to, co uważamy w danej chwili za najpożywniejsze i najsmaczniejsze, nie oczekując, że „musimy to wszystko zjeść”. Zamiast odczuwać satysfakcję z wykonania całej, ale bardzo ograniczonej listy rzeczy do zrobienia, pławimy się w przyjemności dokonywania właściwych wyborów z aktualnego i kompletnego spisu Najbliższych Działań informującego nas, co mamy do wyboru, ale nie zmuszającego do obżarstwa.

W istocie, jedną z największych korzyści wynikających ze stosowania metody GTD jest możliwość przeniesienia wszystkich Najbliższych Działań z naszych głów do zewnętrznego, zaufanego systemu i pozostawienia ich tam z pełnym i uzasadnionym przekonaniem, że we właściwym czasie będziemy mogli wybrać spośród nich optymalną w danym momencie czynność do wykonania. Ponadto, posiadając bezpieczne i niezawodne repozytorium Najbliższych Działań, możemy bez poczucia winy zajmować się tym, czego w nim nie ma – na przykład odpoczynkiem i relaksem. W restauracji też nie musimy martwić się między daniami, czy wystarczy dla nas jedzenia.

Jeśli więc zaczynasz odczuwać panikę po analizie zawartości swoich skrzynek spraw przychodzących i sporządzeniu na tej podstawie sympatycznej, choć długiej listy Najbliższych Działań, powtórz za mną z przekonaniem:

TO NIE JEST LISTA RZECZY DO ZROBIENIA, TO TYLKO MENU!

Smacznego!

• x-gtd