Kolejne sześć rozdziałów „Making It All Work” David Allen poświęcił pięciofazowemu przetwarzaniu strumienia spraw:

• Getting Control: Capturing
• Getting Control: Clarifying
• Getting Control: Organizing
• Getting Control: Reflecting
• Getting Control: Engaging
• Getting Control: Applying This to Life and Work

Kwestia odzyskiwania kontroli nad swoim życiem została w tych rozdziałach przenicowana, prześwietlona i dokładnie zbadana. Muszę przyznać, że David Allen przedstawia wiele przekonujących argumentów i przykładów dowodzących, że GTD to najprostszy, kompletny system umożliwiający zapanowanie nad sprawami, które absorbują nasza uwagę.

Po przeczytaniu tych rozdziałów zrozumiałem, dlaczego metoda GTD jest prosta w teorii, a trudna w praktyce – szczególnie na dłuższą metę. Po prostu wymaga utrzymania żelaznej dyscypliny w zakresie wszystkich pięciu faz przetwarzania strumienia spraw, to znaczy:

• zapisywania wszystkiego i umieszczania notatek w skrzynkach spraw przychodzących;
• systematycznego opróżniania skrzynek spraw przychodzących w procesie wyjaśniania znaczenia wszystkiego, co się tam znalazło, i określania naszego stosunku do każdej z tych kwestii;
• umieszczania wyników przeprowadzonej analizy w miejscach do tego przeznaczonych – każda rzecz i każda sprawa musi mieć swoje miejsce;
• okresowego przeglądania swoich spraw w celu wykrycia tego, co być może – mimo całej staranności postępowania – nam umknęło, oraz wyrobienia sobie strategicznej intuicji, co jest ważne, a co nie;
• zdeterminowanej realizacji zamierzeń na podstawie list Najbliższych Działań i wyrobionej podczas Przeglądów Tygodniowych intuicji, przy wykorzystaniu sprzyjających okoliczności.

Ten łańcuch działań jest na tyle silny, na ile silne jest jego najsłabsze ogniwo. GTD szwankuje, gdy nie zapisujemy wszystkiego, gdy nie analizujemy tego, co zapisaliśmy, gdy nie umieszczamy na swoim miejscu tego, co przeanalizowaliśmy, gdy zapominamy o Przeglądach Tygodniowych i wreszcie gdy nie angażujemy się w wykonywanie Najbliższych Działań.

W tym kontekście nie ma znaczenia, czy trzymamy nasze listy w zeszycie, programie komputerowym czy w sieci. Najważniejsza jest dostępność tych danych, wygoda i przyjemność korzystania z wybranego narzędzia oraz nasza wiara w niezawodność systemu.

Czwarty rozdział „Making It All Work” Davida Allena zatytułowany jest „The Fundamentals of Self-Management”. Autor definiuje w nim dwa wymiary skutecznego działania:

• Control (panowanie nad sprawami za pomocą pięciu faz ich przetwarzania: chwytania, wyjaśniania, porządkowania, zastanawiania się i zajmowania się);
• Perspective (widzenie otaczającego świata na sześciu poziomach ogólności: działania, projekty, obszary zainteresowania, cele, wizje, cele życiowe i zasady).

Mając do dyspozycji te dwa wymiary David Allen określa cztery następujące charakterystyki działania:

• control/perspective – Victim / Responder – życie ograniczone do reagowania na bodźce;
• CONTROL/perspective – Micromanager / Implementer – aktywne działanie bez dobrze określonego celu;
• control/PERSPECTIVE – Crazy Maker / Visionary – wizjonerstwo bez działania;
• CONTROL/PERSPECTIVE – Captain & Commander – równowaga pomiędzy planowaniem strategicznym i taktyką działania.

Zawsze sądziłem, że powyższe dwa wymiary działania są w istocie rzeczy jednym wymiarem (od szczegółu do ogółu), gdzie na jednym końcu występują ludzie działający bezcelowo, na drugim końcu wizjonerzy-teoretycy, a w środku skuteczni realizatorzy zamierzeń. Ale gdzie wtedy umieścić tych, którzy nie przywiązują wagi ani do wizji, ani do ich realizacji, tylko ograniczają się do gaszenia pożarów? Muszę to jeszcze przemyśleć.

W książce „Making It All Work” David Allen wprowadza drobne korekty w nazewnictwie faz zajmowania się sprawami zgodnie z metodą GTD. Nowe określenia mają lepiej charakteryzować rolę poszczególnych etapów w całym procesie i pasować do ogólnej koncepcji uporządkowania życia prezentowanej w „Making It All Work”.

W „Getting Things Done” David Allen zdefiniował następujące fazy:

1. Collecting (gromadzenie, kolekcjonowanie).
2. Processing (analiza).
3. Organizing (porządkowanie).
4. Reviewing (przegląd).
5. Doing (wykonanie, realizacja).

W „Making It All Work” fazy te otrzymały następujące nazwy:

1. Capturing (chwytanie).
2. Clarifying (wyjaśnianie).
3. Organizing (porządkowanie).
4. Reflecting (zastanawianie się).
5. Engaging (zajmowanie się).

Sam oceń, którą wersję wolisz. Moim zdaniem nowe terminy niosą w sobie głębszą treść, lecz są mniej dynamiczne. Lepiej opisują istotę procesu i jego strategiczną rolę, lecz straciły charakter taktycznych zaleceń zachęcających do działania.

Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami (Do przeczytania) czytam „Making It All Work” Davida Allena i przyznam szczerze: nie jest to łatwa lektura. Ale jako entuzjastę GTD tym bardziej ten fakt mnie przekonuje do samej metody. Skoro tak skomplikowanie i zawile wyłożona koncepcja ma tylu zwolenników, to zapewne nawet powierzchowne zapoznanie się z jej podstawami przynosi większości ludzi wymierne korzyści.

Pierwsze trzy rozdziały książki to:

• Introduction: From Getting Things Done to Making It All Work
• The GTD phenomenon
• Making It All Work – the Process

Jestem zawiedziony. Rozdziały te można scharakteryzować jednym zdaniem: „GTD to jest to!”. GTD w domu, w pracy i w zagrodzie. GTD na sianie, przy ścianie, w szkole i stodole. 60 stron marketingowych zachwytów i mniej lub bardziej naukowych uzasadnień, dlaczego to działa, jak wielkie są korzyści i jakim błogosławieństwem dla ludzkości jest potęga wiecznie żywych idei Davida Allena. I żeby nie było – fakt, że nie podobają mi się te rozdziały, nie ma żadnego związku z moją oceną GTD. Uważam, że upowszechnienie tego zbioru zdroworozsądkowych reguł działania umożliwiłoby znacznie większej liczbie osób osiąganie tego, co chcą osiągnąć. Początek książki jest ciernistą drogą do merytorycznych treści zawartych w jej dalszych częściach. Jeśli nie musisz, nie czytaj pierwszych trzech rozdziałów „Making It All Work”.

Poniższe cytaty są rodzynkami wydobytymi z tego rozpoczynającego „Making It All Work” zakalca:

Nigdy nie będziesz wiedział wystarczająco dużo, żeby stwierdzić, że to, co w danej chwili robisz, jest najwłaściwszą rzeczą, którą powinieneś robić. W naszym świecie nie istnieje żadna godna zaufania magiczna formuła, która eliminowałaby wszelkie wątpliwości. I nigdy takowa nie powstanie. Natomiast dysponujemy praktycznymi sposobami minimalizacji ryzyka i zwiększania naszych chęci i zdolności do angażowania się w przedsięwzięcia. (str.12)

Jak celnie radzi arabskie przysłowie: „Ufaj Allahowi, ale przywiąż swojego wielbłąda”. (str.13)

Programiści spędzają przy komputerach długie godziny, starając się stworzyć oprogramowanie, które uchroni ich przed spędzaniem długich godzin przy komputerach. (str.16)

Tak naprawdę nie możesz zarządzać czasem; czas po prostu istnieje. Tym, czym możesz zarządzać, jesteś ty sam – twoja skupiona uwaga i twoje działania. (str.21-22)

Umysł jest wspaniałym sługą, lecz okropnym panem. (str.35)

Powinieneś myśleć o swoich sprawach więcej niż myślisz, ale nie aż tyle, ile się obawiasz, że będziesz musiał. (str.45)