Nie masz czasu czytać tego wpisu? To go posłuchaj! Tutaj albo w postaci podcastu Biznesu Bez Stresu dostępnego we wszystkich rozgłośniach od Apple po Spotify i YouTube!

David Allen, twórca metody Getting Things Done, proponuje następujące, ciekawe ćwiczenie: otwórz swój kalendarz, przejdź o jeden miesiąc do przodu (czyli jeśli dziś jest 11 października, przejdź do 11 listopada) i wpisz pod tą przyszłą datą następującą informację: „W ciągu ostatniego miesiąca wydarzyło się coś, czego nie przewidywałem, co zmusiło mnie do radykalnej zmiany moich planów”. Zrób to i za miesiąc sprawdź, czy jesteś prorokiem!

Dlaczego to ćwiczenie jest takie ważne i pouczające?

Dlatego, że wiele metod zarządzania czasem kładzie bardzo duży nacisk na precyzyjne planowanie przedsięwzięć. Nie dość, że poszczególne zadania – od pierwszego do ostatniego – muszą być dokładnie zdefiniowane, to dodatkowo należy im nadać odpowiednie priorytety i sztywne terminy realizacji.

David Allen uważa, a ja się z nim zgadzam, że zarówno nadmierne, jak i niedostateczne planowanie jest szkodliwe. W kwestii fatalnych skutków niedostatecznego planowania wszyscy się raczej zgadzają. Natomiast wielu ludzi uważa, że nadmiar w tym względzie nikomu jeszcze nie zaszkodził. Otóż zaszkodził, ponieważ w ten sposób traci się czas i, jak pokaże ci za miesiąc powyższe ćwiczenie, na twojej drodze zawsze – prędzej czy później – pojawią się przeszkody, które zmuszą cię do zmiany precyzyjnie wycyzelowanego planu.

Ile zatem planowania to nie za dużo i nie za mało? Jaki jest złoty środek? Według Davida Allena planować powinieneś tak długo, jak długo dany projekt nie daje ci spokoju i kołacze się po twojej głowie. Oznacza to bowiem, że na tym etapie nie wyklarowałeś jeszcze wszystkiego, co należało wyklarować.

Pamiętaj, że rzeczywistość jest zbyt krnąbrna i leniwa, żeby dostosowywać się do twoich planów, więc nie poświęcaj im więcej czasu, niż na to zasługują.

• podcast