Nie masz czasu czytać tego wpisu? To go posłuchaj! Tutaj albo w postaci podcastu Biznesu Bez Stresu dostępnego we wszystkich rozgłośniach od Apple po Spotify i YouTube!
Bez przerwy narzekamy, że nasze elektroniczne skrzynki odbiorcze pełne są listów z pytaniami i odpowiedziami, które nie byłyby potrzebne, gdybyśmy tę korespondencję zastąpili kilkoma krótkimi, sprawnie przeprowadzonymi spotkaniami. Narzekamy też na marnujące nasz czas spotkania, które spokojnie mogłyby się nie odbyć, gdyby organizator każdego z nich wysłał jeden precyzyjnie sformułowany mail albo zamieścił konkretną informację w firmowej bazie wiedzy. W związku z tym mam dla ciebie dwie świetne rady:
- Zawsze, kiedy zamierzasz wysłać maila mogącego wyzwolić lawinę pytań i odpowiedzi, zastanów się, czy nie lepiej zorganizować jedno krótkie spotkanie z ludźmi, których dana sprawa dotyczy. A może wystarczy zwykła rozmowa telefoniczna albo telekonferencja? Pamiętaj tylko potem o podsumowaniu efektów takich uzgodnień w postaci zwięzłego maila lub zapisu w firmowej bazie wiedzy.
- Zawsze kiedy zamierzasz zorganizować spotkanie, zastanów się, czy nie wystarczy mail albo zapis w firmowej bazie wiedzy.
Są sprawy, które wymagają skoncentrowanej wymiany myśli i wtedy dobrze poprowadzone spotkanie daje znacznie szybsze i lepsze rezultaty od niekończącej się wymiany korespondencji. W pozostałych kwestiach podejmij decyzję i ją obwieść, oczywiście jeśli nie boisz się wzięcia pełnej odpowiedzialności na swoje barki oraz popełnienia błędu.
Pamiętaj też, że mail nie jest dobrą metodą przechowywania firmowej wiedzy, ponieważ zostaje ona w ten sposób rozrzucona po skrzynkach odbiorczych poszczególnych pracowników. Znacznie lepiej rejestrować wszystko w jednym firmowym repozytorium, które zapewnia osobom upoważnionym selektywny dostęp do informacji. Dzięki temu zawsze wiadomo, gdzie szukać wiedzy – miejsce jest tylko jedno, a nie tysiące.
