4 marca bieżącego roku telewizja MSNBC zaprosiła do programu „The Daily Rundown” twórcę metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Tematem rozmowy było zagubienie ludzi wraz z ich sprawami do załatwienia w świecie nowoczesnych technologii, które zwielokrotniły strumień informacyjny zalewający nas bez przerwy ze wszystkich stron. Swoje przesłanie David Allen zawarł w kilku punktach, których własną interpretację przedstawiam poniżej:

1. Zapanuj nad swoimi zobowiązaniami. One nie znikają dlatego, że o nich nie myślisz. Jedynym konstruktywnym sposobem radzenia sobie z nimi jest ich spisanie i określenie swojego stosunku do tego, że obiektywnie istnieją. Jeśli chcesz je zignorować, zrób to świadomie, przyjmując odpowiedzialność za konsekwencje swojej bezczynności.
2. Bądź panem, a nie niewolnikiem. Tak w stosunku do technologii, która jest tylko narzędziem, jak i w stosunku do swojego życia i swoich zobowiązań.
3. Unikaj „panicznego przeglądania” listy spraw do załatwienia. Ludzie muszą się do tego uciekać, gdy są przerażeni, bo wszystko zaczyna się walić i palić. Przegląd Tygodniowy to kluczowy element GTD, który służy do zapobiegania pożarom i katastrofom.
4. Usuwaj to, co niepotrzebne. Zbyt wiele docierających do nas informacji jest tylko osadem, medialnymi popłuczynami, które jedynie sprawiają wrażenie czegoś ważnego. Stosuj zasadę: „W przypadku wątpliwości wyrzuć!”.
5. Jeśli możesz odpowiedzieć na list elektroniczny w 2 minuty, zrób to. Zasada 2 minut znajduje znakomite zastosowanie w stosunku do otrzymywanej poczty elektronicznej.
6. Przechowuj w porządku sprawy do załatwienia. Zapisuj wszystko tak, żebyś mógł potem łatwo to odnaleźć. Listy Najbliższych Działań i Projektów GTD są przykładem takiego uporządkowanego magazynu spraw
7. Stwórz swoje przenośne biuro. W ten sposób będziesz mógł efektywnie wykorzystywać czas wtedy, gdy wykonujesz obowiązki służbowe poza siedzibą swojej firmy.
8. Dbaj o swoją bazę. Mimo postępującej miniaturyzacji, nie jesteś w stanie wszędzie zabierać ze sobą wszystkiego, co jest dla ciebie ważne. Załóż swoją główną bazę, do której zawsze będziesz wracał i gdzie będziesz bezpiecznie przechowywał swoje zasoby. Utrzymuj ją w porządku i zawsze synchronizuj z nią swoje przenośne biuro.
9. Niech twoją mantrą będzie: „ZPU – zgromadzone, przemyślane, uporządkowane”. Te trzy kroki procesu przetwarzania spraw GTD są lepsze od najlepszego ubezpieczenia w PZU.
10. Dbaj o czystość swojego systemu i swojej teczki. System niepielęgnowany zarasta chwastami. Niewypróżniana okresowo teczka (lub torba) zaczyna cuchnąć.

• x-gtd