Jeden typ informacji gromadź w jednym i tylko jednym miejscu. W przeciwnym przypadku zawsze będziesz miał wątpliwości, gdzie szukać wyciągów bankowych, rachunków za prąd i telefon, biletów do teatru i broszur na temat hodowli ptaków egzotycznych.
Wszystkie informacje umieszczaj w alfabetycznym archiwum złożonym z teczek tematycznych, w widoczny sposób opisanych odpowiadającą zawartości etykietą. Dopuszczalne jest podzielenie takiego archiwum na kilka sekcji – na przykład możesz chcieć oddzielić sprawy zawodowe od osobistych albo dokumenty finansowe i podatkowe od całej reszty. Jeśli taki podział ci odpowiada, nie widzę przeszkód. To system ma być dostosowany do twoich potrzeb, a nie ty do systemu. Najważniejsze, żebyś z niego z przyjemnością korzystał.
Gdy zdarzy się, że jakaś informacja powinna znaleźć się jednocześnie w dwóch teczkach, umieść ją w jednej, a do drugiej włóż karteczkę z informacją, gdzie schowałeś dany dokument.
Na przykład jeśli wziąłeś kredyt na zakup mieszkania, założyłeś pewnie teczkę „Nasze Mieszkanko”, w której gromadzisz dowody spłaty kredytu. Ale dowody te mogłyby też być umieszczane w teczce „Bank Hipoteczny S.A.”. Żeby później nie marnować czasu na przekopywanie teczek, umieść w teczce „Bank Hipoteczny S.A.” kartkę: „Dowody spłaty kredytu w teczce ‚Nasze Mieszkanko'”. I już. W internecie nazywamy to odnośnikiem (linkiem) do właściwego miejsca przechowywania informacji.
BIZNES BEZ STRESU 