Efektywna poczta elektroniczna

Wskazówki Guya Kawasaki, jak sporządzać efektywne listy elektroniczne, czyli takie, których nie będziesz się wstydził i które z przyjemnością zostaną przeczytane przez odbiorcę:

  1. Dobrze zatytułuj list (pole „temat”). Temat listu to okno, przez które widać twoją duszę. Po pierwsze nie pisz nic o seksie lub korzystnych ofertach inwestycyjnych, żeby filtry antyspamowe nie zatrzymały listu. Po drugie sformułuj temat tak, żeby odbiorca odczuł, że jest to wiadomość właśnie dla niego, a nie dla kogoś innego. Przy okazji zadbaj o to, żeby linia „Od:” też miała osobisty i przemyślany charakter – ludzie podświadomie traktują bezosobowe listy od przedsiębiorstw jako spam.
  2. Ogranicz liczbę odbiorców. Możesz przyjąć za regułę, że im większa liczba odbiorców, tym mniej z nich przeczyta twój list, a jeszcze mniej zrobi to, o co ich prosisz. Zjawisko to określa się „efektem gapia” – osoba napadnięta przez bandytę tym mniej może liczyć na czyjąś pomoc, im większa jest liczba świadków zdarzenia. Jeśli musisz wysłać list z prośbą o działanie do wielu osób jednocześnie, użyj pola „UDW:” (Ukryte Do Wiadomości). Każdy z odbiorców poczuje się ważniejszy i nikt nie otrzyma pełnej listy adresowej, co bywa też pożyteczne z punktu widzenia ochrony prywatności.
  3. Nie pisz WIELKIMI LITERAMI. Pewnie wszyscy już to wiedzą, ale przypomnień nigdy nie za wiele. Tekst napisany wielkimi literami to WRZASK. Jeśli zaś twoim zamiarem nie jest wrzeszczenie na odbiorcę, to wiedz, że pisząc wielkimi literami utrudniasz odczytanie i zrozumienie tekstu. Używaj więc standardowych reguł stosowania wielkich liter.
  4. Streszczaj się. Optymalna długość listu elektronicznego to pięć zdań. Jeśli prosisz odbiorcę o coś rozsądnego, w pierwszych dwóch zdaniach przedstaw siebie, a w następnych swoją prośbę. Jeżeli twoje żądanie jest nierozsądne, nie pisz w ogóle. Ludzie, którzy rozpoczynają list od barwnego opisu historii swojego życia, najczęściej chcą poprosić o coś nierozsądnego, a przydługim wstępem usiłują zmiękczyć swoją ofiarę. Poza tym krótka treść to mało szczegółów, a tak naprawdę przecież nie wiesz, gdzie – oprócz adresata – trafia jeszcze twoja korespondencja. Jest jeden wyjątek od tej reguły – gdy twój list jest całkiem bezinteresowny i jedynym jego celem jest obsypanie odbiorcy pochwałami i dobrymi słowami – pisz wówczas aż do wyczerpania się twojego natchnienia.
  5. Cytuj, odpowiadając. Nawet wtedy, gdy wymiana korespondencji z danym odbiorcą jest bardzo intensywna, cytuj te fragmenty, do których się odnosisz. Powinieneś zawsze zakładać, że twój rozmówca prowadzi jednocześnie pięćdziesiąt takich elektronicznych konwersacji. Jeśli odpowiesz tylko: „Tak, zgadzam się.”, adresat będzie musiał przekopać się przez folder skasowanych listów, żeby dowiedzieć się, czego dotyczy twoja zgoda. Oczywiście nie przesadzaj i nie cytuj całego otrzymanego listu, komentując każdą jego linię z osobna.
  6. Stosuj tekst nieformatowany. Nie opłaca się używać wymyślnego formatowania HTML, bo często odczyt takich listów sprawia trudności techniczne, a treść zostaje zaciemniona. Przejdź od razu do sedna i krótkimi, prostymi słowami wyjaśnij, o co ci chodzi. Jeśli nie możesz tego wyrazić za pomocą tekstu nieformatowanego, to pewnie nie masz nic istotnego do powiedzenia.
  7. Zadbaj o działające odnośniki. Jeśli w swoim liście zamieszczasz odnośniki (adresy stron internetowych), zadbaj, żeby rzeczywiście działały. Długie odnośniki często nie mieszczą się w jednej linii, a funkcja automatycznego zawijania wierszy powoduje, że klikanie na nie nie przynosi oczekiwanego efektu. Korzystaj z sieciowych sposobów skracania i upraszczania odnośników.
  8. Zadawaj „odpowiedzialne” pytania. Odpowiedzialne, to znaczy takie, na które adresat ma szansę znaleźć odpowiedź, a nie takie, które powinieneś zadać swojemu psychiatrze, matce lub żonie.
  9. Zadawaj „odpowiedzialne” pytania (2). Nie zadawaj zbyt ogólnych, otwartych pytań, takich jak: „Co sądzisz o prywatyzacji?”, „Czy Steve Jobs to przykład przywódcy godnego naśladowania?”, „Czy obecnie warto zakładać własną firmę?” itp. Szczególnie kuriozalną konstrukcją takiego pytania jest: „Nie miałem czasu sam się nad tym zastanowić, ale co ty sądzisz o…”. Świadczy to o bezczelnym lenistwie nadawcy, który chce przerzucić trud myślenia na odbiorcę listu. Tak naprawdę ludzie wymyślili pocztę elektroniczną po to, żeby zaoszczędzić trochę czasu, a nie stracić. Być może ty dysponujesz nieskończoną ilością wolnego czasu, żeby wysyłać tego typu pytania, ale nie zakładaj, że adresat znajdzie dłuższą chwilę na sporządzenie odpowiedzi.
  10. Ogranicz wysyłanie załączników. Jakże często otrzymujesz list elektroniczny zawierający jedynie stwierdzenie: „W załączeniu przesyłam mój list”. Otwierasz załącznik, który okazuje się dokumentem Microsoft Word zawierającym trzy zdania na krzyż (a przecież nadawca mógł je po prostu wkleić do listu!). Albo, co gorsze, załącznik zawiera wielomegabajtową prezentację nowego, opatentowanego sposobu sprzedaży przez Internet jedzenia dla psów. Obecnie wiele osób czyta swoją pocztę elektroniczną za pomocą telefonów komórkowych, więc przesyłanie zbędnych załączników jest niepotrzebnym utrudnianiem im życia.
  11. Uzyskaj zgodę. Jeśli już musisz zadać „nieodpowiedzialne” pytanie albo wysłać załącznik, postaraj się najpierw uzyskać na to zgodę odbiorcy. Na przykład wyślij wstępny list o treści: „Czy mogę przesłać obszerny opis sytuacji, która skłoniła mnie do skontaktowania się z Panem?” albo „Czy mogę Panu przesłać prezentację przedstawiającą zakres działalności mojej firmy?”.
  12. Wycisz się. Zawsze, gdy złamiesz tę zasadę, pożałujesz. Kiedy otrzymujesz od kogoś debilny list, masz ochotę niezwłocznie wysłać mu taką odpowiedź, żeby poszło mu w pięty i żeby popamiętał ruski miesiąc. Zawsze pogorszy to sytuację. W takim przypadku dobrą strategią jest powstrzymanie się z odpowiedzią przez 24 godziny. I pamiętaj – nigdy nie pisz w liście elektronicznym tego, czego nie powiedziałbyś w twarz adresatowi. Zaś najdyplomatyczniejszym wyjściem jest nieodpowiadanie w ogóle. Niech nadawca zastanawia się, czy jego list został odrzucony przez filtr antyspamowy, czy też został uznany przez odbiorcę za niewarty odpowiedzi.
  13. Podpis to nie tylko imię (i nazwisko). Twój podpis pod listem powinien zawierać imię i nazwisko, nazwę zajmowanego stanowiska, nazwę organizacji, adres poczty elektronicznej i numer telefonu. Wtedy ułatwisz odbiorcy skopiowanie i zapisanie w bazie danych kontaktu do ciebie oraz utworzenie zadania do zrobienia związanego z tym, o co prosisz.
  14. Nigdy nie przesyłaj dalej listu tylko dlatego, że jest śmieszny. Jeśli ty go dostałeś, to zapewne otrzymali go także wszyscy twoi znajomi. Zamiast rozśmieszyć, tylko ich w ten sposób zirytujesz.

Na podstawie „The Effective Emailer” Guya Kawasaki.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s