Rok: 2006

Nazwy projektów

Dobre nazwanie zamierzenia bardzo ułatwia jego wykonanie i redukuje skłonność do zwlekania z konkretnymi działaniami. Niektórzy praktycy GTD radzą nazywać projekty stosując szyk rzeczownik, a po nim imiesłów przymiotnikowy bierny, zamiast powszechnie stosowanego szyku czasownik w trybie rozkazującym i rzeczownik. Na przykład:

  • stosuj „Garaż uprzątnięty” zamiast „Uprzątnij garaż”
  • stosuj „Kontrakt z klientem XYZ podpisany” zamiast „Doprowadź do podpisania kontraktu z klientem XYZ”

Podobno zapisanie zamierzenia w taki sposób, jakby zostało już wykonane, lepiej nastraja nasz mózg do działania.

Wiem, czego nie robię

Jednym ze skutków stosowania metody GTD jest pozbycie się dręczącego poczucia, że być może jest coś, co powinienem w tej chwili robić, a nie robię, bo zapomniałem. W GTD wszystkie moje zamierzenia mam spisane i uporządkowane na odpowiednich listach kontekstowych, więc jeśli czegoś nie robię w danej chwili, to wiem, że świadomie podjąłem taką decyzję i nie jest to dziełem przypadku lub zapomnienia.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Prefiksy e-mailowe

Spotkałem się niedawno z prostą metodą usprawnienia komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Polega ona na rozpoczynaniu tematu każdego listu od prefiksu określającego, jakiego działania odbiorcy spodziewa się nadawca. A oto lista prefiksów, która wyczerpuje większość potrzeb biznesowych:

  • AR (Action Required) (wymagane działanie)
  • RR (Response Requested) (wymagana odpowiedź)
  • RO (Read Only) (proszę o zapoznanie się)
  • FYI (Information Only) (przesłane tylko w celach informacyjnych)

Oczywiście nadawcy i odbiorcy muszą posługiwać się tym samym systemem prefiksów, żeby usprawnienie to miało jakikolwiek sens.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Ploteczki

Pewnie i w twojej firmie zatrudnieni są uciążliwi współpracownicy, którzy mają zwyczaj pojawiać się właśnie wtedy, kiedy masz inne, pilne zadania do wykonania. W dodatku najczęściej głównym celem ich wizyt jest chęć poplotkowania i pogadania o byle czym. Jeśli praktykujesz GTD, na ratunek w takim przypadku przychodzą ci listy z kategorii „Agenda” zawierające sprawy do omówienia z poszczególnymi osobami. Gdy taki uciążliwy osobnik pojawia się w twoich drzwiach, niezwłocznie spojrzyj na dotyczącą go „Agendę” i skieruj rozmowę na tematy związane z pracą zawodową. Metoda ta bardzo skutecznie zniechęca plotkarzy do przychodzenia do ciebie na bezcelowe pogaduszki. Jest to także dobry sposób na czepiającego się szefa – zanim on ci nawrzuca, podrzuć mu podstępnie kilka problemów, które wymagają jego decyzji, a wstrzymują twoje działanie.

TesTeq – Krzysztof Wysocki