Miesiąc: Sierpień 2006

GTD w 10 sekund

Nie trzeba dwudniowego szkolenia, żeby uchwycić kluczowe koncepcje metody GTD. Poniższa lista dobrych i złych praktyk może ci w tym pomóc.

  • GROMADZENIE
    • TAK: Wyrzuć wszystko z głowy, każdą rzecz trzymaj tam, gdzie jej miejsce.
    • NIE: Trzymaj wszystko w głowie, rzeczy kładź byle gdzie (na przykład tam, gdzie w danej chwili stoisz).
  • ANALIZA
    • TAK: Określaj działania i pożądane efekty wtedy, gdy sprawy pojawiają się na twoim horyzoncie.
    • NIE: Czekaj, aż coś wybuchnie (będzie wymagało interwencji z powodu wcześniejszego zaniechania).
  • PORZĄDKOWANIE
    • TAK: Na listach najbliższych działań umieszczaj tylko najbliższe działania. Miej 6-8 kontekstowych list.
    • NIE: Mieszaj na listach najbliższe działania z projektami oraz informacjami niewymagającymi działania.
  • PRZEGLĄD
    • TAK: Troszcz się i dbaj o swój system dokonując okresowych przeglądów.
    • NIE: Zajmuj się tymi sprawami, które najgłośniej dopominają się o twoją uwagę, lub tymi, które pojawiły się przed chwilą.
  • WYKONANIE
    • TAK: Stosuj wszystkie powyższe dobre praktyki.
    • NIE: Trwaj w pułapce zagonienia.

Przystępując do wdrożenia GTD pamiętaj także o następujących czynnikach:

  • CZAS: Zmiana nawyków pochłania sporo czasu, spróbuj zajmować się nimi po kolei, a nie wszystkimi naraz.
  • MIEJSCE: Stwórz obszar sprzyjający rozwojowi nowych nawyków.
  • ODLEGŁOŚĆ: Pod wszelkimi względami przypomina to trening maratończyka. Nie zniechęcaj się, ćwicz i trenuj. Miej cel przed oczami i tak dobieraj narzędzia, które stosujesz, aby ten cel osiągnąć.

Zasada jednego roku

Wszędzie wokół ciebie gromadzą się rzeczy, które zagracają twoje życie. Stare czasopisma, wycinki z gazet, ubrania, model żaglowca kupiony jako pamiątka z gór itp. Dobrze byłoby się ich pozbyć, ale nie za bardzo chce ci się za to zabrać, a poza tym co będzie, jeśli wyrzucisz coś pochopnie? Garaże, piwnice, strychy i mieszkania pełne są takich przedmiotów o wątpliwej przydatności, czekających na usunięcie podczas generalnych porządków. A można sobie z tym problemem poradzić inaczej. Wystarczy stosować zasadę jednego roku mówiącą, że jeśli przez rok jakiś przedmiot nie był ci potrzebny, to możesz go spokojnie oddać potrzebującym lub wyrzucić. Reguła ta nie dotyczy oczywiście dokumentów (na przykład zeznań podatkowych) i pamiątek, do których wciąż masz silny stosunek emocjonalny. Stosując ten sposób myślenia szybko możesz pozbyć się dużej liczby niepotrzebnych rzeczy.

Co jednak zrobić z przedmiotami, co do których nie masz pewności, czy ci będą potrzebne, czy nie. Jest na to sprytny sposób. Spakuj te rzeczy do kartonowego pudła, zaklej to pudło i napisz na nim bieżącą datę. Po roku pewnie nawet nie będziesz pamiętał, co tam włożyłeś, ale będziesz wiedział, że żaden z tych przedmiotów nie był ci potrzebny przez ostatnie 12 miesięcy. Możesz więc spokojnie pozbyć się całej zawartości pudła.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

7 kluczy komandosa

Richard „Mack” Machowicz, autor książki „Unleash the Warrior Within: Develop the Focus, Discipline, Confidence and Courage You Need to Achieve Unlimited Goals” sporządził listę siedmiu kluczowych wskazówek, których zastosowanie pozwoli ci zmniejszyć czas reakcji w sytuacjach kryzysowych:

  1. Ogranicz liczbę reakcji, które masz zamiar brać pod uwagę. Nie czas na zastanawianie się – proste rozwiązania są najlepsze.
  2. Używaj prostych technik i działań. Proste ruchy są szybsze.
  3. Ćwicz. Wyćwiczenie czegoś tak, żeby stało się twoją drugą naturą eliminuje potrzebę myślenia wtedy, kiedy trzeba działać. Możesz się wówczas skupić na działaniu.
  4. Ustaw się tak, aby twoje ruchy były płynne i naturalne. Arcymistrzowie szachowi pamiętają wiele ustawień pionów zapewniających zwycięstwo w końcówce partii. Podczas meczu starają się doprowadzić do jednego z takich ustawień. Steven Covey określa takie postępowanie w następujący sposób: „zaczynaj mając wizję zakończenia”. Gdy wiesz, do czego dążysz, możesz zająć najdogodniejszą pozycję dla osiągnięcia celu.
  5. Pamiętaj, że możesz zareagować później, jeśli twoje ruchy są proste. Proste techniki, ze względu na to, że są szybsze od skomplikowanych, zapewniają czas na chwilę namysłu – czas na oddech – przed podjęciem działania. Potem, gdy nadchodzi czas na twój ruch, nie ma już miejsca na myślenie (patrz punkt 3 powyżej).
  6. Przewiduj prawidłowo, aby zyskać. Błędne przewidywanie prowadzi do znaczących strat. Myśl na kilka kroków w przód wykorzystując wszystkie pojawiające się na bieżąco informacje.
  7. Wcześniej zdobyta wiedza skraca czas reakcji. Odrób swoją pracę domową.

GTD już jest

21 sierpnia 2006 roku wydawnictwo Helion, ogłosiło ukazanie się na polskim rynku książki Davida Allena „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań” (w oryginale „Getting Things Done” czyli GTD). Przeczytaj i sprawdź, czy zmieni ona twoje życia tak, jak zmieniła moje i tysięcy ludzi w różnych zakątkach świata.

TesTeq – Krzysztof Wysocki