Jednym z kluczowych pojęć GTD jest Najbliższe Działanie (Next Action), czyli fizyczna czynność, którą w aktualnym stanie rzeczy powinieneś wykonać jako pierwszą, aby przybliżyć się do osiągnięcia celu danego Projektu. Błędne zdefiniowanie Najbliższego Działania często prowadzi do zabrnięcia w ślepą uliczkę. Poniższa lista zawiera cechy charakterystyczne czynności, które nie są prawidłowymi Najbliższymi Działaniami:

1. Nie jest to pojedyncze, stanowiące pewną zamkniętą całość działanie.
2. Nie jest to fizyczne działanie.
3. Nie jest to tak naprawdę Najbliższe Działanie, bo wymaga wcześniejszego wykonania innych czynności.
4. Nie czujesz się zobowiązany, żeby w ogóle to zrobić.
5. Definicja jest zła lub niewłaściwie sformułowana.
6. Nie można tego wykonać w dowolnym momencie (w danym kontekście).
7. Definicja jest taka, że zupełnie nie wiesz, o co chodzi.

• x-gtd