Tag: gtd

Żadnych nowych narzędzi

Przystępując do implementacji metody GTD, wiele osób wpada w pułapkę niekończącego się poszukiwania i testowania nowych narzędzi do zarządzania informacjami osobistymi, obsługi poczty elektronicznej i zarządzania kalendarzem. Niewątpliwie dobre narzędzie jest lepsze od złego, ale skupienie się na doskonałości stosowanego oprzyrządowania, a nie robieniu tego, co powinno być zrobione, obniży twoją wydajność, zamiast ją podwyższyć.

Z tego powodu, jeśli dotychczas używałeś jakiegoś oprogramowania, papierowego kalendarza albo super-gadżetu, najpierw zastanów się, jak za ich pomocą możesz obsłużyć metodę GTD. Dopiero gdy okaże się to niewykonalne, poszukaj nowych narzędzi.

Jeśli zaś do tej pory twoje życie było całkiem nieuporządkowane i najwyższą formę organizacji stanowiły wiecznie gubione skrawki papieru z notatkami, to trzymaj się z daleka od komputera i oprzyj swoją implementację GTD na papierowym organizerze.

Typowe przeoczenia

Wśród wielu rzeczy, które cię codziennie absorbują, powinieneś pamiętać, żeby co jakiś czas zadać sobie następujące pytania:

  • Czy mam skuteczną, standardową metodę obsługi moich osobistych finansów (rachunki do zapłacenia, przechowywanie faktur i paragonów, kontrolowanie sald na rachunkach bankowych itp.)? Czy jestem pewien, że w pełni panuję nad tymi sprawami, a stworzony przeze mnie system zabezpiecza mnie przed wpadkami?
  • Czy sporządziłem i przechowuję w znanym mojej rodzinie miejscu spis kluczowych informacji, które mogą być niezbędne, gdyby spotkało mnie jakieś nieszczęście?
  • Czy mam nawyk okresowego doprowadzania mojego mieszkania do porządku, czyli do stanu, w którym ja i moja rodzina czujemy się najlepiej?
  • Czy opracowałem i stosuję „standardową procedurę porannego wychodzenia do pracy” gwarantującą mi punktualny i bezstresowy początek dnia?
  • Czy mam długoterminowy plan ochrony własnego zdrowia?
  • Jakie mam krótko-, średnio- i długoterminowe cele zawodowe? Jeśli ich nie mam, to co jest tego przyczyną?
  • Czy dysponuję wiarygodną metodą oceny, czy w odpowiednim tempie podążam w kierunku osiągnięcia moich celów zawodowych? Czy mój szef akceptuje ten sposób pomiaru moich postępów?
  • Czy mam czas na pogłębianie moich kwalifikacji zawodowych?

7 papierowych grzechów

W artykule „Organizing Paper and Information: 7 Mistakes that Sabotage Your Productivity” opisano 7 głównych błędów, jakie możesz popełnić, próbując poradzić sobie z lawiną papierowych dokumentów wypełniających codziennie twoją skrzynkę spraw przychodzących:

  1. Niedostrzeganie różnicy pomiędzy dokumentami wymagającymi działania a dokumentami, które jedynie należy umieścić w uporządkowanym archiwum.
  2. Nieposiadanie osobistej, centralnej bazy danych telefoniczno-adresowych.
  3. Używanie akcesoriów biurowych utrudniających skuteczne archiwizowanie dokumentów.
  4. Nieregularne opróżnianie skrzynki spraw przychodzących.
  5. Nieposiadanie bezpiecznego miejsca przechowywania haseł dostępu.
  6. Zbyt długie przechowywanie dokumentów wtedy, gdy nie ma takiej potrzeby.
  7. Niewykonywanie kopii zapasowych danych gromadzonych w komputerach i innych urządzeniach elektronicznych.