Tag: gtd

Ile wpływa, ile wypływa

Przez twoje życie przepływa strumień spraw. W zależności od stosunku liczby i wagi spraw wpływających do liczby i wagi spraw wypływających (czyli załatwionych) możemy wyróżnić następujące sytuacje:

  1. Topisz się, gdy liczba spraw wpływających znacznie przewyższa liczbę spraw załatwianych. Zabójcze.
  2. Toniesz, gdy liczba spraw wpływających nieco przewyższa liczbę spraw załatwianych. Na dłuższą metę nie do wytrzymania.
  3. Jesteś w równowadze, gdy liczba spraw wpływających jest równa liczbie spraw załatwianych. Przyjemne, ale kruche. Łatwo znienacka zostać wytrąconym z równowagi, gdy poziom wody się podnosi.
  4. Płynnie żeglujesz, gdy liczba spraw wpływających jest nieco mniejsza od liczby spraw załatwianych. Bez trudu możesz obierać i utrzymywać dogodny kurs.
  5. Dryfujesz, gdy liczba spraw wpływających jest znacznie mniejsza od liczby spraw załatwianych. Ten przypadek obejmuje dwie skrajne sytuacje: albo nic nie robisz, albo jesteś mistrzem efektywności.

Na podstawie „The productivity I/O sweet spot, or Why balance is a bad thing”.

Paleta cegieł

Zanim weźmiesz się do roboty, zastanów się chwilę i postaraj się zobaczyć pożądany efekt końcowy swoich działań. Zapisz tę wizję i pierwszy krok, jaki powinieneś zrobić w kierunku jej urzeczywistnienia.

Nikt rozsądny nie rozpoczyna przecież budowy domu od kupienia trzech palet cegieł. Najpierw należy zrobić projekt, a dopiero potem wiadomo, ile tych cegieł będzie potrzeba.

Uniformizacja

Informacje ogólne, które warto przechowywać, oraz dane dotyczące projektów należy gromadzić w uporządkowanym alfabetycznie archiwum. Jest jednak jedno „ale”. Informacje te otrzymujemy w trzech podstawowych postaciach – jako:

  • dokumenty papierowe;
  • pliki komputerowe;
  • pocztę elektroniczną.

Cóż więc robić, żeby się nie narobić i móc łatwo odnaleźć potrzebne dane?

Zastosuj to samo nazewnictwo w stosunku do teczek na dokumenty papierowe, katalogów zawierających pliki komputerowe i folderów w programie obsługującym twoją pocztę elektroniczną. W tym przypadku uniformizacja nie stanowi kagańca nałożonego na kreatywność, lecz jest narzędziem uwalniającym siły twórcze twojego umysłu.

Jedno posiedzenie

Tydzień temu pisałem (Ile to może trwać?), że podczas warszawskiego seminarium David Allen stwierdził, iż Najbliższe Działanie nie musi trwać krótko. Na przykład może to być napisanie pierwszego szkicu książki i trwać aż 6 miesięcy.

Myślę, że w tym przypadku autor metody Getting Things Done nieco się zagalopował. Przecież zawarta w jego książce definicja Najbliższego Działania brzmi następująco:

„Najbliższe Działanie to widzialna, fizyczna czynność, którą należy wykonać, aby rozpocząć proces zmian stanu aktualnego w stan pożądany.”

Kilkumiesięczna, widzialna, fizyczna czynność? Chyba nie za bardzo.

Moje wątpliwości potwierdza najnowsza wykładnia na ten temat, którą David Allen wygłosił podczas ostatniego teleseminarium dla członków GTD Connect. Stwierdził tam, że Najbliższe Działanie to fizyczna czynność, którą można wykonać za jednym posiedzeniem (lub inaczej za jednym „zabraniem się do roboty”). I ta interpretacja znacznie lepiej odpowiada mojemu rozumieniu GTD.