Tag: gtd

Wawerskie G

Urzędnicy z warszawskiej dzielnicy Wawer postanowili wdrożyć metodę GTD (Getting Things Done) Davida Allena, żeby chwycić za rogi problem upstrzonych dziurami, gminnych dróg.

Jak zapewne czytelnicy BIZNESU BEZ STRESU dobrze wiedzą (a nieuświadomieni niech przeczytają tu: Sedno GTD), sednem GTD jest pięciopunktowa procedura przetwarzania spraw, które mamy do załatwienia:

  1. Gromadzenie.
  2. Analiza.
  3. Porządkowanie.
  4. Przegląd (tygodniowy).
  5. Realizacja.

Wawerski urząd postanowił podejść do eksperymentu ostrożnie i wziąć na tapetę tylko pierwszy z wymienionych punktów: gromadzenie informacji. W tym celu rozpisał przetarg na:

wykonanie pięcioletniego przeglądu dróg gminnych na terenie m. st. Warszawy Dzielnicy Wawer (507 dróg o łącznej długości ok. 308 km), polegającego na ocenie stanu technicznego elementów pasa drogowego, inwentaryzacji oznakowania poziomego i pionowego oraz urządzeń odwadniających wraz z oceną ich stanu technicznego, ocenie estetyki elementów wyposażenia drogi, opracowaniu dokumentacji zawierającej zalecenia pokontrolne oraz zestawienie szacunkowych kosztów wdrożenia tych zaleceń.

Nie ma to, jak obiektywna, profesjonalnie zgromadzone wiedza, która pozwoli przeprowadzić dogłębną analizę i opracować plan rozwiązania problemu. Już za kilka lat będzie wiadomo, co i gdzie trzeba zrobić. I się to zrobi, o ile da się tam jeszcze dojechać.

Można byłoby oczywiście przejść się po ulicach albo poprosić mieszkańców o zgłaszanie za pośrednictwem internetu uwag i przesyłanie dokumentacji fotograficznej, ale czy informacje pozyskane w tak tani i amatorski sposób byłyby obiektywne i godne zaufania? NIE! Policzyć dziury mogą tylko specjaliści od liczenia dziur!

Zainspirowany podejściem urzędników z Wawra, postanowiłem wykonać podobny eksperyment we własnym zakresie. W moim domu panuje zasada, że każdy zmywa swoje naczynia po każdym posiłku. W sobotę rano zamiast zmywać, zacząłem układać talerze i sztućce obok zlewu i jednocześnie dokładnie spisywać je w specjalnie założonym zeszyciku. Minęło śniadanie, drugie śniadanie i obiad, a moja sterta brudnych naczyń powoli, acz systematycznie rosła. Nie przerażało mnie to jednak, ponieważ zeszycik zapewniał pełną kontrolę nad jej zawartością.

Powodzenie mojego eksperymentu cieszyło mnie do chwili, kiedy po kolacji, gdy po raz czwarty tego dnia uzupełniałem swój spis talerzy i sztućców, Pani TesTeqowa z wrodzoną gracją wzięła niewielki zamach i mokrą ścierką wypisała na moich plecach swoje niezadowolenie z nowej procedury rozwiązywania problemu brudnych naczyń. Nie pozostało mi nic innego, jak tylko przestać się wygłupiać, wziąć do roboty i pozmywać to, co powinno być zmywane po każdym posiłku.

A jaki z tego morał? Morały są dwa:

  1. Katalogowanie rzeczy do zrobienia nie może zastępować realnego, systematycznego działania. Pięciopunktowa procedura GTD jest kompletnym systemem i nie może być już prostsza. Samo spisywanie problemów powoduje, że z metody GTD pozostaje jedynie „wawerskie G”.
  2. Mieszkańcy Wawra powinni zastanowić się, czy nie nadszedł czas użycia mokrej ścierki. Pole do katalogowania miejskich bolączek jest olbrzymie! Już widzę oczami swojej chorej wyobraźni, jak Prezydent Warszawy powołuje stałą służbę monitorującą i ogłaszającą codziennie liczbę stołecznych mostów: „W dniu 27 czerwca 2011 roku zanotowano 7 mostów drogowych i 2 kolejowe. Prognoza na dzień jutrzejszy nie przewiduje zmian.”

Za co być opieprzanym?

W styczniu, we wpisie Gdy opieprzy cię szef radziłem, jak przekuć przykry moment bycia zruganym przez szefa w pożyteczną naukę na przyszłość i dlaczego taka sytuacja nie jest końcem świata.

Dziś proponuję ci dopełniającą, nowatorską taktykę dotyczącą tego zagadnienia.

Jako człowiek czynu z pewnością masz na głowie zbyt wiele spraw do załatwienia. Twój szef po prostu ci ufa i powierza wykonanie najtrudniejszych zadań. Będąc profesjonalistą, z pewnością stosujesz metodę GTD (Getting Things Done) Davida Allena i jeśli tylko możesz, odpierasz optymizm i entuzjazm przełożonego dotyczący twoich mocy przerobowych.

Ale nie zawsze możesz.

W sytuacji przeciążenia dokonuj więc świadomego wyboru:

Za co chcę być opieprzony?

Wbrew pozorom, to nie jest żart.

Oczywiście powinieneś w pierwszym rzędzie poszukać innych sposobów załatwienia sprawy – na przykład poprzez pozyskanie wsparcia, ale bywa, że w firmie nie ma już zasobów, po które można byłoby jeszcze sięgnąć. Wówczas prawdziwy profesjonalista jest w stanie ocenić wartość poszczególnych projektów dla firmy i oszacować wymierne i niewymierne szkody, jakie przyniesie ich opóźnienie lub całkowite niezrealizowanie.

Uzasadniony wybór, co „najlepiej” będzie zawalić, w wielu przypadkach pozwoli ci udowodnić, że stać cię na więcej niż bycie tylko bezmyślnym trybikiem w korporacyjnej machinie.

I nie zapomnij jak najszybciej poddać się opieprzeniu! Im wcześniej twój szef dowie się o problemie, tym lepiej będzie mógł ci pomóc. Cały czas mówimy oczywiście o rozsądnych przełożonych…

Pan czy niewolnik technologii?

4 marca bieżącego roku telewizja MSNBC zaprosiła do programu „The Daily Rundown” twórcę metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Tematem rozmowy było zagubienie ludzi wraz z ich sprawami do załatwienia w świecie nowoczesnych technologii, które zwielokrotniły strumień informacyjny zalewający nas bez przerwy ze wszystkich stron. Swoje przesłanie David Allen zawarł w kilku punktach, których własną interpretację przedstawiam poniżej:

  1. Zapanuj nad swoimi zobowiązaniami. One nie znikają dlatego, że o nich nie myślisz. Jedynym konstruktywnym sposobem radzenia sobie z nimi jest ich spisanie i określenie swojego stosunku do tego, że obiektywnie istnieją. Jeśli chcesz je zignorować, zrób to świadomie, przyjmując odpowiedzialność za konsekwencje swojej bezczynności.
  2. Bądź panem, a nie niewolnikiem. Tak w stosunku do technologii, która jest tylko narzędziem, jak i w stosunku do swojego życia i swoich zobowiązań.
  3. Unikaj „panicznego przeglądania” listy spraw do załatwienia. Ludzie muszą się do tego uciekać, gdy są przerażeni, bo wszystko zaczyna się walić i palić. Przegląd Tygodniowy to kluczowy element GTD, który służy do zapobiegania pożarom i katastrofom.
  4. Usuwaj to, co niepotrzebne. Zbyt wiele docierających do nas informacji jest tylko osadem, medialnymi popłuczynami, które jedynie sprawiają wrażenie czegoś ważnego. Stosuj zasadę: „W przypadku wątpliwości wyrzuć!”.
  5. Jeśli możesz odpowiedzieć na list elektroniczny w 2 minuty, zrób to. Zasada 2 minut znajduje znakomite zastosowanie w stosunku do otrzymywanej poczty elektronicznej.
  6. Przechowuj w porządku sprawy do załatwienia. Zapisuj wszystko tak, żebyś mógł potem łatwo to odnaleźć. Listy Najbliższych Działań i Projektów GTD są przykładem takiego uporządkowanego magazynu spraw
  7. Stwórz swoje przenośne biuro. W ten sposób będziesz mógł efektywnie wykorzystywać czas wtedy, gdy wykonujesz obowiązki służbowe poza siedzibą swojej firmy.
  8. Dbaj o swoją bazę. Mimo postępującej miniaturyzacji, nie jesteś w stanie wszędzie zabierać ze sobą wszystkiego, co jest dla ciebie ważne. Załóż swoją główną bazę, do której zawsze będziesz wracał i gdzie będziesz bezpiecznie przechowywał swoje zasoby. Utrzymuj ją w porządku i zawsze synchronizuj z nią swoje przenośne biuro.
  9. Niech twoją mantrą będzie: „ZPU – zgromadzone, przemyślane, uporządkowane”. Te trzy kroki procesu przetwarzania spraw GTD są lepsze od najlepszego ubezpieczenia w PZU.
  10. Dbaj o czystość swojego systemu i swojej teczki. System niepielęgnowany zarasta chwastami. Niewypróżniana okresowo teczka (lub torba) zaczyna cuchnąć.

Zapanuj nad dniem pracy!

Kilka lat temu Michael Linenberger opublikował książkę „Total Workday Control Using Microsoft Outlook”. Kupiłem ją, jednak nigdy nie udało mi się do niej zabrać. Leżała sobie na półce „do przeczytania” i leniwie pokrywała się kurzem Widząc moją obojętność Michael Linenberger wziął się do roboty i wyszedł ze swoimi pomysłami poza hermetyczne środowisko oprogramowania firmy Microsoft. W 2010 roku ukazała się jego kolejna książka „Master Your Workday Now!” Przeczytałem ją już dosyć dawno, ale nie zainspirowała mnie do natychmiastowego podzielenia się refleksjami na temat jej użyteczności. Cóż, nadal jestem entuzjastą metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena, a przedstawiony w książce system opisuję w wielkim skrócie tylko dla porządku i dla kilku celnych cytatów.

Michael Linenberger proponuje stosowanie dziennych list zadań do zrobienia, które dzieli na kilka sekcji pozwalających zapanować nad priorytetami pracy:

  • Critical Now – sekcja zadań, które muszą być zrealizowane danego dnia. Bez dyskusji. Sekcji tej nie wolno nadużywać i nie służy ona do gromadzenia spraw ważnych (w ogólnym znaczeniu tego słowa). To miejsce dla spraw na dziś – takich, bez których załatwienia nie możesz wyjść z pracy.
  • Target Now – opcjonalna podsekcja sekcji Opportunity Now zawierająca kilka zadań o najwyższym priorytecie.
  • Opportunity Now – sekcja zadań, do których trzeba się zabrać w tym lub następnym tygodniu. Należy to robić po załatwieniu spraw należących do sekcji Critical Now. Autor zaleca ograniczanie liczby pozycji w tej sekcji do 20.
  • Over the Horizon – osobna sekcja odpowiadająca liście Może Kiedyś w metodzie GTD, gdzie gromadzone są zadania, które w najbliższym czasie z pewnością nie muszą być przedmiotem zainteresowania. Sekcję tę należy okresowo przeglądać i można ją nawet podzielić na podsekcje: przeglądaną co tydzień, co miesiąc, co 3 miesiące, co 6 miesięcy i co 12 miesięcy.

Jest to jakiś system, zapewne sprawdzający się w środowisku biurowym, gdzie pilność jest ważniejsza od wagi załatwianych spraw, jednak w dziedzinie planów dziennych bardziej odpowiada mi metoda ZTD (Zen To Done) Leo Babauty, którą wyczerpująco opisałem w cyklu wpisów „Wakacyjny kurs ZTD”.

A teraz pora na kilka celnych cytatów.

Dwie najważniejsze zasady systemu:

  • Wpisuj do sekcji Critical Now tylko te zadania, które przejdą „test wyjścia z pracy”: czy pracowałbyś do późna w nocy, żeby je skończyć? Jeśli nie, zapisz je gdzie indziej. Ten surowy test pozwala zredukować sekcję Critical Now do rozsądnych rozmiarów. Rzadko będzie ona zawierała więcej niż trzy do pięciu pozycji, a często nawet mniej. To znacznie redukuje poziom codziennego stresu i pozwala lepiej skupić się na pracy.
  • Ograniczaj wielkość sekcji Opportunity Now do nie więcej niż 20 pozycji, przesuwając zadania o najniższym priorytecie poza horyzont (do sekcji Over the Horizon). Ten element zarządzania całym procesem jest prawdopodobnie najtrudniejszy, ale konieczny dla zapewnienia użyteczności systemu.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (51)

„To, czemu poświęcasz uwagę, rośnie jak na drożdżach.”

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (175)

Wszyscy mamy tendencję do szukania gdzie indziej lepszych warunków pracy, jednak zanim zaczniesz rozglądać się poza obszarem swojego obecnego działania i, być może, szukać nowej posady, zapamiętaj jedno: prawie każdy może znaleźć głębszy sens pracy na swoim dotychczasowym stanowisku. Zachęcam cię do rozpoczęcia od tego z dwóch powodów. Po pierwsze tak jest łatwiej i szybciej, zmiana pracy wymaga czasu i wysiłku, przez co może niepotrzebnie odwlec osiągnięcie przez ciebie satysfakcji. Po drugie zaś, jeśli nie potrafisz znaleźć inspiracji na obecnym stanowisku, prawdopodobnie nie znajdziesz jej też i gdzie indziej. Z taką postawą masz szansę wpaść w spiralę nieszczęścia i cierpiętnictwa.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (230-231)

Wiele osób podchodzi do kwestii pracy i emerytury w następujący sposób: „Będę ciężko zasuwał w robocie, której nie lubię, a życiem zacznę się cieszyć na zasłużonej emeryturze.”

Taka postawa nie dość, że powoduje roztrwonienie możliwości pojawiających się w życiu i pracy tu i teraz, to jeszcze nie gwarantuje powodzenia takiego planu w przyszłości. Jak już wspomniałem wcześniej, jeśli nie będziesz potrafił znaleźć satysfakcji na aktualnym i następnych stanowiskach, prawdopodobnie twoja emerytura też nie przyniesie ci zadowolenia.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (248)

Co byś zrobił, gdybyś wiedział, że możesz zrobić cokolwiek i na pewno nie poniesiesz porażki?.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (306)