Tag: gtd

Za co być opieprzanym?

W styczniu, we wpisie Gdy opieprzy cię szef radziłem, jak przekuć przykry moment bycia zruganym przez szefa w pożyteczną naukę na przyszłość i dlaczego taka sytuacja nie jest końcem świata.

Dziś proponuję ci dopełniającą, nowatorską taktykę dotyczącą tego zagadnienia.

Jako człowiek czynu z pewnością masz na głowie zbyt wiele spraw do załatwienia. Twój szef po prostu ci ufa i powierza wykonanie najtrudniejszych zadań. Będąc profesjonalistą, z pewnością stosujesz metodę GTD (Getting Things Done) Davida Allena i jeśli tylko możesz, odpierasz optymizm i entuzjazm przełożonego dotyczący twoich mocy przerobowych.

Ale nie zawsze możesz.

W sytuacji przeciążenia dokonuj więc świadomego wyboru:

Za co chcę być opieprzony?

Wbrew pozorom, to nie jest żart.

Oczywiście powinieneś w pierwszym rzędzie poszukać innych sposobów załatwienia sprawy – na przykład poprzez pozyskanie wsparcia, ale bywa, że w firmie nie ma już zasobów, po które można byłoby jeszcze sięgnąć. Wówczas prawdziwy profesjonalista jest w stanie ocenić wartość poszczególnych projektów dla firmy i oszacować wymierne i niewymierne szkody, jakie przyniesie ich opóźnienie lub całkowite niezrealizowanie.

Uzasadniony wybór, co „najlepiej” będzie zawalić, w wielu przypadkach pozwoli ci udowodnić, że stać cię na więcej niż bycie tylko bezmyślnym trybikiem w korporacyjnej machinie.

I nie zapomnij jak najszybciej poddać się opieprzeniu! Im wcześniej twój szef dowie się o problemie, tym lepiej będzie mógł ci pomóc. Cały czas mówimy oczywiście o rozsądnych przełożonych…

Pan czy niewolnik technologii?

4 marca bieżącego roku telewizja MSNBC zaprosiła do programu „The Daily Rundown” twórcę metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Tematem rozmowy było zagubienie ludzi wraz z ich sprawami do załatwienia w świecie nowoczesnych technologii, które zwielokrotniły strumień informacyjny zalewający nas bez przerwy ze wszystkich stron. Swoje przesłanie David Allen zawarł w kilku punktach, których własną interpretację przedstawiam poniżej:

  1. Zapanuj nad swoimi zobowiązaniami. One nie znikają dlatego, że o nich nie myślisz. Jedynym konstruktywnym sposobem radzenia sobie z nimi jest ich spisanie i określenie swojego stosunku do tego, że obiektywnie istnieją. Jeśli chcesz je zignorować, zrób to świadomie, przyjmując odpowiedzialność za konsekwencje swojej bezczynności.
  2. Bądź panem, a nie niewolnikiem. Tak w stosunku do technologii, która jest tylko narzędziem, jak i w stosunku do swojego życia i swoich zobowiązań.
  3. Unikaj „panicznego przeglądania” listy spraw do załatwienia. Ludzie muszą się do tego uciekać, gdy są przerażeni, bo wszystko zaczyna się walić i palić. Przegląd Tygodniowy to kluczowy element GTD, który służy do zapobiegania pożarom i katastrofom.
  4. Usuwaj to, co niepotrzebne. Zbyt wiele docierających do nas informacji jest tylko osadem, medialnymi popłuczynami, które jedynie sprawiają wrażenie czegoś ważnego. Stosuj zasadę: „W przypadku wątpliwości wyrzuć!”.
  5. Jeśli możesz odpowiedzieć na list elektroniczny w 2 minuty, zrób to. Zasada 2 minut znajduje znakomite zastosowanie w stosunku do otrzymywanej poczty elektronicznej.
  6. Przechowuj w porządku sprawy do załatwienia. Zapisuj wszystko tak, żebyś mógł potem łatwo to odnaleźć. Listy Najbliższych Działań i Projektów GTD są przykładem takiego uporządkowanego magazynu spraw
  7. Stwórz swoje przenośne biuro. W ten sposób będziesz mógł efektywnie wykorzystywać czas wtedy, gdy wykonujesz obowiązki służbowe poza siedzibą swojej firmy.
  8. Dbaj o swoją bazę. Mimo postępującej miniaturyzacji, nie jesteś w stanie wszędzie zabierać ze sobą wszystkiego, co jest dla ciebie ważne. Załóż swoją główną bazę, do której zawsze będziesz wracał i gdzie będziesz bezpiecznie przechowywał swoje zasoby. Utrzymuj ją w porządku i zawsze synchronizuj z nią swoje przenośne biuro.
  9. Niech twoją mantrą będzie: „ZPU – zgromadzone, przemyślane, uporządkowane”. Te trzy kroki procesu przetwarzania spraw GTD są lepsze od najlepszego ubezpieczenia w PZU.
  10. Dbaj o czystość swojego systemu i swojej teczki. System niepielęgnowany zarasta chwastami. Niewypróżniana okresowo teczka (lub torba) zaczyna cuchnąć.

Zapanuj nad dniem pracy!

Kilka lat temu Michael Linenberger opublikował książkę „Total Workday Control Using Microsoft Outlook”. Kupiłem ją, jednak nigdy nie udało mi się do niej zabrać. Leżała sobie na półce „do przeczytania” i leniwie pokrywała się kurzem Widząc moją obojętność Michael Linenberger wziął się do roboty i wyszedł ze swoimi pomysłami poza hermetyczne środowisko oprogramowania firmy Microsoft. W 2010 roku ukazała się jego kolejna książka „Master Your Workday Now!” Przeczytałem ją już dosyć dawno, ale nie zainspirowała mnie do natychmiastowego podzielenia się refleksjami na temat jej użyteczności. Cóż, nadal jestem entuzjastą metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena, a przedstawiony w książce system opisuję w wielkim skrócie tylko dla porządku i dla kilku celnych cytatów.

Michael Linenberger proponuje stosowanie dziennych list zadań do zrobienia, które dzieli na kilka sekcji pozwalających zapanować nad priorytetami pracy:

  • Critical Now – sekcja zadań, które muszą być zrealizowane danego dnia. Bez dyskusji. Sekcji tej nie wolno nadużywać i nie służy ona do gromadzenia spraw ważnych (w ogólnym znaczeniu tego słowa). To miejsce dla spraw na dziś – takich, bez których załatwienia nie możesz wyjść z pracy.
  • Target Now – opcjonalna podsekcja sekcji Opportunity Now zawierająca kilka zadań o najwyższym priorytecie.
  • Opportunity Now – sekcja zadań, do których trzeba się zabrać w tym lub następnym tygodniu. Należy to robić po załatwieniu spraw należących do sekcji Critical Now. Autor zaleca ograniczanie liczby pozycji w tej sekcji do 20.
  • Over the Horizon – osobna sekcja odpowiadająca liście Może Kiedyś w metodzie GTD, gdzie gromadzone są zadania, które w najbliższym czasie z pewnością nie muszą być przedmiotem zainteresowania. Sekcję tę należy okresowo przeglądać i można ją nawet podzielić na podsekcje: przeglądaną co tydzień, co miesiąc, co 3 miesiące, co 6 miesięcy i co 12 miesięcy.

Jest to jakiś system, zapewne sprawdzający się w środowisku biurowym, gdzie pilność jest ważniejsza od wagi załatwianych spraw, jednak w dziedzinie planów dziennych bardziej odpowiada mi metoda ZTD (Zen To Done) Leo Babauty, którą wyczerpująco opisałem w cyklu wpisów „Wakacyjny kurs ZTD”.

A teraz pora na kilka celnych cytatów.

Dwie najważniejsze zasady systemu:

  • Wpisuj do sekcji Critical Now tylko te zadania, które przejdą „test wyjścia z pracy”: czy pracowałbyś do późna w nocy, żeby je skończyć? Jeśli nie, zapisz je gdzie indziej. Ten surowy test pozwala zredukować sekcję Critical Now do rozsądnych rozmiarów. Rzadko będzie ona zawierała więcej niż trzy do pięciu pozycji, a często nawet mniej. To znacznie redukuje poziom codziennego stresu i pozwala lepiej skupić się na pracy.
  • Ograniczaj wielkość sekcji Opportunity Now do nie więcej niż 20 pozycji, przesuwając zadania o najniższym priorytecie poza horyzont (do sekcji Over the Horizon). Ten element zarządzania całym procesem jest prawdopodobnie najtrudniejszy, ale konieczny dla zapewnienia użyteczności systemu.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (51)

„To, czemu poświęcasz uwagę, rośnie jak na drożdżach.”

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (175)

Wszyscy mamy tendencję do szukania gdzie indziej lepszych warunków pracy, jednak zanim zaczniesz rozglądać się poza obszarem swojego obecnego działania i, być może, szukać nowej posady, zapamiętaj jedno: prawie każdy może znaleźć głębszy sens pracy na swoim dotychczasowym stanowisku. Zachęcam cię do rozpoczęcia od tego z dwóch powodów. Po pierwsze tak jest łatwiej i szybciej, zmiana pracy wymaga czasu i wysiłku, przez co może niepotrzebnie odwlec osiągnięcie przez ciebie satysfakcji. Po drugie zaś, jeśli nie potrafisz znaleźć inspiracji na obecnym stanowisku, prawdopodobnie nie znajdziesz jej też i gdzie indziej. Z taką postawą masz szansę wpaść w spiralę nieszczęścia i cierpiętnictwa.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (230-231)

Wiele osób podchodzi do kwestii pracy i emerytury w następujący sposób: „Będę ciężko zasuwał w robocie, której nie lubię, a życiem zacznę się cieszyć na zasłużonej emeryturze.”

Taka postawa nie dość, że powoduje roztrwonienie możliwości pojawiających się w życiu i pracy tu i teraz, to jeszcze nie gwarantuje powodzenia takiego planu w przyszłości. Jak już wspomniałem wcześniej, jeśli nie będziesz potrafił znaleźć satysfakcji na aktualnym i następnych stanowiskach, prawdopodobnie twoja emerytura też nie przyniesie ci zadowolenia.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (248)

Co byś zrobił, gdybyś wiedział, że możesz zrobić cokolwiek i na pewno nie poniesiesz porażki?.

Michael Linenberger „Master Your Workday Now!” (306)

Jakość to będzie!

GTDSLICE

W październiku 2010 z dumą doniosłem (Moje okruchy życia z GTD) o udostępnieniu wywiadu ze mną w ramach GTD Connect – klubu zrzeszającego użytkowników metody Getting Things Done. Przynależność do tego klubu jest odpłatna, natomiast można skorzystać z darmowego, dwutygodniowego członkostwa próbnego. Polecam.

Nie ukrywam, że miałem pewną tremę przed tą rozmową na żywo, jednak zastosowałem swoją standardową procedurę wstępną, którą mogę streścić w dwóch słowach:

Przygotuj się!

Albo w trzech słowach:

Odrób pracę domową!

A oto kroki, które przedsięwziąłem w ramach tego projektu:

  1. W momencie otrzymania propozycji poprosiłem o miesiąc czasu na przygotowanie się. Prośba ta została bez problemu zaakceptowana. ZAŁATWIONE.
  2. Wiedząc, że wywiad odbędzie się za pomocą Skype’a, założyłem specjalne konto w tym serwisie oraz dokonałem gruntownego przeglądu dostępnych zestawów mikrofonowo-słuchawkowych. Następnie wybrałem, pozyskałem i przetestowałem zestaw Plantronics Audio 655 DSP. Okazało się, że jakość dźwięku jest znakomita, natomiast w słuchawce słychać szuranie przewodu o ubranie. Uznałem, że da się z tym żyć, o ile podczas wywiadu zadbam o prawidłowe ułożenie kabla i nie będę zbytnio się kręcił. ZAŁATWIONE.
  3. Ponieważ nie byłem pierwszą osobą, z którą przeprowadzono taki wywiad, poświęciłem kilka godzin na wysłuchanie poprzednich rozmów i spisanie standardowych zagadnień, które poruszano. Na tej podstawie przygotowałem krótkie, 1-3 akapitowe wypowiedzi na „zadane” tematy oraz wypowiedzi dodatkowe, które warto byłoby wpleść przy nadarzającej się okazji. Cały materiał wydrukowałem na 4 kartkach A4, co widać na powyższej ilustracji. Dzięki temu podczas wywiadu mogłem mieć przed oczami wszystkie potrzebne fragmenty konwersacyjnej układanki. ZAŁATWIONE.
  4. Przez ostatni tydzień przed wywiadem, co najmniej raz dziennie czytałem na głos przygotowany materiał. Perfekcyjna świadomość tego, co chcę przekazać, pozwoliła mi zachować spójność, płynność i naturalność wypowiedzi. Jednocześnie, czytając tekst, wprowadzałem do niego poprawki i uzupełnienia merytoryczne, językowe i składniowe. Zapisałem też standardowe formuły grzecznościowe, żeby ocalić je od zapomnienia w stresie podczas rozmowy. ZAŁATWIONE.
  5. W dniu wywiadu zamknąłem na klucz drzwi do pokoju, powiesiłem na klamce kartkę „NIE PRZESZKADZAĆ! NAGRANIE!”, włączyłem i sprawdziłem sprzęt oraz oprogramowanie, ułożyłem na biurku materiały pomocnicze, zająłem wygodną pozycję, pamiętając o odpowiednim ułożeniu przewodu słuchawkowego, i czekałem na połączenie. Punktualnie o wyznaczonej godzinie odbyłem miłą, nisko stresową pogawędkę o GTD, w której przekazałem wszystkie mądrości, jakie przez miesiąc wykluły się i ułożyły w mojej głowie. ZAŁATWIONE.

I o to chodziło!

Tymczasem, uczestnicząc w wielu konferencjach i spotkaniach organizowanych w Polsce, zauważyłem, że zadziwiająco duża liczba prelegentów słabo orientuje się w treści swoich prezentacji. Tak słabo, że muszą je odczytywać z wyświetlanych slajdów. To wynik niedoceniania etapu przygotowania i lekceważenia wagi przeprowadzania prób przed premierą. A przecież dla aktorów i muzyków są one od stuleci chlebem powszednim. Nawet jeśli ktoś wpadnie na pomysł zorganizowania próby generalnej, to przeważnie przeradza się ona w prace nad zmianami lub wręcz tworzeniem scenariusza i treści slajdów, zamiast być rzeczywistym zaprezentowaniem wystąpień w ostatecznym kształcie. Nierzadko słyszę wówczas zdanie:

„No przecież wiem, co mam powiedzieć. Nie będę robił z siebie małpy.”

Niewiele jest głupszych twierdzeń, wypowiadanych przez całkiem niegłupich ludzi.

Przecież lepiej jest robić z siebie małpę na próbie, niż na premierze!

Radzę ci zatem, mój drogi czytelniku:

Przygotuj się!

Może nie osiągniesz w ten sposób aż takiego sukcesu, jak Steve Jobs, który przygotowaniom do swoich legendarnych wystąpień poświęca bardzo dużo czasu, ale z pewnością znajdziesz się w jednoprocentowej grupie mistrzów odróżniających się od 99% ludzi uważających, że jakoś to będzie.

Zastąp żałosne jakoś to będzie nową dewizą:

Jakość to będzie!