Tag: gtd

Nozbe

NOZBE3

Często spotykam się z pytaniem:

Jakie oprogramowanie jest najlepsze do ogarnięcia się i skutecznego załatwiania spraw?

Nie chcę nikogo urazić, ale znam inne, równie celne pytanie:

Jaki kolor jest najładniejszy?

Może trochę przesadziłem z tą ironią, ale chciałem w ten sposób podkreślić subiektywny charakter takich ocen. Różnimy się między sobą i każdy z nas ma nieco inne potrzeby i gusta. Jedni zapisują swoje dane w zeszyciku, który codziennie chowają do sejfu, a inni nie widzą nic zdrożnego w korzystaniu z internetowej chmury. Jedni mogą wrzucać do tego samego worka zarówno dane służbowe, jak i prywatne, inni popełniliby w ten sposób wykroczenie. Jedni biegle władają językiem angielskim, inni wolą aplikacje mówiące do nich po polsku.

Dlatego, tak jak nie można kategorycznie stwierdzić, który kolor jest najładniejszy, nie można również wskazać oprogramowania, które będzie idealne dla każdego. Warto zatem popróbować różnych rozwiązań, nie traktując swoich testów ze śmiertelną powagą.

Od czego proponuję zacząć?

Od Nozbe!

Dlaczego?

Ponieważ:

  1. Od 9 lat systematycznie się rozwija.
  2. Ma już ponad 300 tysięcy użytkowników.
  3. Jest polskim programem, który odniósł globalny sukces.
  4. Zespół Nozbe nie „chodzi” do pracy i stanowi żywe świadectwo, że nie trzeba mieć wspaniałego biura, żeby robić wspaniałe rzeczy.
  5. Można za darmo sprawdzić, czy Nozbe to jest „właśnie to”.
  6. Można skorzystać z filmów instruktażowych uczących sprawnego działania.
  7. I wreszcie najważniejsze: znam Michała Śliwińskiego – godnego zaufania człowieka, który stoi za sukcesem Nozbe. Sukcesem, który był możliwy przede wszystkim dlatego, że Michałowi naprawdę zależy!

UWAGA: ten wpis nie jest sponsorowany. BIZNES BEZ STRESU dba o swoją reputację, której filarem są wolne od materialnych pokus, niezależne opinie.

Oznacza to, że nie zarobię ani grosza, jeśli staniesz się klientem Nozbe.

Jedyną osobą, która może na tym zyskać, jesteś ty!

Parking niewyklarowanych myśli

GTD Dominos 8: Inbox Zero

W metodzie Getting Things Done (GTD) Davida Allena standardowa procedura obsługi każdego nowego problemu nakazuje zapisanie go i wrzucenie do skrzynki spraw przychodzących. Dopiero potem powinieneś przyjrzeć się takiej notatce i zdecydować, co i jak chcesz w danej sprawie zrobić. Może nic, a może jest to wieloetapowy projekt wymagający solidnego rozplanowania.

Bardzo często spotykam się z kwestionowaniem tego podejścia w przypadku małych, oczywistych „problemików”, takich jak „kup płyn do mycia naczyń, bo się kończy”. Adepci GTD słusznie zauważają, że nie ma co kombinować – przecież można od razu umieścić tę informację na liście @zakupy. I mają rację!

W takim razie po co jest to całe zawracanie głowy ze skrzynką spraw przychodzących?

Już wyjaśniam:

Skrzynka spraw przychodzących jest parkingiem dla spraw nieoczywistych.

Umieszczasz tam każdy problem, co do którego nie wiesz, jakie działanie chciałbyś podjąć. A w chwili, w której sobie o nim przypomniałeś, zapewne pracujesz nad czymś innym, więc, żeby się nie rozpraszać, tylko go zapisujesz do późniejszego rozpatrzenia.

Z drugiej strony wprowadzenie takiego surowego, nieprzemyślanego wstępnie problemu na jedną z list Najbliższych Działań zanieczyściłoby twój system. Dlaczego? Ponieważ GTD zakłada, że na listach Najbliższych Działań znajdują się jedynie fizyczne czynności prowadzące do wyznaczonych celów, a nie niejasne troski i zmartwienia.

Mam nadzieję, że to wyjaśnienie pozwoli ci zarówno skutecznie wykorzystywać, jak i pomijać twoje skrzynki spraw przychodzących w zależności od komplikacji problemu, który nagle zakiełkował w twojej głowie.

Jak ja to wszystko zjem?

Robert Peake napisał znakomity artykuł „Eating the Menu” [next-action.eu] dotyczący uczucia przytłoczenia listami Najbliższych Działań, którego doświadczają adepci metody Getting Things Done (GTD) Davida Allena. Korzystając z uprzejmości firmy Next Action Associates, wyłącznego partnera David Allen Company w Wielkiej Brytanii i Irlandii, mam zaszczyt przedstawić polską wersję tego, rozprawiającego się z groźnym mitem, tekstu.

Menu do zjedzenia

Lubisz to miejsce. Nieraz w nim bywałeś i wiesz, że serwują tu smaczne potrawy. Ale w chwili, gdy bierzesz do ręki menu i spoglądasz na jego pierwszą stronę, twój oddech nagle przyspiesza, a serce podchodzi ci do gardła. Potem przenosisz wzrok na kolejną stronę i twoje oczy stają się okrągłe ze zdumienia. Zaczynasz z trudem łapać powietrze. Strużka potu spływa po twoim czole, a ty w panice się zastanawiasz:

Jak ja to wszystko zjem?

Domyślam się, że taki dziwny koszmar nigdy w życiu ci się nie przytrafił. Jednak wielu adeptów metody Getting Things Done (GTD) Davida Allena doświadcza takiego właśnie uczucia przytłoczenia, gdy pierwszy raz sporządzają kompletną listę swoich możliwych do wykonania Najbliższych Działań.

Dzieje się tak dlatego, że zamiast odnosić się do tego spisu jak do menu w restauracji, traktują go tak, jak wcześniej traktowali swoją listę rzeczy do zrobienia. Z punktu widzenia psychologii lista rzeczy do zrobienia to sporządzony przez nas wykaz spraw, które wszystkie musimy załatwić, żeby w swoich oczach stać się „Przodownikami Produktywności Osobistej”. Tym, co nas motywuje, jest wiszący nad naszymi głowami moralny imperatyw, że jeśli odrobimy lekcje i uporamy się z domowymi obowiązkami, to będziemy mogli zająć się zabawą.

Niestety praktycznie każda lista rzeczy do zrobienia jest niekompletna (w przeciwieństwie do list Najbliższych Działań obejmujących wszystkie kierunki aktywności, na których nam zależy). Ponadto spisy te są niejasne, to znaczy – kontynuując metaforę menu – nie zawierają klarownych opisów poszczególnych „dań”. W konsekwencji „dania” te są zbyt duże do przełknięcia i nieapetyczne.

W metodzie GTD lista Najbliższych Działań to menu możliwości, z którego wybieramy to, co uważamy w danej chwili za najpożywniejsze i najsmaczniejsze, nie oczekując, że „musimy to wszystko zjeść”. Zamiast odczuwać satysfakcję z wykonania całej, ale bardzo ograniczonej listy rzeczy do zrobienia, pławimy się w przyjemności dokonywania właściwych wyborów z aktualnego i kompletnego spisu Najbliższych Działań informującego nas, co mamy do wyboru, ale nie zmuszającego do obżarstwa.

W istocie, jedną z największych korzyści wynikających ze stosowania metody GTD jest możliwość przeniesienia wszystkich Najbliższych Działań z naszych głów do zewnętrznego, zaufanego systemu i pozostawienia ich tam z pełnym i uzasadnionym przekonaniem, że we właściwym czasie będziemy mogli wybrać spośród nich optymalną w danym momencie czynność do wykonania. Ponadto, posiadając bezpieczne i niezawodne repozytorium Najbliższych Działań, możemy bez poczucia winy zajmować się tym, czego w nim nie ma – na przykład odpoczynkiem i relaksem. W restauracji też nie musimy martwić się między daniami, czy wystarczy dla nas jedzenia.

Jeśli więc zaczynasz odczuwać panikę po analizie zawartości swoich skrzynek spraw przychodzących i sporządzeniu na tej podstawie sympatycznej, choć długiej listy Najbliższych Działań, powtórz za mną z przekonaniem:

TO NIE JEST LISTA RZECZY DO ZROBIENIA, TO TYLKO MENU!

Smacznego!

Marzenie pracownika

Ten wpis powstał pod wpływem lektury książki Stana Slapa „Bury My Heart at Conference Room B. The Unbeatable Impact of Truly Commited Managers”.

Marzenie pracownika

  • Chciałbym, żeby moja praca była zgodna z wyznawanymi przeze mnie zasadami i przekonaniami.
  • Chciałbym być szanowany.
  • Chciałbym móc samodzielnie odpowiadać za powierzone mi obowiązki.
  • Chciałbym, żeby moja praca była potrzebna, miała sens i sprawiała, że świat staje się lepszy, a nie gorszy.
  • Chciałbym mieć powód, żeby wierzyć w to, co robię.

Czy ty też masz takie marzenia?

Myślę, że dotyczą one nie tylko pracowników, ale również kierowników, dyrektorów, prezesów i właścicieli firm.

Pomyśl, jakie Najbliższe Działanie powinieneś podjąć, żeby twoje marzenia miały szansę stać się rzeczywistością.