Metoda GTD jest niezależna od sposobu implementacji i składa się z czterech głównych elementów, które powinny działać ze 100-procentową niezawodnością:

• Terminarz – do przechowywania terminów działań i wydarzeń, które mogą być wykonane lub zajść tylko w ściśle określonym czasie;
• Lista (lub listy) Projektów – do przechowywania spisu przedsięwzięć złożonych z więcej niż jednego kroku;
• Kontekstowe Listy Najbliższych Działań – do przechowywania spisów czynności, które należy wykonać w danym kontekście, żeby zamierzone przedsięwzięcia posuwały się do przodu;
• Materiały Pomocnicze Projektów – miejsca przechowywania informacji związanych z poszczególnymi projektami i Najbliższymi Działaniami.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Ludzie często mają kłopot z określeniem właściwego miejsca przechowywania nowego dokumentu, który znalazł się w ich skrzynce spraw przychodzących.

Jeśli taki dokument nie wymaga podejmowania żadnych działań, tylko zawiera informacje mogące się przydać w przyszłości, powinieneś umieścić go w swoim archiwum składającym się z opatrzonych tytułami i uporządkowanych alfabetycznie teczek. Pozostaje tylko pytanie, jak ten dokument sklasyfikować i w której teczce umieścić, żeby akt archiwizacji nie był tylko „upchaniem gdziekolwiek” tej nieszczęsnej kartki papieru?

Najlepiej sprawdzającym się sposobem decydowania o miejscu przechowywania danego dokumentu jest zadanie sobie pytania „Gdzie bym tego szukał?” zamiast zwyczajowego „Gdzie mam to schować?”

Twój umysł wykona wówczas następującą pracę: wybierze się w przyszłość, spojrzy na plik teczek, ujrzy właściwą i powróci do dnia dzisiejszego z gotowym, najlepszym tytułem teczki, której powinieneś użyć.

TesTeq – Krzysztof Wysocki

Niezałatwiona sprawa jest niezałatwiona w dwójnasób. Po pierwsze jej właściwy rezultat nie zostaje osiągnięty, a po drugie obciąża twój mózg natrętną świadomością, że wciąż nad tobą wisi. Takie kołaczące się myśli codziennie wysysają twoją energię intelektualną i podgryzają poczucie własnej wartości.

Nie bądź perfekcjonistą – to całkiem niepraktyczna postawa w dzisiejszych czasach. Stań się bezwzględnym egzekutorem – jeśli jakaś sprawa stanie na twojej drodze, to ją załatw, albo o niej świadomie zapomnij.

TesTeq – Krzysztof Wysocki