Kategoria: x-gtd

Spotkanie ze sobą

Pamiętaj, że jest wiele rzeczy, które powinieneś zrobić sam, z własnej inicjatywy, dla swojego lub ogólnego dobra. Na sprawy te musisz mieć zarezerwowany czas. Najlepiej robić to, wpisując do kalendarza spotkanie z samym sobą i traktując taki wpis na równi ze wszystkimi innymi ważnymi terminami. Tylko w ten sposób będziesz mógł się zająć sprawami ważnymi, a nie tylko pilnymi.

Czarny Pas GTD – ile to trwa?

Niektórzy adepci metody GTD (Getting Things Done) Davida Allena chcieliby się stać mistrzami bezstresowej produktywności już po kilku dniach testowania systemu. Ten początkowy okres rzeczywiście przynosi znaczące korzyści wynikające z wykorzystywania najprostszych technik składających się na GTD, takich jak Zasada 2 Minut, zapisywanie wszystkiego, utrzymywanie porządku na biurku czy korzystanie z list kontekstowych. Ale następne dni często nie owocują dalszymi, równie spektakularnymi postępami i wiele niecierpliwych osób zaczyna wątpić, czy kiedykolwiek osiągnie obiecywany stan Umysłu Jak Tafla Wody (Mind Like Water).

David Allen zauważył ostatnio, że jeżeli pisałby jeszcze raz swój podręcznik GTD, to umieściłby tam zastrzeżenie, że droga do mistrzostwa nie jest taka krótka, jak mogłoby się początkowo wydawać, i wygląda mniej więcej tak:

  • 2 godziny – tyle czasu potrzebujesz, żeby w ogólnych zarysach uchwycić ideę GTD (tyle zajmie ci przeczytanie pierwszego rozdziału podręcznika GTD).
  • 2 dni – tyle czasu potrzebujesz, żeby zainstalować GTD, czyli założyć archiwum, sporządzić kontekstowe listy Najbliższych Działań, listę Projektów, listę Może Kiedyś, uporządkować rzeczy na biurku itp.
  • 2 miesiące – tyle czasu potrzebujesz, żeby zasady postępowania składające się na metodę GTD stały się dla ciebie bezwiednie wykonywanymi nawykami.
  • 2 lata – tyle czasu upłynie zanim osiągniesz Czarny Pas GTD – czyli stan, w którym GTD jest twoją drugą naturą, masz do systemu pełne zaufanie, Przegląd Tygodniowy jest ci niezbędny tak, jak codzienne mycie zębów, a Twój umysł jest wolny od stresujących myśli i gotowy odpowiednio zareagować na niespodzianki, które niesie życie.

Żadnych nowych narzędzi

Przystępując do implementacji metody GTD, wiele osób wpada w pułapkę niekończącego się poszukiwania i testowania nowych narzędzi do zarządzania informacjami osobistymi, obsługi poczty elektronicznej i zarządzania kalendarzem. Niewątpliwie dobre narzędzie jest lepsze od złego, ale skupienie się na doskonałości stosowanego oprzyrządowania, a nie robieniu tego, co powinno być zrobione, obniży twoją wydajność, zamiast ją podwyższyć.

Z tego powodu, jeśli dotychczas używałeś jakiegoś oprogramowania, papierowego kalendarza albo super-gadżetu, najpierw zastanów się, jak za ich pomocą możesz obsłużyć metodę GTD. Dopiero gdy okaże się to niewykonalne, poszukaj nowych narzędzi.

Jeśli zaś do tej pory twoje życie było całkiem nieuporządkowane i najwyższą formę organizacji stanowiły wiecznie gubione skrawki papieru z notatkami, to trzymaj się z daleka od komputera i oprzyj swoją implementację GTD na papierowym organizerze.

Typowe przeoczenia

Wśród wielu rzeczy, które cię codziennie absorbują, powinieneś pamiętać, żeby co jakiś czas zadać sobie następujące pytania:

  • Czy mam skuteczną, standardową metodę obsługi moich osobistych finansów (rachunki do zapłacenia, przechowywanie faktur i paragonów, kontrolowanie sald na rachunkach bankowych itp.)? Czy jestem pewien, że w pełni panuję nad tymi sprawami, a stworzony przeze mnie system zabezpiecza mnie przed wpadkami?
  • Czy sporządziłem i przechowuję w znanym mojej rodzinie miejscu spis kluczowych informacji, które mogą być niezbędne, gdyby spotkało mnie jakieś nieszczęście?
  • Czy mam nawyk okresowego doprowadzania mojego mieszkania do porządku, czyli do stanu, w którym ja i moja rodzina czujemy się najlepiej?
  • Czy opracowałem i stosuję „standardową procedurę porannego wychodzenia do pracy” gwarantującą mi punktualny i bezstresowy początek dnia?
  • Czy mam długoterminowy plan ochrony własnego zdrowia?
  • Jakie mam krótko-, średnio- i długoterminowe cele zawodowe? Jeśli ich nie mam, to co jest tego przyczyną?
  • Czy dysponuję wiarygodną metodą oceny, czy w odpowiednim tempie podążam w kierunku osiągnięcia moich celów zawodowych? Czy mój szef akceptuje ten sposób pomiaru moich postępów?
  • Czy mam czas na pogłębianie moich kwalifikacji zawodowych?